Bagaimana cara membuat desain singkat yang meningkatkan komunikasi dengan klien Anda?

Ketika berbicara tentang proses kreatif, ada beberapa hambatan seperti miskomunikasi. Ketika seorang desainer dan klien miskomunikasi, proyek dibatalkan, uang terbuang, dan kepercayaan diri semua orang terpengaruh. Selain itu, waktu klien sering terbuang dalam pertemuan di mana parameter desain dibahas dan disempurnakan; ini bisa memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu dalam kasus yang ekstrem. Jadi, bagaimana cara membuat brief desain yang benar-benar meningkatkan komunikasi dengan klien Anda?

Bagaimana cara membuat brief desain – daftar isi:

• Apa itu brief desain?
• Mengapa membuat brief desain?
• Bagaimana cara membuat brief desain?

Ketika Anda meminta seseorang untuk melakukan sesuatu, Anda memberi tahu mereka dengan tepat apa yang Anda butuhkan dari mereka. Anda tidak akan pernah meminta rekan kerja Anda untuk menyampaikan informasi yang mereka tidak sepenuhnya pahami kepada seseorang yang juga bingung.

Jadi, mengapa begitu banyak desainer mencoba berkomunikasi dengan klien sambil kurang jelas? Tidak mungkin menjelaskan kebutuhan Anda dengan jelas tanpa terlebih dahulu menemukan dan memahami kebutuhan tersebut sendiri – tetapi bagaimana Anda menentukan apa yang diinginkan klien jika mereka sendiri tidak yakin?

Kuncinya mungkin adalah mengembangkan brief desain yang dapat diselesaikan bersama oleh klien dan desainer sebelum memulai kontrak desain.

Apa itu brief desain?

Brief desain digunakan untuk mengumpulkan persyaratan yang menginformasikan dan mengarahkan proses kreatif sambil dikelola oleh pelanggan (klien/pengguna). Ini merupakan bagian dari kontrak Anda dengan klien. Semakin baik brief desain, semakin baik hasilnya (solusi desain) akan menjadi.

Brief desain bisa berupa kuesioner, wawancara, atau kombinasi dari keduanya.

Tujuan dari brief desain adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan sedemikian rupa sehingga ada sedikit kejutan dan sedikit ruang untuk interpretasi.

Idealnya, desainer dan klien akan bekerja sama untuk membuat brief desain yang cukup spesifik untuk membimbing arah kreatif mereka dan cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan dalam ruang lingkup.

Mengapa membuat brief desain?

Tujuan dari brief desain bukan hanya untuk mendokumentasikan apa yang diinginkan pelanggan, tetapi juga mengapa mereka menginginkan apa yang mereka inginkan. Brief memungkinkan Anda untuk mengungkap kebutuhan tersembunyi, memastikan harapan yang realistis ditetapkan dari awal, dan merancang solusi yang sesuai dengan penggunaan yang dimaksudkan oleh klien Anda.

Brief desain yang baik dapat mengurangi miskomunikasi selama proyek (yang menghemat waktu dan uang) dan lebih baik mengkomunikasikan proposisi nilai untuk diri Anda sebagai desainer/pemilik bisnis dan klien Anda.

Menjalani proses ini lebih awal memberikan kesempatan untuk penemuan jika tidak ada pengetahuan sebelumnya tentang apa yang Anda lakukan, dan membentuk dasar dari hubungan jangka panjang.

Bagaimana cara membuat brief desain?

1. Kenali klien Anda dan kebutuhan potensial mereka

Pertama, Anda perlu tahu dengan tepat siapa audiens Anda (tim klien). Gunakan pengetahuan ini dan apa yang sudah Anda ketahui tentang mereka (jabatan mereka, perusahaan tempat mereka bekerja, bagaimana mereka sampai di sana) untuk membuat brief desain terbaik yang akan mengurangi kompleksitas dan mempercepat komunikasi klien Anda di awal.

2. Kembangkan brief Anda dengan awal dan akhir dalam pikiran

Selanjutnya, buat penjelasan yang akan Anda sampaikan tentang mengapa brief ini diperlukan. Cara terbaik untuk membuktikan pentingnya brief desain Anda adalah dengan menggambarkan baik masalah mereka maupun solusi yang mungkin.

Ini mungkin tampak berlebihan mengingat adanya brief desain itu sendiri, tetapi penting untuk memastikan bahwa semua orang di pertemuan Anda memahami bahwa kita sedang bekerja menuju solusi.

3. Buat ruang dalam brief Anda untuk menetapkan harapan standar

Menetapkan harapan selama proses desain akan membantu kedua belah pihak merasa tenang jika ada perubahan yang dilakukan di sepanjang jalan. Bangun ke dalam brief desain Anda tempat untuk mendefinisikan dan mendiskusikan harapan.

Pastikan untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka dan menjelajahi jawaban mereka secara mendalam – ini akan membantu Anda memahami kebutuhan implisit mereka serta persyaratan eksplisit (dan hal-hal yang mungkin bahkan tidak mereka sadari mereka inginkan/perlukan).

4. Bangun pertanyaan brief Anda

Ketika mendefinisikan brief desain, pertimbangkan area ini untuk membuat pertanyaan terbaik:

Gunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk membuat serangkaian pertanyaan yang akan Anda gunakan untuk membangun brief desain standar Anda. Jangan takut untuk memberi diri Anda ruang untuk menyesuaikan brief Anda sesuai kebutuhan untuk kebutuhan spesifik apa pun.

5. Dapatkan perspektif luar

Akhirnya, konsultasikan dengan seseorang di luar tim Anda untuk mendapatkan wawasan tambahan tentang apa yang telah Anda bangun. Manfaatkan pemikiran mereka tentang proses desain dan bagaimana brief desain Anda mungkin membingungkan, rumit, atau tidak cukup berkembang.

Apakah itu teman, anggota keluarga, mentor, atau rekan kerja, perspektif ini dapat terbukti berharga saat menyelesaikan brief desain yang asli.

Tingkatkan proses desain Anda & tingkatkan komunikasi klien Anda dengan alat inovatif. Meskipun brief desain dapat merevolusi komunikasi klien dan keseluruhan proses desain, mereka bisa menjadi tantangan untuk dibuat, diterapkan & diikuti pada awalnya. Untungnya, Anda dapat memanfaatkan alat inovatif untuk meningkatkan proses desain & kerjasama klien Anda.

Jika Anda mencari alat digital untuk mempercepat komunikasi Anda dengan klien saat mendesain, lihat Firmbee. Firmbee memiliki modul manajemen proyek yang memungkinkan desainer dan klien mendapatkan pandangan menyeluruh tentang proyek di setiap tahap. Tim di balik Firmbee telah mengembangkan fitur inovatif yang disebut “tautan tamu” – ini adalah tautan yang dikirim ke klien yang memungkinkan mereka melihat proyek, tahap-tahapnya, dan kemajuan.

Dengan tautan tamu, desainer dan klien dapat campur tangan atau memberikan umpan balik terstruktur jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Apakah Anda memiliki tips lain tentang bagaimana meningkatkan komunikasi klien Anda saat mendesain? Atau mungkin Anda memiliki beberapa ide yang harus dicakup dalam brief desain? Bagikan di kolom komentar.

Ingin tetap terhubung dengan konten kami? Bergabunglah dengan komunitas Facebook kami