Apa itu sistem 5S? Bagaimana metode ini dapat mengubah suasana di tempat kerja?

Sistem 5S memungkinkan untuk menjaga keteraturan dan mengorganisir ruang kerja untuk efisiensi yang lebih besar. Sistem ini sebagian besar digunakan di fasilitas manufaktur, di mana para karyawan menggunakan banyak alat. Metode ini sangat universal dan dapat digunakan dengan sukses oleh berbagai industri dan cabang, bahkan di kantor dan penyedia layanan. Tujuan utama dari metode lean 5S adalah pencegahan pemborosan. Pemborosan berarti hal yang berbeda di tempat kerja yang berbeda, tetapi efek dari pengurangan pemborosan harus sama. Metode sistem 5S meningkatkan efektivitas karyawan dan membawa hasil kerja yang lebih baik. Metode 5S terhubung langsung dengan Manajemen Lean dan dipandang sebagai salah satu metode kunci yang digunakan untuk organisasi yang tepat dari lingkungan kerja.

Apa itu sistem 5S? – daftar isi:

1. Apa arti singkatan 5S?
2. Sortir
3. Atur
4. Bersihkan
5. Standarisasi
6. Pertahankan
7. Manfaat sistem 5S

Apa arti singkatan 5S?

Sistem 5S telah digunakan di Jepang selama beberapa dekade tetapi mulai mendapatkan popularitas pada awal tahun 80-an di abad ke-20. Sistem ini disebarkan oleh Takashi Osada. Nama sistem ini berasal dari lima aktivitas yang menciptakan tempat kerja yang efisien ketika dilakukan secara berurutan. Nama awal sistem ini diciptakan dalam bahasa Jepang dan kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Sistem ini memiliki elemen-elemen berikut:

• Seiri – sortir
• Seiton – atur
• Seiso – bersihkan
• Seiketsu – standarisasi
• Shitsuke – pertahankan

Sangat penting untuk melakukan semua langkah sistem dalam urutan tertentu. Setiap tahap terhubung langsung dengan yang berikutnya dan mereka menciptakan jenis proses tertentu. Selama pemilihan, kita membuat ruang siap untuk mengatur alat, kita menghapus semua alat yang tidak diperlukan. Langkah berikutnya adalah bersihkan – membersihkan ruang kerja yang dipilih. Setelah ketiga langkah tersebut, ada momen standarisasi proses untuk menunjukkan kepada semua orang bagaimana melakukan semua langkah. Langkah berikutnya, pertahankan, berarti bahwa seluruh prosedur harus dapat diulang.

Sortir

Tahap pertama adalah menghapus semua elemen yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Faktor utama dalam pemilihan adalah kegunaan objek. Dalam beberapa kasus, pada tahap ini, ruang tambahan untuk penyimpanan sementara alat yang tidak terklasifikasi dan mungkin berguna harus dibuat. Alat-alat tersebut harus diberi label khusus dan disimpan untuk waktu tertentu. Jika setelah waktu yang ditentukan objek tersebut tidak digunakan, mereka harus dihapus dari area kerja. Hanya alat yang berguna dan diperlukan yang harus disimpan di tempat kerja.

Apa yang harus dilakukan dengan alat yang diklasifikasikan sebagai tidak berguna?

Beberapa alat yang selama pemilihan diklasifikasikan sebagai tidak diperlukan harus dihapus dari tempat kerja, tetapi tidak harus dibuang. Beberapa objek harus disimpan di lokasi yang berbeda, sementara identifikasi tempat yang tepat untuk objek tersebut mungkin sulit. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan metode 5 label merah. Sebuah label harus ditempelkan pada objek dengan informasi tentang tempat di mana objek tersebut ditemukan. Semua objek dengan label merah yang terpasang harus disimpan di satu lokasi yang telah ditentukan yang akan berfungsi sebagai area tunggu.

Apa yang harus dilakukan dengan objek yang ditinggalkan di area tunggu?

