Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda?

Serupa dengan rekrutmen tradisional, rekrutmen jarak jauh melibatkan pemrosesan data pribadi kandidat pekerjaan. Perlindungan data pribadi di Uni Eropa dan di sebagian besar negara di seluruh dunia diatur oleh hukum. Pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi yang tidak tepat mengakibatkan konsekuensi hukum. Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda?

Bagaimana cara mematuhi GDPR? – daftar isi:

1. Tujuan dan sasaran rekrutmen
2. Rekrutmen online
3. Aturan GDPR
4. Bagaimana cara mematuhi GDPR?
5. Ringkasan

Tujuan dan sasaran rekrutmen

Rekrutmen jarak jauh semakin populer karena memastikan komunikasi yang efisien antara organisasi dan kandidat pekerjaan. Ini juga merupakan solusi yang hemat biaya dan menghemat waktu. Iklan pekerjaan online dapat diperbarui secara berkala, dan kumpulan kandidat sangat besar.

Rekrutmen adalah bagian dari Manajemen Sumber Daya Manusia. Istilah itu sendiri dapat dipahami baik dalam arti sempit maupun luas. Di satu sisi, rekrutmen dapat dilihat sebagai keseluruhan proses mencari, menginformasikan, dan menarik kandidat pekerjaan. Di sisi lain, sering kali disebut sebagai metode untuk mengidentifikasi mereka untuk seleksi di masa depan.

Tujuan utama dari proses rekrutmen adalah memilih kandidat yang memenuhi persyaratan perusahaan, yang setara dengan memberikan organisasi jumlah karyawan yang berkualitas. Untuk lebih spesifik, tujuannya adalah untuk memotivasi orang untuk melamar posisi yang tersedia di organisasi, dan kemudian membuat daftar kandidat, yang akan dipilih.

Rekrutmen online

Dengan mempertimbangkan digitalisasi global dan pandemi COVID-19, rekrutmen jarak jauh telah menjadi semakin umum. Oleh karena itu, Anda sering menemukan tawaran pekerjaan di papan pekerjaan populer yang diposting dengan klausul “rekrutmen jarak jauh”. Selain mengirimkan aplikasi Anda secara online, sisa proses ditangani dengan menggunakan alat jarak jauh dan telepon.

Jika aplikasi tertentu menarik perhatian perekrut, mereka akan menghubungi kandidat dan mengatur wawancara kerja melalui telepon atau komputer. Dalam kasus wawancara video, kandidat menerima email undangan beserta tautan ke aplikasi pesan instan yang digunakan oleh perekrut. Yang perlu mereka lakukan adalah mengaktifkan tautan dan bergabung dengan pertemuan pada tanggal dan waktu yang ditentukan. Beberapa aplikasi pesan instan yang paling populer termasuk: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams, dan Signal.

Tahapan rekrutmen online

Proses rekrutmen terdiri dari beberapa tahapan, seperti:

Tahap 1 – Memposting tawaran pekerjaan, mengumpulkan aplikasi elektronik, dan pra-seleksi. Setelah memilih aplikasi untuk prosedur lebih lanjut, perekrut menghubungi kandidat pekerjaan dan mengatur wawancara kerja. Selama pertemuan pertama, mereka memverifikasi beberapa informasi dasar, misalnya menilai kemampuan kandidat dalam bahasa asing. Janji akhir dikonfirmasi melalui email.

Tahap 2 – Wawancara kerja online. Pada titik ini, perekrut memeriksa keterampilan dan keterlibatan kandidat, serta memutuskan apakah akan memenuhi syarat mereka untuk tahap lebih lanjut dari proses rekrutmen.

Tahap 3 – Verifikasi lebih lanjut. Kandidat menyelesaikan tes dan tugas. Perekrut, pada gilirannya, mengambil keputusan akhir mereka pada tahap ini.

Tahap 4 – Onboarding online. Setelah memutuskan kandidat yang berhasil dan menawarkan mereka pekerjaan, perekrut dapat mempekerjakan kandidat dan menyelesaikan proses onboarding.

