Bagaimana cara mulai bekerja dengan Asisten Virtual? Tips berguna

Setiap pengusaha yang ingin mengembangkan bisnis mereka seiring waktu mencapai tahap ketika mereka membutuhkan dukungan. Namun, tidak segera jumlah tugasnya cukup besar untuk mempekerjakan pekerja kontrak. Dalam kasus seperti itu, solusi ideal adalah menggunakan layanan asisten virtual. Hari ini, kita akan fokus pada Asisten Virtual, peran mereka dalam bisnis, keterampilan mereka, dan cara menemukannya. Jika Anda belum pernah bekerja dengan salah satu, artikel ini pasti akan membantu Anda dalam memilih pekerja jarak jauh yang ideal.

Asisten Virtual – daftar isi:

1. Siapa itu asisten virtual?
2. Apa yang dilakukan oleh asisten virtual?
3. Bagaimana cara menemukan asisten virtual?
4. Bagaimana cara memverifikasi keterampilan asisten virtual?
5. Apa cara terbaik untuk bekerja dengan asisten virtual?
6. Ringkasan

Siapa itu asisten virtual?

Asisten virtual adalah pekerja jarak jauh yang melakukan tugas yang ditugaskan dari mana saja di dunia menggunakan komputer dan Internet. Ini adalah orang yang menggantikan pekerja kantor standar. Orang ini dapat menangani hal-hal yang terkait langsung dengan menjalankan perusahaan dari kantor belakang, yaitu mengeluarkan faktur, berhubungan dengan grosir, atau mengurus situs web, tetapi tidak hanya itu. Katalog layanan yang ditawarkan oleh asisten virtual terus berkembang dan profesi ini semakin populer.

Apa yang dilakukan oleh asisten virtual?

Ruang lingkup kompetensi asisten virtual, dan akibatnya katalog layanan yang mereka tawarkan, sangat beragam. Namun, masing-masing dari mereka memiliki spesialisasi di mana mereka merasa paling nyaman. Terkadang itu sangat komprehensif dan merujuk pada seluruh katalog tugas atau terkadang berkaitan dengan satu keterampilan tertentu. Itulah sebabnya ketika Anda mencari asisten virtual, langkah kunci adalah menentukan tugas yang ingin Anda selesaikan.

Banyak asisten virtual memulai dengan pekerjaan kantor sederhana, tetapi seiring waktu mereka mengambil pelatihan lebih lanjut dan memperluas kompetensi mereka. Pada akhirnya, klien mendapatkan satu karyawan yang melakukan seluruh rangkaian tugas. Ini lebih nyaman ketika satu orang bertanggung jawab atas seluruh proyek. Baik dari segi konsistensi maupun kontrol hasil.

Untuk kemudahan referensi, di bawah ini adalah daftar tugas contoh yang dapat dilakukan oleh VA:

Tugas administratif yang khas

Ini adalah tugas yang juga dilakukan oleh asisten kantor tradisional. Ini dapat mencakup mengurus kalender, menjadwalkan janji, atau menangani email. Asisten virtual yang menangani masalah administratif juga dapat bertanggung jawab untuk mengeluarkan faktur atau memesan dengan produsen. Asisten semacam itu juga akan menyiapkan untuk Anda template dokumen atau melakukan rekrutmen awal seorang karyawan. Singkatnya – mereka akan mendukung Anda dalam semua masalah administratif dan kantor yang terkait dengan menjalankan bisnis Anda.

Dukungan bisnis online

Kategori ini dapat mencakup banyak hal. Seorang asisten virtual yang berspesialisasi dalam masalah teknis dapat bertanggung jawab untuk membuat halaman arahan untuk kursus online baru atau mengatur toko online. Beberapa asisten berspesialisasi dalam program tertentu seperti pengeditan atau pengeditan video.

Kegiatan promosi dan pemasaran

Katalog ini mencakup semua kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan merek. Ini termasuk pembuatan materi promosi, yaitu konten, grafik, atau video, tetapi juga dukungan komprehensif untuk media sosial atau situs web. Seorang asisten virtual juga dapat berspesialisasi dalam membuat kampanye iklan di platform tertentu atau membuat konten.

Tentu saja, daftar di atas tidak lengkap dan tidak mencakup semua tugas yang dapat Anda delegasikan kepada seorang asisten. Pembagian ini juga tidak berarti bahwa satu orang tidak dapat menangani media sosial dan memeriksa email pada saat yang sama. Seringkali, Anda akan menemukan bahwa satu asisten virtual akan menggantikan karyawan di beberapa departemen. Fleksibilitas ini adalah salah satu keuntungan terbesar dari profesi ini dan alasan mengapa semakin banyak pengusaha bekerja dengan asisten virtual.

