Manajemen keuangan digital dan akuntansi online | Mendigitalisasi bisnis Anda #5

Manajemen keuangan digital dan akuntansi online semakin populer dalam bisnis. Menurut laporan oleh Sage (2020), 67% usaha kecil dan menengah sudah menggunakan solusi semacam itu. Mari kita lihat lebih dekat mengapa penting untuk menerapkan manajemen keuangan digital dan bagaimana akuntansi online dapat menguntungkan perusahaan Anda. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Akuntansi online – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Tinjauan alat dan perangkat lunak yang tersedia
3. Aspek kunci dalam menerapkan layanan keuangan digital
4. Keamanan data dan ancaman dalam akuntansi online
5. Masa depan manajemen keuangan digital dan akuntansi online
6. Ringkasan

Pendahuluan

Automatisasi proses akuntansi, seperti penerbitan faktur atau penyelesaian pajak, dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi perusahaan Anda. Misalnya, ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan faktur hingga 73%. Selain itu, mengintegrasikan sistem akuntansi online dengan perangkat lain yang digunakan di perusahaan, seperti perangkat lunak CRM, sistem manajemen proyek, sistem manajemen pembayaran, dan HRMS, memungkinkan Anda untuk memusatkan data dan mengontrol keuangan Anda dengan lebih mudah. Selain itu, kemampuan untuk melakukan pembayaran online memperlancar proses manajemen kas dan kolaborasi dengan pemasok dan pelanggan.

Tinjauan alat dan perangkat lunak keuangan digital

Perangkat lunak akuntansi menawarkan banyak fitur. Sebelum Anda memilih perangkat lunak tertentu, ada baiknya untuk memeriksa apakah itu bersertifikat. Ini memastikan bahwa alat tersebut mematuhi peraturan negara tempat Anda berbisnis, dan aman bagi pengusaha. Untuk mengintegrasikan akuntansi online ke dalam bisnis Anda, sangat penting untuk memilih penyedia yang tepat. Beberapa alat yang paling populer termasuk:

1. Xero – alat yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda dengan cepat menerbitkan faktur dan mengintegrasikan dengan berbagai sistem pembayaran. Sayangnya, harganya bisa cukup tinggi untuk usaha kecil, terutama jika mereka ingin menggunakan fitur tambahan.
2. QuickBooks – menyediakan berbagai fungsi, seperti manajemen inventaris dan pelacakan waktu, yang menjadikannya solusi serbaguna untuk berbagai industri. Namun, kelemahan terbesarnya adalah antarmuka program, yang bisa menjadi masalah bagi mereka yang tidak memiliki pengalaman akuntansi.
3. Wave – menawarkan akses gratis untuk menangani fungsi akuntansi dasar, seperti penerbitan faktur dan pelacakan pengeluaran. Namun, ia memiliki fitur yang lebih sedikit dibandingkan dengan alat berbayar lainnya, yang mungkin membatasi kegunaannya untuk bisnis yang lebih menuntut.
4. Firmbee – alat gratis ini memungkinkan Anda melakukan banyak tugas yang memakan waktu dengan cara yang otomatis dan sangat disederhanakan. Ini menawarkan fitur-fitur seperti:

• kontrol biaya karyawan – ini memungkinkan Anda untuk memantau pengeluaran personel, menerapkan tarif individu untuk karyawan dan menghasilkan biaya berdasarkan waktu yang dicatat.
• pembayaran sebagian – memungkinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran secara cicilan, menjaga kontrol atas berapa banyak yang masih harus mereka bayar kembali.
• faktur yang dipersonalisasi – memungkinkan penggunaan Sistem Manajemen Keuangan untuk membuat berbagai faktur dengan mata uang dan tarif pajak yang tidak standar.

Perangkat lunak ini juga menawarkan migrasi data yang mudah dari sistem akuntansi yang ada dan dukungan untuk berbagai jenis bisnis. Pendaftaran di platform ini sederhana dan cepat, dan antarmuka yang intuitif memudahkan penggunaannya, bahkan untuk pengusaha pemula.

Aspek kunci dalam menerapkan layanan keuangan digital

Proses penerapan akuntansi online bisa menuntut. Namun, pada saat yang sama, ini membawa manfaat besar. Namun, penting untuk diingat beberapa aspek kunci yang dapat membantu dalam penerapannya. Pertama-tama, disarankan untuk melibatkan akuntan berpengalaman untuk mendukung penerapan dan memberikan saran di setiap tahap.

Aspek penting lainnya adalah memilih waktu yang tepat untuk memperkenalkan perubahan. Misalnya, akan jauh lebih mudah di awal tahun fiskal daripada di tengah tahun. Ini akan membantu Anda menghindari masalah dengan mentransfer data antara sistem.

Keamanan data dan ancaman dalam akuntansi online

Selain banyak keuntungan dari akuntansi online, ada juga beberapa risiko yang terkait dengan keamanan data. Pengusaha harus menyadari potensi masalah dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk meminimalkan risiko:

• Kehilangan data – Anda perlu ingat untuk mencadangkan data keuangan Anda secara teratur untuk menghindari kehilangan informasi akibat kegagalan sistem, kesalahan operator, atau serangan peretasan. Sebaiknya pilih perangkat lunak yang secara otomatis membuat cadangan di server yang aman.
• Enkripsi data – ada baiknya memilih perangkat lunak yang menggunakan teknik enkripsi canggih untuk melindungi informasi dari akses yang tidak sah.
• Pendidikan dan pelatihan – keamanan data keuangan yang disimpan dan diproses secara digital terancam tidak hanya oleh kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak, tetapi juga oleh penggunaan akuntansi online yang tidak tepat. Oleh karena itu, karyawan yang memiliki akses ke perangkat lunak akuntansi online harus menyadari risiko keamanan siber. Pelatihan reguler dan pembaruan pengetahuan mereka tentang subjek ini adalah bagian penting dari strategi manajemen risiko.

Masa depan manajemen keuangan digital dan akuntansi online

Masa depan akuntansi online tampaknya sangat menjanjikan. Perkembangan teknologi, seperti kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, memungkinkan untuk mengotomatiskan proses. Menciptakan alur kerja otomatis di perusahaan menjadi lebih mudah berkat alat seperti Zapier atau Make.com. Mereka dapat digunakan untuk membangun proses yang disesuaikan, memudahkan penanganan operasi keuangan yang kompleks dan mengelola keuangan. Dengan perkembangan AI dan menurunnya popularitas penyelesaian tunai, kita dapat mengharapkan pertumbuhan eksponensial alat dan perangkat lunak modern dalam beberapa tahun ke depan, yang akan memungkinkan kontrol yang lebih baik atas keuangan perusahaan.

Ringkasan

Akuntansi online semakin menjadi solusi yang populer untuk mengelola keuangan bisnis. Meskipun memiliki beberapa manfaat, ada juga banyak risiko yang terkait dengan keamanan data. Untuk sepenuhnya memanfaatkan keuntungan dari akuntansi online, penting untuk memilih perangkat lunak yang tepat, mengamankan sistem dari ancaman siber, dan secara teratur melatih karyawan. Masa depan bidang ini tampak sangat menjanjikan, yang dapat mengarah pada evolusi dan inovasi lebih lanjut.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.