Aturan GDPR

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) adalah hukum perlindungan data UE yang berlaku langsung sejak 25 Mei 2018, dan menggantikan Direktif Perlindungan Data tahun 1995. Data pribadi adalah istilah yang cukup luas yang terkait dengan identifikasi seseorang. Perlindungan data terutama mencakup:

• nama dan nama belakang
• nomor identifikasi nasional
• alamat rumah
• email
• nama bank dan nomor rekening
• foto orang
• informasi terkait kesehatan fisik atau mental
• alamat IP komputer
• agama
• ras
• asal etnis
• orientasi seksual

Sebuah masalah kontemporer yang berskala global adalah isu terkait pengumpulan data, kehilangan privasi, dan ancaman terhadap keamanan pribadi. Dalam aspek ini, GDPR adalah regulasi terberat yang menjadi pilar yurisdiksi UE. Direktif serupa berlaku di negara lain, misalnya Brasil, Australia, Jepang, Thailand, dan beberapa negara bagian di AS.

Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam rekrutmen online?

Ketika proses rekrutmen dimulai, pemberi kerja menjadi pengendali data pribadi, dan dapat memperoleh data seperti:

• nama dan nama belakang
• tanggal lahir
• pendidikan
• kualifikasi
• rekam jejak pekerjaan
• detail kontak.

Organisasi harus mematuhi hukum perlindungan data untuk negara tertentu saat mengumpulkan dan memproses informasi yang disebutkan di atas. Seorang kandidat yang melamar pekerjaan wajib melampirkan persetujuan untuk pemrosesan data pribadi mereka untuk tujuan rekrutmen. Kewajiban pemberi kerja adalah menghapus informasi identifikasi pribadi kandidat setelah akhir proses rekrutmen.

Perlu dicatat bahwa papan pekerjaan tidak memainkan peran administratif, dan tidak memproses data pribadi. Fungsi mereka terbatas pada penyajian tawaran prinsipal dan menyediakan alat untuk mengumpulkan aplikasi.

Informasi kunci tentang kepatuhan GDPR

• Sekumpulan informasi yang dapat diperoleh oleh pemberi kerja selama proses rekrutmen adalah tertutup dan mencakup data yang telah disebutkan di atas. Pemberi kerja tidak berhak meminta informasi terkait, misalnya, status pernikahan, asal etnis, atau orientasi seksual.
• Mengingat tujuan dari proses rekrutmen, yaitu untuk memperoleh karyawan, data yang dikumpulkan harus hanya untuk tujuan ini. Data tidak dapat digunakan dalam situasi lain. Tidak dapat diterima untuk mengeksploitasi data secara bebas dan membuatnya tersedia untuk entitas lain.
• Pemrosesan data kandidat harus didasarkan pada persetujuan tertulis mereka.
• Selama proses rekrutmen, pemberi kerja harus memberitahukan kandidat mereka tentang nama dan kantor pusat perusahaan, tujuan pengumpulan data, dan hak akses terhadap informasi.
• Di setiap tahap proses rekrutmen, kandidat pekerjaan memiliki hak untuk mengontrol bagaimana data mereka diproses.
• Setelah proses rekrutmen berakhir, pemberi kerja wajib menghapus semua data yang dikumpulkan, dan pengendali data harus mengamankannya dengan cara yang sesuai.

Bagaimana cara mematuhi GDPR – ringkasan

Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda? Pertama-tama, kenali hukum perlindungan data pribadi untuk negara tertentu. Di sebagian besar negara, informasi identifikasi pribadi kandidat dilindungi secara khusus. Oleh karena itu, merupakan isu kunci untuk mengumpulkan dan memprosesnya hanya untuk tujuan rekrutmen. Selain itu, perekrut tidak boleh memperoleh informasi yang berkaitan dengan ras, asal, dan status pernikahan kandidat.

Selain itu, merupakan isu kontroversial untuk memverifikasi data tentang kandidat tertentu di media sosial dan menyaring riwayat pekerjaan mereka sebagai bagian dari pemeriksaan latar belakang. Menurut GDPR, praktik semacam itu tidak dapat diterima. Namun, karena informasi tersebut tersedia untuk publik, sulit untuk menganggapnya tidak etis.

Untuk merangkum, pertanyaan tentang kepatuhan GDPR dalam proses rekrutmen adalah subjek yang luas. Persiapan yang tepat dan pengetahuan tentang regulasi hukum akan sangat memudahkan prosedur memperoleh karyawan baru.

Anda sudah tahu bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen jarak jauh Anda. Baca sumber daya kami yang lain: 5 tips tentang cara mempersiapkan wawancara kerja online.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.