Meski asisten virtual secara eksklusif diasosiasikan dengan pekerjaan jarak jauh, ini tidak selalu terjadi. Dalam beberapa kasus, prinsipal mencari seseorang yang juga dapat membantu dengan tugas di lokasi seperti mengunjungi kantor atau mengirim dokumen di kantor pos.

Bagaimana cara menemukan asisten virtual?

Profesi ini semakin populer, tetapi masih banyak pengusaha yang tidak tahu tentang kemungkinan kerja sama jarak jauh. Bahkan jika mereka mendengar sesuatu tentang itu, mereka tidak tahu di mana dan bagaimana menemukannya. Ada beberapa cara untuk memulai kerja sama.

Situs web

Banyak asisten virtual memiliki kartu nama digital mereka dalam bentuk situs web. Di sana, mereka memamerkan portofolio, keterampilan, dan umpan balik dari klien yang telah mereka kerjakan. Namun, perlu diingat bahwa situs yang peringkatnya terbaik selalu muncul di hasil pencarian pertama.

Media sosial

Karena ini adalah pekerjaan jarak jauh, perekrutan juga dilakukan secara jarak jauh. Bergabung dengan salah satu grup Facebook adalah salah satu metode yang paling efektif. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan posting dengan tawaran pekerjaan dan deskripsi tugas, dan sebagai balasannya, Anda pasti akan menerima beberapa atau belasan tawaran menarik. Grup semacam itu mengumpulkan asisten virtual, jadi Anda dapat yakin bahwa tawaran Anda akan langsung sampai kepada orang-orang yang kompeten. Anda juga dapat menambahkan iklan di salah satu grup bisnis yang terkait dengan profil bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda memiliki peluang lebih baik untuk menemukan seseorang yang memiliki pengalaman atau minat yang terkait dengan industri Anda.

Agensi Asisten Virtual

Beberapa agensi bekerja dengan asisten virtual. Solusi ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan terbesar adalah bahwa orang yang bertanggung jawab mengurus pemilihan karyawan terbaik. Hanya terserah Anda untuk membuat daftar tugas spesifik yang ingin Anda alihkan. Orang yang bertanggung jawab di agensi tahu persis dengan siapa mereka bekerja dan siapa yang layak diberikan jenis tugas tertentu. Selain itu, semua asisten telah melalui proses rekrutmen, jadi mereka harus menunjukkan keterampilan mereka.

Dalam kasus ini, Anda menandatangani kontrak dengan agensi dan bukan dengan asisten tertentu, yang juga merupakan nilai tambah dalam beberapa situasi. Pertama, tanggung jawab Anda tidak akan mengontrol pekerjaan. Apa yang penting bagi Anda adalah hasilnya, dan sisanya diurus oleh agensi. Namun, kekurangan utama adalah harga, yang lebih tinggi daripada dalam kasus kerja sama langsung. Namun, jika anggaran bukan masalah bagi Anda, silakan lakukan.

Situs web freelance

Bentuk pencarian berbagai jenis spesialis yang semakin populer adalah menambahkan iklan di situs yang mengasosiasikan freelancer seperti Upwork. Cukup tambahkan tawaran dan deskripsikan posisi tertentu, dan setelah beberapa saat, Anda akan menerima banyak respons dari seluruh dunia.

Rekomendasi juga merupakan cara yang baik untuk menemukan dukungan virtual. Ini adalah ide yang baik untuk bertanya kepada teman-teman yang bekerja di industri serupa atau menjalankan bisnis mereka sendiri apakah mereka telah menggunakan jenis solusi ini. Asisten virtual sering bekerja dengan beberapa pengusaha sekaligus, dan merekrut melalui rekomendasi adalah salah satu cara terbaik untuk menemukan karyawan yang sempurna.

Bagaimana cara memverifikasi keterampilan asisten virtual?

Salah satu bentuk verifikasi keterampilan awal yang terkenal adalah menyiapkan kuesioner rekrutmen. Ini adalah cara yang baik untuk memilih kandidat terbaik sudah pada tahap awal dan pada saat yang sama metode yang jauh lebih baik untuk mengenal kandidat.

Pertanyaan yang dipilih dengan baik akan mengungkapkan jauh lebih banyak daripada CV atau surat lamaran. Tambahan yang menarik untuk kuesioner rekrutmen dapat berupa pertanyaan situasional, di mana Anda dapat menggambarkan situasi contoh di mana perusahaan menemukan dirinya dengan permintaan untuk menyelesaikan masalah. Jawaban semacam itu memungkinkan kita untuk menilai apakah seseorang berpikir dalam pola yang serupa dan nilai-nilai apa yang mereka pandu. Terkadang kuesioner juga disertai dengan tugas rekrutmen singkat, yang terdiri dari menyiapkan grafik dalam program tertentu atau menulis teks pendek.