Pendekatan yang populer menyarankan untuk meninggalkan objek dengan label merah selama 30 hari di area tunggu. Setelah waktu tersebut, jika objek tetap tidak terpakai, kita dapat menganggapnya tidak diperlukan di lokasi kerja utama ini dan dapat dibuang. Pada saat ini, perlu dipertimbangkan apakah mungkin ada kebutuhan untuk objek tersebut di masa depan, jika jawabannya ya, objek tersebut harus disimpan dan disimpan di tempat penyimpanan. Jika tidak, objek tersebut harus dijual, didaur ulang, atau dibuang. Objek yang tidak penting tidak boleh disimpan “hanya untuk berjaga-jaga” karena itu akan menyebabkan kekacauan.

Apa manfaat dari penyortiran?

Manfaat utama dari penyortiran adalah penghapusan masalah yang terkait dengan akumulasi berlebihan objek yang tidak perlu di tempat kerja. Masalah-masalah ini tampaknya tidak penting, tetapi ini adalah alasan utama untuk pemborosan waktu dan sumber daya di perusahaan. Jumlah alat yang berlebihan yang disimpan di ruang kerja membuat pencarian alat yang diperlukan menjadi lebih sulit, memperpanjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan meningkatkan biaya bagi perusahaan.

Atur

Langkah ini adalah tentang menemukan tempat yang tepat untuk setiap objek yang tersisa di area kerja. Yang paling penting adalah memastikan setiap alat tersedia dalam jumlah yang diperlukan untuk waktu tertentu. Semua elemen yang diperlukan harus dapat diakses dengan mudah. Lokasi objek harus ditandai dengan baik dan terlihat. Berkat ini, bahkan orang yang biasanya tidak bekerja di area kerja tertentu ini akan dapat membersihkan ruang dengan mudah. Kejelasan harus menjadi aturan utama dalam mengorganisir alokasi tempat alat.

Untuk mencapai kejelasan penuh, berbagai jenis penandaan visual digunakan. Penandaan ini memungkinkan identifikasi cepat tempat di mana objek disimpan. Sesuai dengan jenis perusahaan, ini bisa berupa label, bidang, warna, atau simbol. Semakin sederhana sistemnya, semakin baik. Di fasilitas manufaktur, tabel bayangan sering digunakan. Metode ini memerlukan pembuatan jejak yang terlihat dari alat di tabel khusus. Berkat metode ini, mengembalikan barang tidak memakan banyak waktu dan dapat dilakukan secara refleksif.

Apa manfaat dari mengatur barang?

Mengatur barang membantu penghapusan pemborosan dengan cepat di perusahaan. Ada banyak jenis pemborosan seperti:

• Gerakan yang tidak perlu saat mencari alat
• Kekurangan kesehatan dan keselamatan yang disebabkan oleh kekacauan di ruang kerja
• Kesalahan dan kekeliruan

Bersihkan

Setelah membersihkan ruang dari elemen yang tidak perlu dan menemukan lokasi yang tepat untuk menyimpannya, saatnya untuk membersihkan ruang tersebut. Pada langkah ketiga, kita bertujuan untuk menetapkan standar untuk membersihkan ruang kerja yang baru. Pada tahap ini, perlu untuk mengalokasikan area pembersihan untuk ruang kerja yang diberikan. Pembersihan area kerja akan menjadi bagian dari tugas sehari-hari karyawan di posisi tertentu. Mulai sekarang, pembersihan area kerja akan dilakukan langsung oleh karyawan yang ditugaskan tersebut.

Tahap pembersihan memungkinkan untuk memeriksa apakah semua langkah sebelumnya telah dilakukan dengan benar. Dalam pendekatan 5S, pembersihan berarti menjaga kebersihan, bukan membersihkan dari awal. Masalah dengan kebersihan harus diteliti untuk menilai apa yang mungkin menjadi penyebabnya – karyawan atau penerapan pendekatan 5S yang buruk.

Mengapa setiap karyawan harus membersihkan tempat kerjanya sendiri?

Menugaskan area pembersihan kepada setiap karyawan memiliki makna yang lebih dalam. Pembersihan sehari-hari tempat kerja memungkinkan kita untuk mengenalnya lebih baik. Masalah dengan peralatan dan alat dapat ditemukan selama pembersihan. Ini memberikan harapan untuk perbaikan yang lebih cepat.

