Area aktivitas proyek | #8 Memulai manajemen proyek

Sebuah proyek harus selalu diakhiri dengan pengiriman produk yang berharga atau pencapaian tujuan bisnis. Namun, dapatkah kita mendefinisikan area aktivitas proyek? Siapa yang terpengaruh oleh proyek dan melalui tahap apa proyek tersebut berkembang atau berputar jika kita mempertimbangkan seluruh durasi proyek?

Aktivitas proyek – daftar isi:

1. Area aktivitas proyek – pengantar
2. Tahapan proyek
3. Orang-orang dalam proyek
4. Manajemen proyek formal
5. Area aktivitas proyek – ringkasan

Area aktivitas proyek – pengantar

PMBOK 2021 menyoroti sebanyak delapan area yang interaksinya sangat penting bagi totalitas suatu proyek. Ini adalah:

• pemangku kepentingan
• tim
• metode
• perencanaan
• pelaksanaan
• pengiriman
• pengukuran dan analitik, dan
• risiko implementasi proyek.

Bidang-bidang di atas saling berinteraksi dan saling terkait. Selama siklus hidup proyek, pentingnya masing-masing juga berubah. Namun, tidak ada yang dikecualikan atau ditutup secara definitif sebelum akhir proyek. Pernyataan ini tampak jelas ketika memikirkan tentang pentingnya partisipasi tim proyek untuk setiap fase proyek. Namun, ini patut diingat saat memikirkan tentang fase-fase proyek. Lagipula, perencanaan tidak selesai sebelum beralih ke tahap pelaksanaan. Ini berlangsung secara siklis seiring dengan semakin rinci pekerjaan yang dilakukan dan rincian pelaksanaannya disepakati dengan pemangku kepentingan.

Sekarang, mari kita lihat area proyek dari perspektif yang lebih luas. Apa saja isu dan masalah yang perlu diselesaikan di masing-masing area tersebut?

Tahapan proyek

Dimensi waktu dari sebuah proyek terutama terkait dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengiriman. Namun, bagaimana fase-fase ini saling terkait, berapa kali, dan dalam siklus apa mereka mengikuti satu sama lain sangat terkait dengan metode implementasi proyek, yang menentukan siklus hidupnya.

Dalam PMBOK, fase proyek didefinisikan sebagai sekumpulan aktivitas yang secara logis terkait yang mengarah pada satu atau lebih hasil. Siklus hidup proyek adalah serangkaian fase yang mengarah dari visi hingga penyelesaian proyek.

Misalnya, dalam metode cascade (Waterfall), fase proyek mengikuti satu sama lain secara berurutan dan hanya sekali. Jika, di sisi lain, proyek dilaksanakan dalam salah satu metodologi agile, mereka mengikuti satu sama lain berkali-kali, setiap kali mengambil hasil yang disampaikan dalam iterasi sebelumnya sebagai titik awal.

Misalnya, mari kita anggap bahwa tujuan proyek adalah mengembangkan aplikasi mobile kustom untuk memantau aktivitas fisik lansia. Dalam pendekatan pertama untuk perencanaan, kita menetapkan kerangka umum proyek dan memilih metodologi agile. Pertama-tama, kita perlu mendefinisikan ruang lingkup proyek. Dengan kata lain, cari tahu:

• Waktu dan anggaran apa yang kita miliki,
• Tim seperti apa yang kita butuhkan, dan
• Apa harapan pemangku kepentingan, yaitu, di satu sisi, pelanggan, dan di sisi lain – lansia yang akan menggunakan aplikasi?

Namun, dalam pendekatan pertama untuk perencanaan, kita hanya menuliskan secara rinci tugas-tugas yang dimaksudkan untuk diselesaikan dalam urutan langsung. Yaitu, biasanya yang terkait dengan perencanaan itu sendiri, tetapi diakhiri dengan hasil tertentu – misalnya, pembentukan tim. Hanya dalam putaran kedua dan seterusnya, sudah dengan partisipasi tim proyek, kita akan mendalami tugas-tugas yang terkait dengan pembagian kerja dan pelaksanaan tugas yang menjadi bagian dari proyek.

Orang-orang dalam proyek

Orang-orang yang krusial bagi proyek adalah pemangku kepentingan dan tim proyek. Pemangku kepentingan dapat merujuk pada organisasi, kelompok, dan individu, antara lain:

• pelanggan atau pelanggan
• mitra bisnis
• manfaat proyek – misalnya, lansia dari proyek yang kita deskripsikan di atas.

Dengan demikian, kata “pemangku kepentingan” menggambarkan semua orang yang terpengaruh atau mungkin terpengaruh oleh pelaksanaan proyek.

Tim proyek, di sisi lain, terdiri dari para spesialis yang melaksanakan tugas yang ditugaskan secara bersama-sama yang mengarah pada pencapaian tujuan proyek. Dalam contoh dengan aplikasi mobile, akan ada setidaknya empat peran yang harus diisi dalam tim:

• programmer – bertanggung jawab atas sisi teknis solusi mobile,
• peneliti – yang tugasnya adalah menghubungi lansia dan menilai bagaimana aktivitas mereka dapat dipantau secara optimal menggunakan perangkat mobile,
• desainer UX/UI – orang yang bertanggung jawab atas konten dan operasi aplikasi dari sudut pandang pengguna, serta desain visualnya.

Orang yang bertanggung jawab atas tim dan proyek adalah Manajer Proyek, yang juga disebut Pemimpin Proyek. Tanggung jawabnya adalah menangani baik dimensi interpersonal maupun formal dari manajemen proyek.

Manajemen proyek formal

Sisi formal dari manajemen proyek, yang menjadi tanggung jawab Manajer Proyek, mencakup:

• pemilihan dan penerapan metode manajemen,
• perencanaan dan pemeliharaan dokumentasi, statistik, dan pengukuran yang diperlukan, seperti pemantauan kemajuan proyek,
• manajemen risiko.

Ini adalah area kunci dari sudut pandang bisnis. Memang, pemilihan metode manajemen yang disesuaikan dengan tugas yang ada adalah faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan seluruh proyek. Perencanaan yang terus diperbarui, pemantauan proyek, dan analisis risiko sangat penting tidak hanya karena manfaat manajemen proyek berbasis pengetahuan, yang memungkinkan pembelajaran yang sadar dari kesalahan sendiri. Mereka juga krusial karena – sering kali secara formal diwajibkan – persyaratan pemangku kepentingan untuk akses berkelanjutan ke dokumen yang menunjukkan status terkini proyek.

Area aktivitas proyek – ringkasan

Setiap proyek terdiri dari delapan area tindakan, yang mencakup isu-isu yang berkaitan dengan: kerangka waktu untuk pelaksanaan proyek, orang-orang yang terpengaruh olehnya dengan cara yang berbeda, dan kerangka tata kelola formal. Semua ini relevan sepanjang proyek dan saling mempengaruhi, mendukung atau menghalangi tujuan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.