Selain verifikasi keterampilan dasar, survei semacam itu memiliki keuntungan lain. Dibutuhkan sedikit kemauan dan komitmen untuk menjawabnya, jadi Anda memiliki lebih banyak keyakinan bahwa orang yang mengirim tawaran mereka tertarik untuk bekerja dengan Anda dan percaya pada keterampilan mereka.

Setelah analisis awal tawaran yang dikirim kepada Anda, Anda perlu memilih beberapa kandidat terbaik. Wawancara video yang dilakukan secara online dengan masing-masing dari mereka akan membantu Anda membuat pilihan akhir. Ada banyak platform yang melayani tujuan ini seperti Google Meet atau Zoom.

Apa cara terbaik untuk bekerja dengan asisten virtual?

Ada satu jawaban untuk itu: itu tergantung.

Ketika datang ke jenis kontrak itu sendiri, biasanya adalah B2B, karena asisten virtual menjalankan bisnis mereka atau bekerja dengan inkubator bisnis atau jenis perusahaan lain yang memungkinkan Anda untuk mengeluarkan faktur untuk pekerjaan mereka. Namun, dalam beberapa kasus, pengusaha lebih suka menandatangani kontrak hukum sipil standar. Juga perlu diingat tentang dokumen tambahan yang harus ditandatangani jika kerja sama memerlukannya, seperti perjanjian kerahasiaan.

Kerja sama dengan asisten virtual dapat bersifat jangka panjang atau dapat berupa tugas spesifik yang harus dilakukan, misalnya melakukan penelitian untuk pesanan tertentu atau memperkenalkan produk di situs web.

Ketika datang ke penagihan, situasinya tidak lagi sesederhana itu. Ada beberapa opsi yang tersedia. Beberapa asisten virtual memiliki paket per jam yang dapat dibeli oleh seorang pengusaha. Paket tersebut dapat mencakup 10 atau bahkan 40 jam kerja. Sebagian besar waktu, itu berlaku selama 30 hari dan pengusaha harus memutuskan ukuran paket di awal bulan.

Metode semacam ini paling baik digunakan ketika ruang lingkup kerja sama dengan asisten virtual besar tetapi tidak teratur, misalnya, seorang pengusaha membutuhkan dukungan dalam layanan pelanggan, tetapi komunitasnya sangat kecil sehingga itu adalah tugas hanya satu jam sehari, dan tugas asisten virtual juga mencakup membuat posting di media sosial. Berkat ini, dia dapat dengan bebas mengalokasikan waktunya untuk tugas tertentu dan klien hanya membayar untuk jam kerja yang sebenarnya.

Jika kerja sama didasarkan pada tugas tertentu, bentuk penyelesaian yang lebih baik mungkin adalah penyelesaian untuk pekerjaan yang dibuat. Di awal kerja sama, Anda akan menyepakati jumlah akhir, misalnya untuk menyiapkan katalog iklan atau menyusun ebook. Dalam hal ini, tidak penting berapa banyak waktu yang akan dihabiskan asisten Anda untuk menyiapkannya. Apa yang penting adalah efeknya – produk jadi.

Ringkasan

Bekerja dengan asisten virtual adalah kesempatan untuk menemukan karyawan tanpa membuat komitmen jangka panjang. Ini sangat baik untuk bisnis yang berkembang atau perusahaan yang hanya membutuhkan dukungan secara musiman. Aspek finansial juga merupakan keuntungan besar. Pengusaha hanya menanggung biaya ketika mereka membutuhkannya. Mereka membayar untuk waktu kerja yang nyata, bukan untuk duduk di kantor atau mengambil istirahat kopi.

Keuntungan dari bantuan virtual juga mencakup versatilitas. Di satu sisi, seorang pengusaha dapat meminta dukungan dalam hal-hal sederhana yang memakan banyak waktu setiap hari dan mendapatkan ruang untuk pekerjaan kreatif dan pengembangan. Di sisi lain, dia dapat mengandalkan bantuan dengan masalah yang melampaui kompetensinya, seperti dukungan teknis untuk program. Lagipula, pemilik bisnis tidak harus tahu segalanya.

Itulah semua yang perlu Anda ketahui tentang bekerja dengan asisten virtual. Baca juga: 11 alasan untuk mempekerjakan asisten virtual dalam bisnis Anda

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.