Timeboxing – mengapa Anda harus menggunakannya?

Apakah Anda pernah merasakan bahwa ada hari-hari ketika tugas dan kewajiban menghimpit Anda dalam perjuangan melawan waktu saat Anda mencoba untuk mempertahankan fokus yang perlahan memudar dengan secangkir kopi pagi? Kami memiliki solusi untuk itu yang disebut Timeboxing. Dan tidak, jangan khawatir, Anda tidak perlu bertarung dengan jarum jam, yah, tidak secara harfiah. Yang Anda butuhkan hanyalah artikel singkat ini, jadi jika Anda merasa perlu saran tentang manajemen waktu dan bersedia mempelajari teknik yang disebut timeboxing, tidak perlu mencari lagi.

Timeboxing – daftar isi:

1. Apa itu timeboxing?
2. Bagaimana cara kerja timeboxing?
3. Konsentrasi adalah kuncinya
4. Tidak ada gunanya membuang waktu Anda
5. Ambil kembali kendali
6. Disiplin diri – bisa dipelajari
7. Kapan waktu terbaik untuk menggunakan metode ini?

Apa itu timeboxing?

Timeboxing adalah teknik yang dikembangkan oleh industri TI untuk meningkatkan manajemen waktu dan meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Jika ini adalah area di mana Anda kesulitan, Anda akan menemukan cara ini berguna. Ide dasarnya adalah menyelesaikan sebanyak mungkin dalam jangka waktu yang telah ditentukan, dan tetap, sesedikit mungkin – agar produktivitas Anda tetap tinggi.

Bagaimana cara kerja timeboxing?

Yang pertama dan terpenting, ini tentang menetapkan tanggal spesifik untuk penyelesaian proyek dan melaksanakannya dalam rentang waktu tersebut. Jika Anda gagal menyelesaikannya, tinggalkan tugas tersebut dan lanjutkan ke yang berikutnya. Kembali ke tugas itu di hari yang berbeda atau nanti, dengan menetapkan tenggat waktu realistis lainnya yang dapat Anda penuhi.

Misalnya, jika kita memiliki tiga tugas yang harus dilakukan di tempat kerja, kita memperkirakan berapa banyak waktu yang kita butuhkan untuk menyelesaikannya dan berdasarkan ini kita menetapkan kerangka waktu. Jika kita tidak berhasil menyelesaikan tugas A dalam periode yang ditentukan, kita tidak memperpanjang pekerjaan kita di atasnya, tetapi kita beralih ke tugas B sesuai dengan asumsi. Tugas A dimasukkan ke dalam kotak ‘yang harus dilakukan’ dan kita kembali ke sana setelah siklus selesai.

Konsentrasi adalah kuncinya

Bagaimana ini membuat pekerjaan lebih efisien? Keterampilan penting yang harus dikuasai adalah tidak terganggu oleh tugas yang ada. Ketika kita memiliki jumlah waktu yang telah ditentukan, kita tidak menggunakannya untuk hal-hal kecil seperti memeriksa email, menulis balasan kepada rekan di ruangan sebelah, atau melihat apa yang terjadi di media sosial. Setiap detail kecil dapat mengalihkan perhatian dari tugas utama sementara membuat kotak waktu membantu kita menghindari jebakan ini dan melanjutkan pekerjaan kita.

Tidak ada gunanya membuang waktu Anda

Keuntungan lain adalah tidak membuang terlalu banyak waktu pada tugas tertentu. Ada hari-hari ketika kita tidak dalam kondisi terbaik, kurang kreatif dari biasanya, atau hanya mengalami hari yang buruk. Kita sering menghabiskan, misalnya, satu jam untuk sesuatu yang biasanya akan memakan waktu 15 menit. Ini tidak efisien dan jarang hasil dari tindakan tersebut memuaskan kita. Maka timeboxing datang untuk menyelamatkan.

Anda tidak menyelesaikan tugas Anda dalam 40 menit yang Anda tetapkan? Tidak masalah, jumlah waktu yang sama (atau kurang jika Anda memulai proyek) dapat didedikasikan untuk itu keesokan harinya – Anda mungkin akan dalam kondisi yang lebih baik saat itu dan masalah yang Anda hadapi hari ini akan menjadi sangat mudah besok.

Ambil kembali kendali

Dengan metode timeboxing, Anda lebih siap untuk mengendalikan proyek yang lebih besar. Anda mungkin tahu perasaan ketika Anda sedang mengerjakan tugas besar dan mulai fokus pada detail, mungkin bahkan terlalu banyak. Dengan terjun begitu dalam ke dalam proyek, Anda secara bersamaan menjauhkan diri terlalu jauh untuk masih melihat gambaran besar proyek, kehilangan pandangan keseluruhan dari tugas Anda.

Tidak ada kesulitan dengan ini jika Anda melakukan sesuatu yang Anda rencanakan sendiri – Anda memiliki hak untuk mengubah dan menyimpang dari rencana awal. Masalah muncul ketika, misalnya, Anda menyiapkan sesuatu atas permintaan klien yang memiliki ide spesifik tentang proyek tertentu. Maka ada kemungkinan bahwa Anda akan menciptakan sesuatu yang akan ditolak oleh klien Anda.

Kenapa membuang waktu melakukan sesuatu dua kali ketika Anda bisa menghindarinya? Dengan bekerja sesuai dengan teknik timeboxing, kita melaksanakan setiap tahap proyek dari awal, yang membuat kita tetap berpegang pada asumsi awal dan tetap mempertahankan pandangan keseluruhan dari tugas yang ada.

Disiplin diri – bisa dipelajari

Teknik ini, selain keuntungan yang telah disebutkan sebelumnya, memiliki bonus praktis dalam kehidupan sehari-hari. Ini karena tidak hanya meningkatkan efisiensi kita tetapi juga mengajarkan disiplin diri dan manajemen waktu yang tepat sehingga kita tidak membuangnya pada hal-hal yang tidak perlu atau tidak relevan jika kita tidak mau.

Kapan waktu terbaik untuk menggunakan metode ini?

Timeboxing paling efektif dalam proyek atau tugas multistage yang memakan sedikit waktu dan Anda dapat memasukkannya dalam slot waktu yang sama. Ini juga layak diterapkan dalam hal kewajiban yang memiliki kerangka waktu penyelesaian yang dapat diperkirakan.

Namun, seseorang harus ingat bahwa pengetahuan tentang teknologi saja tidaklah cukup. Dari pengalaman yang saya dapatkan untuk artikel ini, saya dapat menulis bahwa tanpa fokus yang tepat, Anda tidak akan dapat menjaga kotak waktu. Anda perlu menjaga tingkat fokus yang tepat dan tidak membiarkan diri Anda terganggu oleh faktor eksternal, seperti notifikasi di ponsel Anda, undangan kopi dari rekan kerja, atau pemeriksaan cepat email Anda. Kenikmatan dan hal-hal kecil lainnya dapat dilakukan setelah menyelesaikan kotak waktu – kepuasan terjamin (dan dikonfirmasi secara empiris oleh penulis teks ini)!

Jika Anda ingin tetap terhubung, bergabunglah dengan komunitas Facebook kami.