Bagaimana cara menyiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses? | #21 Memulai manajemen proyek

Bagaimana cara menyiapkan rencana kontinjensi? Sebaiknya ambil pendekatan langkah demi langkah saat menyusunnya. Dengan cara ini, ketika krisis datang, Anda dapat dengan tenang mengambil folder yang dijelaskan sebagai “Rencana B”.

Rencana kontinjensi proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Kapan sebaiknya mengubah rencana pelaksanaan proyek?
3. Rencana B: untuk peluang dan ancaman
4. Bagaimana cara menyiapkan rencana kontinjensi?
5. Ringkasan

Pendahuluan

Rencana kontinjensi proyek dibuat berdasarkan analisis area risiko. Tujuannya adalah untuk meminimalkan kerugian ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana dan juga untuk memanfaatkan peluang tak terduga yang muncul di sepanjang jalan. Dengan kata lain, rencana kontinjensi berfungsi untuk mengoptimalkan cara merespons risiko.

Ini dapat mencakup ide-ide untuk merespons keadaan darurat atau ketika peluang pertumbuhan yang tidak terduga muncul. Misalnya, ini mungkin mencakup ide-ide untuk mendapatkan pembiayaan tambahan jika anggaran terlampaui atau seorang investor yang menjanjikan muncul. Rencana kontinjensi juga dapat menunjukkan opsi untuk mengalihkan tanggung jawab dalam tim jika terjadi ketidakhadiran mendadak seorang spesialis kunci atau kemungkinan merekrut orang tambahan. Persiapan rencana kontinjensi juga memungkinkan Anda untuk mendefinisikan kondisi yang menentukan situasi pasar di mana seluruh proyek harus dihentikan segera. Tapi kapan keputusan harus dibuat untuk menerapkan Rencana B? Dan bagaimana cara membuat rencana kontinjensi untuk mempersiapkan skenario yang paling mungkin?

Kapan sebaiknya mengubah rencana pelaksanaan proyek?

Risiko menyertai pelaksanaan proyek apa pun. Ini harus dinilai pada tahap inisiasi dan kemudian dipantau sepanjang durasinya. Menurut PMBOK, paling efektif untuk merespons secara proaktif terhadap perubahan, yaitu menyesuaikan jalur tindakan dengan kondisi sebelum risiko mencapai titik kritis dan menerima risiko pada tingkat tertentu serta menahan diri dari menghindarinya dengan segala cara.

Penerapan rencana kontinjensi harus bergantung pada beberapa faktor. Pertama dan terutama, respons harus:

• memadai untuk tingkat ancaman – yaitu, kita tidak menghentikan proyek hanya karena Manajer Proyek mengalami flu,
• realistis – yaitu, dengan mempertimbangkan konteks munculnya ancaman, misalnya, jika harga bahan baku meningkat pesat di seluruh negeri, kita tidak mengambil waktu untuk mencari pemasok yang lebih murah,
• dilakukan secara sadar oleh seseorang yang akan bertanggung jawab atasnya sebelumnya, setelah mempertimbangkan berbagai opsi respons.

Sangat sering, rencana kontinjensi memungkinkan situasi untuk segera dikendalikan. Dengan cara yang dirancang dengan baik untuk merespons peristiwa tak terduga, proyek dapat kembali ke jalur pelaksanaan yang normal. Namun, terkadang penerapan rencana kontinjensi melibatkan pembentukan kembali area penting dari proyek.

Rencana B: untuk peluang dan ancaman

Jenis risiko apa yang harus mendapat perhatian khusus? Rencana pelaksanaan proyek layak diubah dalam dua kasus: ketika itu akan membantu menghindari bencana atau mencapai hasil yang jauh lebih baik. Mengubah rencana ketika risiko meningkat biasanya disertai dengan masalah seperti:

• penundaan pelaksanaan proyek,
• anggaran terlampaui,
• masalah teknis dan kegagalan,
• masalah tim,
• hilangnya kepercayaan pemangku kepentingan.

Sebaliknya, peluang yang mendorong peralihan ke Rencana B mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

• peluang teknologi baru,
• surplus anggaran,
• efisiensi kerja tim yang lebih tinggi dari yang diharapkan,
• peningkatan mendadak dalam permintaan untuk produk atau layanan yang ditargetkan oleh proyek.

Bagaimana cara menyiapkan rencana kontinjensi?

Kita harus merancang rencana kontinjensi secara paralel dengan rencana proyek yang ingin kita laksanakan. Dengan menganalisis tonggak yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek, lebih mudah untuk membayangkan kemungkinan dan risiko yang mungkin menyertai tindakan tertentu.

Rencana kontinjensi yang baik mempertimbangkan risiko dengan probabilitas tertinggi untuk terjadi. Ini karena tidak mungkin untuk mempersiapkan semua situasi, dan tidak efisien untuk membuat rencana tindakan dalam kasus serangan oleh peradaban asing.

Namun, seorang Manajer Proyek yang berpengalaman dapat mengantisipasi area risiko yang paling mungkin. Misalnya, dalam proyek untuk membangun perangkat lunak untuk klien, risiko utama akan berkaitan dengan perubahan persyaratan. Dan untuk keadaan seperti itu, kita harus memiliki rencana yang siap. Misalnya, kita perlu mengasumsikan sebelumnya dan menuliskan dalam kontrak kriteria penerimaan yang terdefinisi dengan baik serta kondisi yang harus dipenuhi oleh produk jadi, bersama dengan metodologi agile yang diadopsi dengan jenis proyek ini dalam pikiran.

Meski setiap proyek memerlukan perlakuan individu, ada baiknya untuk mengingat beberapa prinsip dalam menyiapkan rencana kontinjensi:

1. Antisipasi risiko. Itu tidak bisa dihindari, jadi lebih baik menghadapinya secara langsung.
2. Siapkan rencana tindakan yang rinci untuk skenario yang paling mungkin. Sketsa umum tidak akan membantu dalam krisis.
3. Gunakan ancaman sebagai peluang untuk perubahan. Mungkin itu akan membuat proyek lebih sukses daripada yang Anda perkirakan.
4. Jangan coba menjelaskan semuanya kepada tim. Sebagian besar anggota tim tidak memiliki rencana untuk seluruh proyek dalam pikiran mereka, jadi mereka mungkin tidak bahkan menyadari pelaksanaannya. Beritahu mereka hanya apa yang langsung berkaitan dengan pekerjaan mereka.
5. Bantu tim melewati perubahan. Jika perubahan melibatkan bagaimana proyek dilaksanakan atau bagaimana tim bekerja sama, beri perhatian khusus pada apakah semua orang sudah familiar dengan cara baru dalam melakukan sesuatu.

Ringkasan

Rencana kontinjensi adalah cara untuk secara proaktif menangani risiko dalam sebuah proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mengurangi kerugian dari keadaan darurat, seperti keterlambatan pengiriman atau kehilangan pelanggan. Ini juga memungkinkan Anda untuk memanfaatkan peluang yang akan datang yang menawarkan kemungkinan untuk mencapai tujuan proyek lebih cepat atau lebih baik.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.