5 kesalahan umum dalam penagihan

Kesalahan tidak dapat dihindari. Saat mengeluarkan faktur, kesalahan ini cenderung terjadi dari waktu ke waktu. Kesalahan faktur apa yang paling umum? Bagaimana cara menghindari kesalahan faktur? Apa konsekuensi yang dapat ditimbulkannya? Jika Anda ingin mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, baca artikel kami tentang 5 kesalahan faktur yang umum.

5 kesalahan faktur yang umum – daftar isi

1. Nomor faktur yang salah
2. Data pihak lawan yang tidak tepat
3. Tidak ada informasi tentang metode pembayaran
4. Deskripsi barang atau jasa yang tidak tepat
5. Kesalahan penagihan
6. Ringkasan
7. Lihat cara mengeluarkan faktur dengan Firmbee

Nomor faktur yang salah

Setiap faktur harus memiliki nomor yang unik. Ini adalah sesuatu yang jelas tetapi dalam beberapa situasi, mudah untuk membuat kesalahan faktur ini. Ini terutama berlaku jika Anda menggunakan program seperti Word atau Excel atau program sejenis untuk mengeluarkan faktur. Sekilas, mungkin tampak bahwa ini akan mempermudah pekerjaan faktur Anda. Dalam program semacam itu, Anda dapat menyiapkan template faktur yang sudah jadi, di mana Anda hanya perlu mengubah data saat mengeluarkan dokumen berikutnya. Namun, solusi ini memiliki satu kelemahan besar.

Menimpa file berikutnya dapat menyebabkan Anda kehilangan jejak dalam penomoran. Dan menyimpan faktur sebagai halaman berturut-turut dalam dokumen Word atau lembar berturut-turut di Excel juga dapat menyebabkan ketidakakuratan.

Apa kesalahan faktur yang paling umum dalam penomoran faktur? Ada dua jenis: nomor faktur duplikat dan kekosongan dalam penomoran. Kedua kesalahan faktur ini dapat memiliki konsekuensi yang tidak menyenangkan ketika otoritas pajak memeriksanya. Penomoran yang mengandung kekosongan dapat menunjukkan bahwa tidak semua faktur yang dikeluarkan termasuk dalam perhitungan pajak. Kekosongan dalam penomoran akan menimbulkan keraguan serius bahkan jika itu tidak disengaja dan tidak dimaksudkan untuk menyesatkan otoritas pajak.

Jenis kesalahan kedua, yaitu, dua atau lebih faktur dengan nomor yang sama tetapi konten yang berbeda, juga dapat menunjukkan bahwa mereka dikeluarkan dengan cara yang disengaja untuk menghindari pajak. Dalam hal ini, mungkin juga ada masalah dengan pencatatan faktur semacam itu, karena perangkat lunak akuntansi mungkin tidak mengizinkan Anda untuk memasukkan dua atau lebih dokumen dengan nomor yang sama.

Memperbaiki kelalaian semacam itu mungkin tidak mudah, terutama jika Anda sudah mengirimkan faktur yang salah kepada pelanggan Anda dan baru kemudian menyadari bahwa Anda memiliki penomoran yang salah. Mereka tidak terlalu mempermasalahkan hal ini, karena mereka tidak memeriksa penomoran faktur Anda yang benar. Oleh karena itu, mereka dapat membayar faktur semacam itu tanpa masalah. Namun, dalam kasus audit pajak, Anda mungkin akan dikenakan sanksi untuk itu. Itulah sebabnya lebih baik untuk mencegahnya, misalnya, dengan menggunakan program atau aplikasi faktur di mana penomoran akan ditetapkan secara otomatis. Dengan cara ini, Anda akan menghindari kesalahan faktur dan Anda akan yakin bahwa Anda tidak mengeluarkan faktur dengan nomor yang salah.

Data pihak lawan yang tidak tepat

Kita hanyalah manusia dan kesalahan terjadi pada kita semua dari waktu ke waktu. Itu bisa berupa kesalahan ketik dalam nama perusahaan yang Anda faktur atau salah eja nama pelanggan Anda. Salah satu yang umum adalah alamat kontraktor yang salah. Dalam hal ini, bisa ada berbagai kesalahan: nomor bangunan yang salah, kode pos yang salah, nama jalan yang salah, atau bahkan nama kota yang salah dari kantor pusat perusahaan. Bisa juga terjadi bahwa Anda menulis nomor identifikasi pajak yang salah dari pelanggan Anda di faktur.

Sepertinya ini hanya hal kecil. Tetapi tidak ada yang suka ketika nama atau nama belakang mereka mengandung kesalahan ejaan. Selain itu, kesalahan ini dapat menyebabkan konsekuensi pajak. Data kontraktor yang tidak tepat dapat membuatnya tidak dapat mengenali faktur tersebut sebagai biaya bisnisnya. Dalam hal ini, perlu untuk memperbaiki data tersebut. Ini akan memperpanjang waktu yang Anda harus tunggu untuk pembayaran faktur tersebut, karena pelanggan Anda mungkin menahan pembayaran sampai mereka menerima dokumen dengan data yang benar.

Jenis kesalahan lainnya adalah mengeluarkan faktur kepada data penerima yang sama sekali berbeda. Ini dapat terjadi terutama ketika faktur dibuat secara manual dengan menimpa data dalam file. Dalam hal ini, jumlah barang atau jasa yang dijual yang benar dicantumkan di faktur, tetapi data penerima tetap dari faktur sebelumnya.

