Apa itu bagan organisasi?

Namun, ada satu elemen lagi yang sangat penting yang mungkin Anda abaikan – struktur efisien yang dibangun oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Struktur ini terdiri dari ketergantungan dan tanggung jawab yang secara efektif divisualisasikan oleh yang disebut sebagai bagan organisasi. Di bawah ini kami menjelaskan apa sebenarnya alat ini, serta menunjukkan manfaat yang dibawanya bagi perusahaan dan institusi yang beroperasi di berbagai industri.

Bagan organisasi – atau apa?

Bagan organisasi bukan hanya gambar sederhana yang langsung, tetapi alat manajemen yang kompleks untuk menggambarkan – tetapi yang paling penting memahami – struktur dari sebuah perusahaan, institusi, atau entitas lainnya. Ini adalah visualisasi grafis dari hierarki (dari tingkat tertinggi hingga terendah), pembagian tanggung jawab serta hubungan antara berbagai entitas (tim atau individu yang berbeda).

Ini adalah sarana yang berguna bagi karyawan (terutama mereka yang baru mulai), karena membantu mereka melihat struktur perusahaan atau institusi dengan jelas mendefinisikan peran setiap unit dan ruang lingkup tanggung jawab serta kompetensi mereka. Ini juga bisa praktis bagi pihak luar (seperti calon investor atau mitra) yang ingin tahu bagaimana sebuah perusahaan atau institusi beroperasi. Esensi dari bagan organisasi, oleh karena itu, terletak pada memastikan transparansi dan manajemen yang efektif dari sumber daya yang ada.

Apa yang terkandung dalam bagan organisasi?

Ada berbagai jenis alat yang dijelaskan (dari hierarkis, fungsional, hingga matriks, yaitu yang fokus pada proyek yang sedang berlangsung). Elemen apa saja yang termasuk tergantung pada kasus spesifik (terutama ukuran entitas dan industri di mana ia beroperasi). Namun, yang paling sering, ini mencakup informasi tentang elemen-elemen seperti:

• eksekutif – di bagian tertinggi dari visualisasi ditempatkan pada posisi eksekutif terpenting yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan kunci yang berkaitan dengan seluruh perusahaan atau institusi. Di sini biasanya muncul orang-orang seperti presiden, wakil presiden, manajer umum (dari area seperti SDM, pemasaran, pengembangan, penjualan, dll.), dan kadang-kadang manajer puncak,
• divisi atau departemen individu – setiap departemen (misalnya, pemasaran, SDM, TI, penjualan, hukum dan kepatuhan, dll.) diwakili oleh blok terpisah, dan di dalamnya terdapat posisi dan peran individu (di dalam departemen juga dapat ada tim yang bertanggung jawab untuk area tertentu, misalnya, di departemen pemasaran tim komunikasi, kinerja, dan jangkauan),
• Pembagian posisi – di dalam setiap departemen atau divisi, posisi spesifik yang ada di perusahaan atau institusi juga dicantumkan (dari direktur hingga spesialis senior dan junior, hingga magang dan pelatihan), sering kali dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada mereka,
• garis komunikasi dan subordinasi – sebagai bagian dari representasi grafis struktur, juga ditunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk melaporkan kegiatannya dan kepada siapa laporan tersebut harus disampaikan,
• kunci/legenda – visualisasi grafis sering kali juga mencakup kunci atau legenda yang menjelaskan arti berbagai simbol dan garis yang digunakan dalam diagram. Ini memudahkan semua pengguna untuk melihat struktur dan memahami arti dari semua elemen yang berbeda.

Mengapa sebuah perusahaan harus memiliki bagan organisasi?

Apa manfaatnya menyiapkan bagan organisasi? Pertama, dengan cara ini karyawan dapat lebih mudah memahami posisi mereka dalam struktur – mereka tahu apa tugas mereka, kepada siapa mereka bertanggung jawab (baik di tingkat dasar maupun tingkat yang lebih tinggi) dan kepada siapa mereka dapat menghubungi jika ada masalah.

Selain itu, jika mereka membutuhkan dukungan dari seseorang di departemen lain, mereka dapat memeriksa sendiri di bagan organisasi siapa yang bertanggung jawab untuk area tertentu dan yakin (dalam kebanyakan kasus) bahwa mereka telah merujuk masalah tersebut kepada orang yang tepat. Dengan cara ini, garis komunikasi dan tanggung jawab yang jelas membantu menghindari kebingungan dan penghentian kerja. Pada saat yang sama, visualisasi grafis yang dijelaskan juga memungkinkan untuk mengidentifikasi area di mana ada kekurangan atau beban kerja yang terlalu banyak, memungkinkan distribusi kegiatan yang lebih efisien.

Bagan organisasi – ringkasan

Dengan mempertimbangkan manfaat yang disebutkan di atas, kita dapat dengan aman mengatakan bahwa mengelola sebuah perusahaan, institusi, atau entitas lain tanpa bagan organisasi akan menjadi tugas yang menakutkan dan sangat sulit. Komunikasi akan lebih berlarut-larut, keputusan akan kurang dipikirkan dengan baik (karena kurangnya pengetahuan penuh tentang struktur dan hubungan internal), dan sumber daya akan dikerahkan dengan cara yang tidak teroptimalkan.

Bagan organisasi memfasilitasi manajemen, sekaligus memungkinkan pemahaman tentang perusahaan atau institusi secara keseluruhan dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dan perubahan dapat diterapkan untuk pertumbuhan dan kesuksesan lebih lanjut. Dengan demikian, setiap perusahaan dan institusi – bahkan yang kecil sekalipun – harus berusaha untuk membuat bagan organisasi yang akurat dan (yang sangat penting) terkini.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.