Apa itu analisis pekerjaan? 7 teknik terbaik untuk menyelesaikan analisis pekerjaan dalam HRM

Apa itu analisis pekerjaan? Apakah Anda pernah mendengar istilah tersebut, apakah Anda tahu apa yang harus Anda lakukan untuk menganalisis posisi seorang karyawan? Jika Anda tidak tahu tentang analisis pekerjaan – ini adalah waktu yang cukup baik untuk mengejar ketertinggalan – baca artikel ini dan temukan lebih banyak tentang definisi analisis pekerjaan dan teknik-teknik yang paling dikenal yang digunakan untuk penilaian pekerjaan.

Apa itu analisis pekerjaan? – daftar isi:

1. Apa itu analisis pekerjaan?
2. Analisis lowongan pekerjaan
3. Teknik analisis pekerjaan
4. Analisis keterampilan
5. Analisis kompetensi
6. Ringkasan

Apa itu analisis pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah proses penilaian yang mencakup peran dan kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu. Ini adalah salah satu metode paling penting dalam manajemen sumber daya manusia di setiap organisasi. Tujuan dari analisis ini memiliki beberapa aspek dan tujuan: deskripsi posisi pekerjaan, perencanaan jalur pengembangan karir, organisasi tempat kerja, seleksi dan rekrutmen, evaluasi posisi pekerjaan, dan persiapan struktur gaji di perusahaan.

Analisis pekerjaan melibatkan pengumpulan informasi secara sistematis terkait dengan lowongan pekerjaan yang diberikan, dengan fokus pada keuntungan yang diperoleh dari memiliki posisi tersebut di perusahaan. Selain itu, analisis pekerjaan berkonsentrasi pada keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan oleh orang yang bekerja di posisi pekerjaan ini.

Analisis lowongan pekerjaan

Analisis posisi pekerjaan harus memberikan informasi terkait dengan pertanyaan-pertanyaan rinci seperti:

• Apa tujuan posisi pekerjaan?
• Apa ruang lingkup tugas?
• Apa yang menjadi tanggung jawab karyawan?
• Apa tingkat efektivitas dari kegiatan yang sedang berlangsung?
• Apa struktur jalur pelaporan?
• Apa faktor-faktor motivasi?
• Apa kondisi kerja, peralatan tempat kerja, dan ergonomi?

Analisis lowongan pekerjaan adalah praktik yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi spesifik. Langkah pertama dari analisis ini memerlukan penggunaan dokumentasi perusahaan untuk mengetahui lebih banyak tentang bisnis, tujuannya, prosedur, dan struktur organisasi.

Pada langkah berikutnya, posisi pekerjaan, tugas, kegiatan yang sedang berlangsung, dan tujuan umum dari posisi tersebut akan diperiksa. Pada tahap ini, sangat membantu untuk melakukan percakapan dengan manajer departemen atau seksi dan karyawan. Sangat bermanfaat untuk meminta karyawan untuk menyimpan jurnal tentang kegiatan yang sedang berlangsung selama satu atau dua minggu. Pengamatan di tempat kerja juga sangat berguna, serta pengamatan kerja sepanjang hari.

Teknik analisis pekerjaan

Ada banyak teknik analisis pekerjaan yang membantu mengumpulkan data dengan cepat dan efektif.

• Percakapan – biasanya dilakukan dengan karyawan. Semua data yang dikumpulkan harus diverifikasi dengan manajer atau pemimpin tim. Hal-hal yang paling penting adalah: tingkat independensi, masalah yang umum terjadi, tingkat kesulitan, kualifikasi yang dibutuhkan, keterampilan yang dibutuhkan. Kelebihan: fleksibilitas, kesederhanaan. Kekurangan: memakan waktu, analisis informasi yang melelahkan.

• Kuesioner – diisi oleh karyawan, diverifikasi oleh manajer atau pemimpin tim. Di sini, yang krusial adalah penyusunan kuesioner, yang harus mengandung pertanyaan yang sederhana, transparan, dan dapat dipahami. Kelebihan: berguna untuk analisis banyak posisi pekerjaan, menghemat banyak waktu. Kekurangan: persiapan kuesioner memakan waktu, akurasi hasil tergantung pada kualitas kuesioner dan keterampilan interpretatif responden.

• Daftar periksa – dalam metode ini, jenis kuesioner tertentu digunakan. Kuesioner ini sangat terstruktur dan hanya berisi pertanyaan yang mengharuskan responden untuk menandai “ya” atau “tidak”. Responden hanya dapat memeriksa atau menilai fitur pekerjaan. Daftar periksa dapat didasarkan pada daftar panjang pertanyaan-tugas yang harus ditandai oleh karyawan hanya yang terkait dengan pekerjaan mereka. Kelebihan: kesederhanaan, baik untuk banyak posisi pekerjaan yang berbeda. Kekurangan: persiapan daftar periksa memakan waktu, tidak cocok untuk kelompok kecil peserta.

