Piagam proyek adalah hal yang sangat penting dalam manajemen proyek. Mereka memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang tujuan dan sasaran yang terkait dengan proyek. Piagam adalah dokumen penting bagi semua pemangku kepentingan, termasuk Manajer Proyek, anggota tim proyek, serta manajemen organisasi. Ini membentuk dasar formal dari seluruh proyek, karena memberikan Manajer Proyek wewenang untuk memulai dan melanjutkan proyek, serta mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan.
Menurut PMBOK, piagam proyek adalah salah satu dokumen yang paling penting yang menggambarkan strategi proyek. Ini didefinisikan sebagai:
“Dokumen yang dikeluarkan oleh inisiator atau sponsor proyek yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek dan memberikan wewenang kepada manajer proyek untuk menerapkan sumber daya organisasi pada kegiatan proyek.”
Piagam proyek biasanya dirumuskan di awal dan tetap tidak berubah. Meskipun selama pelaksanaan tugas, penyempurnaan kecil diperbolehkan. Namun, apa yang harus menjadi isi dokumen dan bagaimana cara menyiapkannya?
Volume piagam proyek tergantung pada ukuran dan jenis proyek yang dilaksanakan. Namun, harus mencakup elemen-elemen berikut:
Piagam proyek juga harus mencakup informasi kontak untuk Manajer Proyek dan pemangku kepentingan kunci.
Ketika menyiapkan justifikasi singkat untuk memulai proyek, disarankan untuk menggunakan studi kelayakan bisnis yang disiapkan sebelumnya. Ini harus ditulis dalam bahasa yang sederhana sehingga dapat dipahami oleh seseorang yang berurusan dengan proyek untuk pertama kalinya. Biasanya, satu atau dua paragraf penjelasan sudah cukup:
Tidak perlu mencantumkan semua tujuan dalam piagam proyek. Lebih baik fokus pada tujuan utama dan tujuan yang berada di hierarki langsung di bawahnya. Bagaimanapun, deskripsi tujuan proyek dalam studi kelayakan bisnis harus memberikan jawaban atas pertanyaan “Apa yang akan kita lakukan?” yang harus tetap berlaku sepanjang proyek. Tujuan dan sasaran utama menetapkan arah menuju kegiatan yang membentuk proyek. Mereka harus jelas dan terukur serta sejalan dengan target keseluruhan organisasi.
Ruang lingkup proyek yang termasuk dalam piagam mendefinisikan batasan proyek, termasuk apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh proyek. Ini perlu mencakup deskripsi yang jelas tentang hasil proyek dan batasan atau asumsi yang akan mempengaruhinya. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan “Tugas apa yang akan dilaksanakan?” dan “Tugas apa yang tidak akan dilaksanakan?”. Ini sangat penting dalam proyek yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, yang harapan tak terucap tentang hasil proyek dapat terungkap dengan cara ini.
Piagam proyek harus mencakup daftar semua hasil proyek, termasuk deskripsi singkat dari masing-masing dan tujuan spesifik yang mereka tuju. Ini juga harus memiliki garis waktu untuk setiap item, sebaiknya dengan referensi ke tonggak sejarah, serta orang atau tim yang bertanggung jawab untuk menyampaikannya.
Piagam proyek juga harus mencakup jadwal keseluruhan proyek, yang sebaiknya divisualisasikan dengan garis waktu. Di dalamnya, Manajer Proyek harus menandai tanggal mulai dan selesai proyek, tonggak sejarah, atau tanggal yang direncanakan untuk menyampaikan hasil.
Piagam proyek juga harus mencakup anggaran keseluruhan proyek, yang paling sering disajikan dalam bentuk tabel. Ini akan memudahkan untuk menunjukkan:
Bagian ini dari dokumen juga harus merinci alokasi sumber daya, termasuk personel, peralatan, dan fasilitas.
Bagian risiko dari piagam proyek harus menguraikan risiko potensial dan bagaimana cara meresponsnya. Ini termasuk mengidentifikasi risiko potensial, seperti:
Daftar ini membantu pemangku kepentingan memastikan bahwa Manajer Proyek, tim proyek, dan organisasi siap menghadapi masalah potensial dan memiliki rencana untuk mengurangi atau menghindarinya.
Perbedaan antara piagam proyek dan studi kelayakan bisnis terletak terutama pada tujuan untuk mana mereka disiapkan. Piagam proyek adalah dokumen yang memulai proyek, sementara studi kelayakan bisnis menjelaskan mengapa proyek harus dimulai. Piagam mendefinisikan apa yang akan dilakukan dalam proyek, sementara studi kelayakan bisnis menjawab pertanyaan “Untuk tujuan apa?”. Kedua dokumen ini sangat penting untuk pengelolaan proyek yang tepat dan membantu menjadikannya sukses.
Piagam proyek adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai dasar untuk pelaksanaan proyek dan mengesahkan inisiasinya. Ini menguraikan tujuan proyek, sasaran, ruang lingkup, anggaran, alokasi sumber daya, dan jadwal. Ini juga mengidentifikasi risiko dan asumsi potensial, meningkatkan kemungkinan bahwa proyek akan berjalan sesuai rencana.
Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Sebagai Manajer Proyek, Caroline adalah ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasinya dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek yang rumit menjadi kenyataan.
Apakah Anda seorang freelancer yang mencari cara untuk mempromosikan portofolio Anda? Saat ini, tidak hanya…
Manajemen keuangan digital dan akuntansi online semakin populer dalam bisnis. Menurut laporan oleh Sage (2020),…
Organisasi di berbagai industri membangun hubungan dengan calon karyawan, pemasok, dan mitra setiap hari. Mereka…
Ada lebih dari cukup teknik manajemen yang tersedia. Beberapa tampak rumit sementara yang lain sederhana…
Apakah Anda tahu bagaimana cara memulai sebuah LSM? Apakah Anda sudah memikirkannya? Apakah Anda sadar…
Semakin besar perusahaan, semakin banyak posisi HR yang ditawarkannya, yang berarti bahwa terkadang Anda bisa…