Kelalaian ini dapat menyebabkan Anda mengirimkan faktur tersebut kepada penerima yang salah, yang tidak membeli barang yang terdaftar di dalamnya dari Anda. Anda juga dapat mengirimkannya kepada kontraktor yang telah membeli dari Anda, tetapi informasi penerima akan salah di faktur tersebut. Sampai Anda memperbaikinya, Anda tentu tidak dapat mengharapkan untuk menerima pembayaran untuk faktur semacam itu.

Bagaimana cara menghindarinya? Di sinilah program faktur dapat membantu Anda. Anda dapat menggunakannya untuk membuat database pelanggan Anda. Anda hanya perlu memeriksa data mereka sekali, sehingga Anda dapat mengeluarkan faktur tanpa kesalahan di kemudian hari. Beberapa program memungkinkan Anda untuk mengunduh data perusahaan dari catatan pemerintah, sehingga Anda dapat menghindari kesalahan ini saat mengeluarkan faktur.

Tidak ada informasi tentang metode pembayaran

Semua orang suka memiliki uang yang disetorkan ke rekening mereka. Tetapi kekurangan informasi tentang cara membayar dapat membuat pembayaran faktur menjadi tidak mungkin.

Di sinilah berbagai kesalahan dapat terjadi, mulai dari tidak memiliki nomor rekening bank hingga nomor rekening yang salah hingga tidak mengetahui kapan dan bagaimana membayar faktur. Ketidakakuratan di sini dapat memiliki berbagai konsekuensi. Melewatkan tanggal jatuh tempo kemungkinan akan mengakibatkan pelanggan membayar Anda untuk faktur dalam batas waktu yang sah. Tetapi nomor rekening yang salah atau bahkan tidak adanya nomor rekening akan mengakibatkan kontraktor tidak dapat membayar Anda. Hanya ketika Anda memperbaiki atau melengkapi data ini, Anda dapat mengharapkan pembayaran untuk faktur tersebut.

Deskripsi barang atau jasa yang tidak tepat

Faktur harus mengandung deskripsi yang akurat tentang barang dan jasa yang dijual. Sementara dalam kasus barang kesalahan jauh lebih jarang, deskripsi yang baik tentang jasa dapat menyebabkan banyak masalah. Pelanggan Anda tidak boleh ragu bahwa mereka membayar untuk apa yang mereka pesan. Itulah sebabnya data di faktur harus sesuai dengan data di pesanan.

Tergantung pada prosedur yang dimiliki kontraktor Anda, beberapa mungkin memerlukan deskripsi yang lebih rinci tentang layanan yang Anda berikan, sementara yang lain mungkin tidak. Namun, adalah ide yang baik untuk memastikan akurasi agar Anda tidak mengalami masalah dalam menerima pembayaran di kemudian hari. Deskripsi yang tidak tepat perlu diperbaiki, yang mungkin memakan waktu. Akibatnya, Anda mungkin menerima pembayaran untuk faktur semacam itu lebih lambat dari yang Anda harapkan. Solusi untuk masalah ini mungkin adalah membuat katalog barang yang dijual dan deskripsi yang akurat tentang masing-masing layanan. Dengan cara ini, Anda akan selalu memiliki deskripsi yang jelas dan terbaca tentang penawaran Anda di faktur.

Kesalahan penagihan

Sebuah faktur tidak boleh mengandung kesalahan akuntansi, tetapi situasi ini dapat terjadi. Ada beberapa tempat di mana kesalahan ini paling sering muncul. Ini termasuk jumlah total yang harus dibayar. Ini mungkin dijumlahkan dengan salah, membuat faktur menjadi kurang atau lebih dari yang seharusnya. Tidak ada dari kedua opsi ini yang menguntungkan. Mengapa? Karena itu mencerminkan buruk pada orang yang mengeluarkan faktur.

Memang mungkin bahwa pelanggan tidak memeriksa dengan cermat apakah dokumen yang dikeluarkan oleh Anda tidak mengandung kesalahan akuntansi dan membayar untuk faktur semacam itu. Tetapi sebagai hasilnya, Anda mungkin menerima terlalu sedikit atau terlalu banyak uang. Dalam kasus pertama, Anda harus meminta pelanggan untuk membayar lebih, yang mungkin membuat Anda terlihat buruk. Dalam kasus kedua, pelanggan mungkin meminta pengembalian uang dari kelebihan pembayaran, yang dapat mencerminkan buruk pada reputasi perusahaan Anda. Dalam kedua kasus, faktur semacam itu mungkin ditantang oleh audit pajak, jadi lebih baik untuk menghindarinya.

Tempat lain di mana kesalahan akuntansi terjadi pada faktur adalah dalam perhitungan nilai barang yang dijual. Dalam hal ini, mungkin ada kesalahan dalam mengalikan jumlah barang dan harga per satuan. Ini paling sering terjadi ketika perhitungan dilakukan secara manual. Kesalahan juga dapat terjadi saat menghitung nilai PPN. Menggunakan program faktur akan membantu Anda menghindari kesalahan faktur semacam itu karena perhitungan dilakukan secara otomatis di sana.

Kesalahan faktur – ringkasan

Kesalahan faktur terjadi pada semua orang. Namun, Anda harus menyadari bahwa mereka dapat memiliki konsekuensi hukum. Kesalahan faktur juga berkontribusi pada keterlambatan pembayaran dan dapat berdampak negatif pada kredibilitas perusahaan Anda. Salah satu solusinya adalah menggunakan platform faktur yang didedikasikan yang mengotomatiskan banyak proses dan pada saat yang sama memungkinkan Anda untuk menghindari kesalahan dasar.

Baca juga: Apa yang harus disertakan dalam faktur? – 12 elemen penting

Lihat cara mengeluarkan faktur dengan Firmbee:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.