Bagaimana cara mengirim faktur? Alat yang berguna

Setiap freelancer, pemilik usaha kecil, atau pengusaha mengeluarkan faktur setiap bulan. Faktur diperlukan untuk menerima pembayaran atas pekerjaan yang dilakukan atau barang yang dikirim. Namun, hanya mengeluarkan dokumen semacam itu tidak menjamin penerimaan pembayaran. Untuk keberhasilan yang lengkap, perlu untuk mengirimkannya kepada kontraktor. Dari artikel ini, Anda akan belajar 3 cara bagaimana mengirim faktur dan alat apa yang sangat berguna dalam proses ini.

Bagaimana cara mengirim faktur – daftar isi:

1. Bagaimana cara mengirim faktur kertas?
2. Bagaimana cara menyiapkan faktur dalam bentuk elektronik?
3. Bagaimana cara membuat dan mengirim file PDF dengan faktur?
4. Bagaimana aplikasi penagihan dapat membantu Anda?

Bagaimana cara mengirim faktur kertas?

Meski internet telah menguasai rumah dan kantor kita, mayoritas faktur masih dikirim melalui pos tradisional. Menurut laporan E-Invoicing / E-Billing. Digitalisasi dan Automatisasi, sebanyak 90% faktur dikirim kepada penerima dalam bentuk kertas.

Sayangnya, ini memiliki kekurangan. Salah satunya adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan surat ke alamat yang ditunjuk. Saat mengirim, Anda perlu mempertimbangkan seluruh proses yang mengarah pada penerimaan pembayaran. Anda perlu ingat bahwa cukup banyak orang mungkin terikat pada dokumen kertas. Mereka akan mengharapkan Anda untuk memberikan faktur dalam bentuk ini. Memang, Anda mungkin bisa meyakinkan beberapa orang untuk mengirim faktur secara elektronik, tetapi dalam kasus lain, Anda harus menyesuaikan dengan keinginan pelanggan Anda.

Kebanyakan alat yang Anda butuhkan untuk mengirim faktur kertas tersedia di kantor mana pun. Anda akan membutuhkan komputer dengan printer, perangkat lunak kantor, dan amplop. Meskipun Anda bisa menulis faktur dengan tangan dalam formulir yang disiapkan khusus, jauh lebih mudah untuk bekerja dengan dokumen elektronik.

Dengan pengolah kata atau spreadsheet, Anda dapat menyiapkan dokumen yang berisi semua elemen yang diperlukan. Kemudian Anda perlu mencetaknya, memasukkannya ke dalam amplop, menuliskan alamatnya, dan mengirimkannya. Kebanyakan pengolah kata yang populer memungkinkan Anda untuk mencetak di amplop, sehingga Anda tidak perlu repot menulis alamat dengan tangan. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membeli perangko dan mengirim surat kepada kontraktor.

Bagaimana cara menyiapkan faktur dalam bentuk elektronik?

Alternatif untuk dokumen kertas adalah e-faktur. Anda tidak memerlukan perangkat lunak khusus untuk membuatnya, karena perangkat lunak yang Anda gunakan setiap hari – spreadsheet sederhana atau pengolah kata – sudah cukup. Seperti halnya dokumen yang dikirim melalui pos tradisional, Anda pertama-tama harus membuat faktur, kecuali bahwa alih-alih mencetak, Anda harus menyimpan file yang dibuat dengan cara ini.

Hindari format seperti DOC atau XLS, karena meskipun mereka umum dan mudah dibuka, mereka memiliki satu kekurangan besar – dokumen yang disiapkan dengan cara ini dapat dengan mudah diedit. Memang, Anda memiliki opsi untuk mengamankan pengeditan file semacam itu dengan kata sandi, tetapi lebih baik menggunakan solusi yang terbukti – file PDF. Dengan mengirim dokumen semacam itu, Anda yakin bahwa tidak ada yang akan mengganggu isinya.

Bagaimana cara membuat dan mengirim file PDF dengan faktur?

Anda dapat menggunakan salah satu konverter yang tersedia di web, seperti Adobe Acrobat, misalnya, untuk membuat file PDF. Cukup pilih faktur yang sebelumnya disimpan dalam file DOC, dan program akan secara otomatis melakukan konversi ke PDF. Tergantung pada pengaturan komputer Anda dan opsi yang tersedia di pengolah kata/spreadsheet Anda, Anda juga dapat memilih opsi untuk menyimpan file dalam format PDF dari dalam program.

Tambahkan dokumen yang disiapkan dengan cara ini sebagai lampiran dalam email. Ini adalah ide yang baik untuk memulai membuat pesan kepada klien dengan langkah ini. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak mengirim email tanpa lampiran. Dalam judul pesan, Anda dapat menyertakan nama proyek yang terkait dengan faktur. Isi email harus singkat dan langsung ke intinya, tetapi ingat untuk menjaga nada yang sopan. Anda dapat mengucapkan terima kasih atas kerjasama sebelumnya, mendorong untuk menggunakan layanan yang ditawarkan di masa depan, dan dalam kasus faktur parsial menunjukkan tahap pekerjaan yang terkait.

Bagaimana aplikasi penagihan dapat membantu Anda?

Ini adalah alat yang sangat memudahkan pengiriman faktur karena memberikan Anda berbagai pilihan yang luas. Jika Anda bekerja dengan perusahaan yang memerlukan dokumen kertas, Anda cukup mengeluarkan, mencetak, dan mengirim faktur melalui pos sesuai keinginan klien. Manfaat bagi Anda adalah bahwa aplikasi semacam itu dilengkapi dengan template faktur yang sudah jadi, sehingga Anda dapat yakin bahwa mereka akan mematuhi peraturan di negara Anda.

Anda juga tidak perlu khawatir tentang tarif PPN atau kebenaran perhitungan dan ringkasan. Cukup pilih tarif pajak yang sesuai, masukkan nilai bersih barang/jasa, dan program akan menghitung nilai barang itu sendiri beserta pajaknya.

Dengan aplikasi penagihan gratis, Anda dapat mudah mengirim e-faktur langsung ke kotak email dari kontraktor yang menerima bentuk komunikasi ini. Dokumen semacam itu disimpan langsung dalam format PDF, sehingga Anda tidak akan mengalami masalah dengan mengonversi file semacam itu ke format yang akan memastikan integritas data. Anda dapat mengirim faktur yang disiapkan dengan cara ini hanya dengan beberapa klik. Anda tidak perlu masuk ke email Anda – Anda dapat melakukan semuanya dari dalam aplikasi. Anda dapat memasukkan subjek pesan, melengkapi isinya, atau menggunakan template yang sudah disiapkan, yang menghemat waktu dan secara signifikan memperpendek pekerjaan Anda.

Penting untuk dicatat, Anda tidak akan pernah lagi mengirim email tanpa lampiran, karena dengan mengklik tombol “kirim” faktur yang Anda keluarkan secara otomatis dilampirkan pada pesan. Seperti pada email standar, Anda dapat memilih penerima pesan, menambahkan lebih banyak penerima, dan bahkan mengirim salinan tersembunyi. Ini praktis saat berurusan dengan perusahaan besar karena Anda dapat mengirim faktur baik kepada orang yang Anda ajak bekerja dalam proyek maupun langsung ke departemen akuntansi.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.