• Pengamatan – memerlukan kehadiran yang konstan selama bekerja, ketika informasi lengkap tentang pekerjaan sedang dikumpulkan: durasi tugas, metode, prosedur – semua ini dapat dipantau selama pengamatan. Kelebihan: berguna untuk posisi kunci, objektivitas. Kekurangan: sangat memakan waktu, tidak cocok untuk semua posisi yang melibatkan aktivitas mental yang tidak dapat diamati.

• Deskripsi diri – deskripsi tertulis tentang posisi pekerjaan dan semua tugas yang dibuat oleh karyawan. Kelebihan: tidak ada tahap persiapan, materi perbandingan yang luas. Kekurangan: kesulitan saat menulis deskripsi, subjektivitas, perlu memberikan pelatihan atau memberikan panduan sebelum tugas.

• Jurnal dan laporan – disimpan setiap hari, menggambarkan hari yang khas, jam demi jam. Jurnal semacam itu dapat disiapkan setelah setiap hari kerja. Jurnal sangat berguna untuk posisi manajerial. Kelebihan: tidak ada tahap persiapan, materi perbandingan yang luas. Kekurangan: kesulitan saat menulis deskripsi, subjektivitas, perlu memberikan pelatihan atau memberikan panduan sebelum tugas.

• Analisis hierarkis tugas – membagi tugas menjadi set tugas dan sub-tugas yang hierarkis. Metode ini menunjukkan semua tugas dengan cara yang jelas dan transparan, menggambarkan standar operasi dan kondisi kerja. Ini biasanya digunakan untuk posisi pekerja. Kelebihan: analisis rinci tentang tujuan dengan jalur pencapaian yang jelas. Kekurangan: memakan waktu, memerlukan kompetensi tinggi dari analis.

Analisis keterampilan

Langkah selanjutnya dari analisis pekerjaan adalah pemeriksaan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi pekerjaan tertentu. Tujuan utama dari penyelidikan semacam itu adalah informasi tentang keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tingkat efektivitas tertentu. Posisi tersebut dianalisis terutama terkait dengan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk posisi tersebut. Analisis keterampilan digunakan terutama untuk pekerjaan kantor dan manual dengan menggunakan teknik seperti:

• Distribusi kerja – analisis posisi yang dilakukan dengan membagi semua tugas, proses, dan kewajiban.
• Analisis keterampilan manual – pengamatan pekerja berpengalaman selama bekerja, deskripsi rinci tentang gerakan dan posisi tubuh.
• Analisis tugas – tujuan dari analisis ini adalah untuk menemukan kemungkinan kesulitan dan merancang teknik pelatihan terkait.
• Analisis kesalahan – analisis kesalahan yang umum terjadi terkait dengan posisi tertentu, terutama yang mengakibatkan implikasi finansial.
• Analisis kemampuan belajar – penilaian kemampuan belajar yang membantu menghasilkan hasil yang memuaskan.

Analisis kompetensi

Analisis kompetensi terkait dengan kemampuan perilaku dan fungsional karyawan. Analisis ini cenderung fokus pada kompetensi yang diperlukan untuk posisi pekerjaan tertentu. Ada beberapa teknik yang digunakan untuk analisis kompetensi:

• Saran dari seorang ahli – teknik yang sangat luas dan tidak sangat efektif yang melibatkan pencarian saran dari individu berpengalaman, yang diminta untuk membuat daftar kompetensi.
• Percakapan terstruktur – percakapan yang dilakukan dengan banyak karyawan berdasarkan daftar kompetensi dan memungkinkan estimasi rinci tentang indikator positif dan negatif dari perilaku yang mempengaruhi efektivitas kerja.
• Lokakarya – lokakarya dijalankan oleh individu yang memiliki pengetahuan profesional dan pengalaman kerja. Kompetensi kunci organisasi dinilai dengan teknik ini.
• Analisis fungsional – adalah deskripsi tentang tujuan utama posisi dengan definisi fungsi strategisnya.
• Analisis peristiwa kritis – analisis kompetensi berdasarkan peristiwa kritis yang nyata dan terjadi.

Analisis pekerjaan – ringkasan

Manajemen sumber daya manusia yang efektif dalam organisasi memerlukan pelaksanaan analisis pekerjaan secara teratur. Hasil analisis adalah titik awal untuk realisasi banyak tujuan. Analisis memungkinkan persiapan deskripsi posisi pekerjaan, evaluasi posisi pekerjaan, dan penetapan struktur gaji di perusahaan. Analisis pekerjaan sangat berharga sebagai alat untuk motivasi, penilaian, dan penghargaan karyawan. Hasil yang diperoleh dapat menunjukkan arah pengembangan di masa depan dan menunjukkan cara-cara yang mungkin untuk penggunaan sumber daya manusia yang efektif. Tim manajemen dapat menggunakan informasi semacam itu untuk mencapai tujuan organisasi.

Anda baru saja membaca tentang analisis pekerjaan. Lihat 5 jenis crowdfunding yang paling populer

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.