Apa itu diagram RACI?

Pada saat proyek semakin kompleks dan multifaset, serta tim yang terlibat mencakup banyak orang dengan kompetensi yang berbeda, memastikan pembagian tanggung jawab yang jelas menjadi sangat penting. Alat seperti diagram RACI dapat membantu dalam hal ini. Di bawah ini, kami membahas apa sebenarnya solusi ini dan bagaimana ia dapat mendukung operasi Anda.

Diagram RACI – apa alat ini?

Diagram RACI adalah alat manajemen proyek dan organisasi yang dirancang untuk menetapkan orang tertentu untuk tugas atau aktivitas tertentu dalam sebuah proyek atau proses. Penggunaannya membantu mengelola tanggung jawab secara efektif – memberikan kejelasan dalam pembagian, meminimalkan risiko mengabaikan aktivitas yang harus dilakukan, dan meningkatkan komunikasi (ketika satu orang bergantung pada orang lain dengan tanggung jawabnya).

Dengan demikian, penggunaan alat ini memfasilitasi perencanaan dan pemantauan kemajuan, sambil memungkinkan pencapaian tujuan yang ditetapkan. Solusi yang dijelaskan saat ini digunakan oleh perusahaan yang beroperasi di berbagai industri, serta organisasi sektor ketiga yang disebutkan.

Seperti apa diagram RACI?

Seperti apa matriks tanggung jawab akan terlihat dapat disesuaikan dengan tim, proyek, atau organisasi tertentu. Namun, paling sering, itu disajikan dalam bentuk diagram, dengan tugas atau elemen proyek dalam satu dimensi (misalnya, dalam kolom) dan orang atau tim yang ditugaskan kepada mereka di dimensi lainnya (misalnya, dalam baris).

Dalam proyek atau organisasi yang lebih besar, tabel dapat lebih rumit (misalnya, juga mencakup tingkat pengambilan keputusan). Penunjukan yang ditunjukkan di bawah ini (yang menjelaskan nama lain untuk alat ini – RACI) digunakan untuk menunjukkan peran yang ditugaskan kepada setiap orang:

• R – Bertanggung jawab – orang yang diharuskan untuk melaksanakan tugas,
• A – Akuntabel – orang yang harus menerima pelaksanaan tugas tertentu,
• C – Konsultasi – orang yang memiliki pengetahuan khusus dan dapat membantu melaksanakan tugas tertentu,
• I – Diberitahu – orang yang perlu diberitahu tentang kemajuan tugas, tetapi tidak terlibat secara aktif dalam pelaksanaannya.

Manfaat menggunakan diagram RACI

Tujuan utama menggunakan alat yang dijelaskan adalah untuk mendefinisikan dengan tepat siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu, yang menghilangkan ambiguitas dan perbedaan dalam pemahaman tanggung jawab, mengurangi risiko kesalahan (terutama duplikasi tugas atau pengabaian).

Namun, ini bukan satu-satunya manfaat dari pendekatan ini terhadap proyek dan proses yang sedang berlangsung. Diagram RACI juga memungkinkan:

• meningkatkan komunikasi dalam tim – ketika semua orang tahu peran dan tugas yang ditugaskan kepada mereka dan orang lain, komunikasi dan kerjasama sehari-hari menjadi lebih mudah dan lancar,
• memastikan manajemen sumber daya yang efektif – menetapkan tugas individu kepada orang-orang dengan kompetensi terbaik untuk melaksanakannya memungkinkan penggunaan sumber daya yang optimal (dan pada saat yang sama memastikan bahwa tugas dibagi secara merata, jika memungkinkan). Pada saat yang sama, ini mendukung penutupan dalam anggaran yang ditetapkan,
• mengelola risiko secara efektif – dengan menetapkan peran penyetuju (Akuntabel) untuk setiap tugas, orang yang membuat keputusan akhir dapat diidentifikasi dengan akurat dan dengan demikian mencegah masalah potensial,
• mempercepat proses bisnis – alat ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tugas kunci, memungkinkan Anda untuk memikirkan kembali proses bisnis Anda dan menghindari penundaan atau celah yang tidak perlu dalam operasi.

Diagram RACI – ringkasan

Alat yang dimaksud membantu memastikan transparansi dalam distribusi tugas sehingga penundaan dapat diminimalkan, perbedaan dalam pemahaman peran seseorang dapat dihilangkan, dan semua peserta proyek dapat bekerja sama secara harmonis. Namun, saat menggunakan diagram RACI, tugas harus ditugaskan sesuai dengan keterampilan dan kompetensi aktual individu, sehingga setiap anggota tim memiliki peran yang jelas dan tahu apa yang diharapkan dari mereka selama proyek.

Anda juga perlu memastikan bahwa alat ini diperbarui secara teratur seiring dengan kemajuan pekerjaan dan perubahan yang dilakukan pada proyek. Ini akan memastikan adaptasi terhadap situasi yang berubah, mencegah konflik, dan menjaga kelancaran kegiatan yang sedang berlangsung.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.