Untuk mendorong karyawan merawat tempat kerja mereka, kita dapat memberikan mereka alat baru. Kita lebih cenderung merawat barang baru, selain itu, langkah tersebut membantu menciptakan rasa kepemilikan tempat.

Standarisasi

Standarisasi menghubungkan semua langkah metode 5S menjadi proses yang stabil. Selama langkah standarisasi, seluruh aktivitas harus dijelaskan secara rinci dan disesuaikan dengan standar tertentu. Instruksi yang jelas dan transparan harus dibuat pada langkah ini, instruksi tersebut harus membantu untuk melaksanakan semua tugas dengan detail yang baik. Instruksi harus mencakup ruang lingkup tugas setiap karyawan juga. Berkat instruksi yang ditulis dengan baik, karyawan harus dapat mengambil alih tempat kerja dan menemukan jalannya.

Pertahankan

Melalui semua langkah memberikan banyak kepuasan kepada karyawan. Efeknya terlihat jelas dan cepat karena tempatnya bersih dan teratur. Tanpa disiplin diri, beberapa kebiasaan buruk mungkin muncul kembali. Elemen ini sangat penting karena pengembangan kebiasaan baik yang baru memerlukan waktu. Pada saat ini, sangat penting untuk membuat karyawan sadar bahwa sistem 5S bukanlah tindakan tunggal, tetapi metode yang hanya memiliki makna jika dilihat sebagai proses.

Alat untuk mendukung disiplin diri

Tahap terakhir dari proses ini adalah yang paling sulit dicapai karena mengharuskan perubahan dalam budaya organisasi perusahaan. Setiap karyawan juga harus berubah. Sangat penting untuk menggunakan alat pendukung untuk meningkatkan dan memperkuat disiplin. Alat yang paling sering digunakan adalah audit tempat kerja. Audit yang dilakukan secara teratur memungkinkan penemuan cepat ketidakteraturan dan masalah. Semua ketidakteraturan dapat dihilangkan dengan cepat.

Untuk mendukung disiplin diri, metode lain juga digunakan:

• Representasi visual dari stasiun kerja yang menunjukkan ruang sebelum dan setelah penerapan sistem 5S
• Mengunjungi departemen lain untuk melakukan perbandingan
• Dukungan yang diberikan oleh staf manajerial
• Penilaian produktivitas, tabel hasil

Sistem 5S adalah proses, oleh karena itu setelah langkah terakhir kita harus kembali ke langkah pertama. Kita perlu ingat bahwa aturan dan regulasi yang telah ditetapkan dapat berubah seiring waktu. Pengembangan yang konstan dan perbaikan yang konstan adalah dasar dari Manajemen Lean.

Manfaat sistem 5S

Pastinya setiap perusahaan akan mendapatkan manfaat yang berbeda dari penerapan sistem 5S. Demikian pula, alasan untuk pengenalan sistem 5S berbeda untuk setiap organisasi. Namun, beberapa manfaat adalah sama di mana-mana dan itu adalah:

• Organisasi ruang kerja yang lebih baik
• Penggunaan waktu yang lebih baik oleh karyawan
• Peningkatan standar keamanan
• Identifikasi karyawan yang lebih baik dalam perusahaan
• Peningkatan kualitas produk (layanan)
• Pengurangan pemborosan
• Meningkatkan kreativitas karyawan

Ringkasan

5S adalah alat yang membawa banyak manfaat tidak hanya bagi perusahaan tetapi juga bagi karyawan. Metode ini memungkinkan peningkatan stabilitas kerja dan mengubah suasana di tempat kerja. Karyawan dapat berkonsentrasi pada tugas mereka alih-alih mengkhawatirkan masalah organisasi yang menghambat usaha mereka. Sistem 5S dapat dilihat sebagai peluang besar bagi perusahaan untuk memperbaiki proses tanpa menggunakan banyak sumber daya. Yang terpenting adalah motivasi dan keterlibatan semua karyawan.

Periksa tips manajemen waktu terbaik kami.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.