Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim | #32 Memulai manajemen proyek

Ketika bekerja dengan tim tidak berjalan seperti seharusnya, Manajer Proyek perlu mendiagnosis masalah secepat mungkin. Apa yang menyebabkan emosi negatif dalam tim? Apa pengaruh sikap Manajer Proyek terhadap situasi? Dan emosi apa yang dia rasakan? Apakah masalah disebabkan oleh karakter yang bertentangan, pandangan dunia yang berbeda, atau ketidakmampuan anggota tim untuk bekerja sama?

Tantangan yang dihadapi Manajer Proyek saat bekerja dengan tim – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Emosi negatif dalam tim
3. Emosi seorang Manajer Proyek
4. Masalah interpersonal
5. Ringkasan

Pendahuluan

Kolaborasi seorang Manajer Proyek dengan tim adalah tantangan tidak hanya karena tugas dan tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan dan pemangku kepentingan. Hari ini, mari kita lihat emosi sulit yang menyertai dinamika tim, masalah yang mereka timbulkan, serta melihat cara untuk mengatasi ketegangan yang muncul.

Sangat sering sumber masalah yang paling dalam berkaitan dengan masalah komunikasi dalam tim, sementara solusinya adalah kemampuan untuk melihatnya dan melakukan percakapan yang produktif. Emosi apa yang harus diperhatikan khususnya oleh seorang Manajer Proyek?

Emosi negatif dalam tim

Anda tidak boleh pernah melebih-lebihkan suasana baik dalam sebuah tim. Namun, bagaimana cara mendeteksi tanda-tanda awal perubahan untuk merespons emosi yang tidak menguntungkan dan kekecewaan yang dapat menyebabkan kurangnya komitmen dan ketidakberdayaan untuk terus berpartisipasi dalam proyek?

Dispersi

Distraksi tim mungkin tidak terlihat jelas bagi Manajer Proyek pada pandangan pertama. Sebaliknya, dalam tim yang tidak cukup fokus pada tugasnya, mungkin ada suasana yang penuh dengan keramahan dan humor. Sayangnya, indikator yang diamati selama pemantauan proyek akan menunjukkan tanpa ampun bahwa interaksi yang berlebihan, membahas topik pribadi, dan mendiskusikan tugas seorang karyawan oleh seluruh tim tidak berkontribusi pada hasil kerja proyek yang baik.

Terkadang, distraksi muncul sementara. Jika itu terjadi selama musim liburan atau sekitar hari libur, tidak mungkin menemukan penyebab yang benar-benar mengkhawatirkan. Sebaliknya, jika situasi tersebut berlanjut, Anda harus mencari penyebab di antara:

• jumlah dan kesulitan tugas yang dilakukan oleh tim – mungkin ada terlalu sedikit dan tugas yang mudah, sehingga anggota tim tidak fokus pada penyelesaiannya, dan menghabiskan sebagian besar waktu mereka dalam rapat, percakapan, dan pertukaran meme yang tidak terlalu produktif; masalah ini dapat diselesaikan dengan meningkatkan jumlah tugas, mengurangi durasi rapat yang dijadwalkan, atau memperkenalkan hari tanpa rapat,
• kehadiran seorang pelawak – mungkin seorang karyawan baru atau dua orang dengan kepribadian pelawak bergabung dengan tim? Maka, percakapan dan menarik perhatian pada masalah tersebut, atau melibatkan mereka sebagian dalam tugas yang terkait dengan proyek lain, seharusnya cukup,
• kehadiran seorang pelaku berkinerja tinggi atau orang yang dilatih ulang – ketika tidak diakui oleh Manajer Proyek, mereka mendapatkan jumlah tugas yang sama dengan anggota tim lainnya. Tanpa tantangan yang cukup, orang-orang seperti itu mulai merasa bosan, kemudian mengalihkan perhatian dan mendemotivasi anggota tim proyek lainnya.

Stres

Jika anggota tim terus-menerus bekerja di bawah tekanan, masalah dengan mengendalikan emosi mereka sendiri dengan cepat muncul. Menurut Laporan Manajemen Kerja Wrike 2015, penyebab stres yang paling umum saat bekerja dengan tim adalah:

52% – kurangnya informasi yang diperlukan,

51% – masalah dengan memprioritaskan tugas

49% – tuntutan yang tidak realistis,

47% – tenggat waktu tugas yang terus berubah,

44% – manajemen yang tidak jelas dan tanggung jawab yang tidak jelas untuk tugas.

Oleh karena itu, laporan tersebut menunjukkan bahwa penyebab utama stres tidak terletak pada jenis tugas yang dilakukan, tetapi dalam sirkulasi informasi proyek. Dan meskipun diharapkan bahwa, berkat penyebaran perangkat lunak manajemen proyek seperti Firmbee, komunikasi dalam tim telah meningkat, tetap saja tidak ada salahnya untuk tidak meremehkan faktor ini.

Kekurangan komitmen

Keterlibatan tim dalam tugas yang dilakukan bersama juga terkait langsung dengan komunikasi yang baik dalam tim. Ketika setiap orang tahu:

• cakupan aktivitas mereka,
• kepada siapa harus menghubungi jika ada masalah, dan
• tujuan dari tindakan mereka,

mereka tidak mungkin berada dalam bahaya menurunnya motivasi dan komitmen terhadap pekerjaan proyek.

Dan ini, pada gilirannya, tidak didorong oleh kurangnya dukungan timbal balik, serta masalah yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh dan hibrida.

Emosi seorang Manajer Proyek

Jika, sebagai seorang Manajer Proyek, Anda kesulitan menemukan penyebab masalah saat bekerja dengan tim, mungkin Anda harus mengubah area pencarian Anda dan mulai sedekat mungkin: dengan melihat lebih dekat pada kebiasaan, perilaku, dan motivasi Anda.

Peningkatan tanggung jawab dan ketidakmampuan untuk mengendalikan banyak parameter pelaksanaan proyek adalah alasan paling umum untuk masalah emosional dalam pekerjaan seorang Manajer Proyek.

Bekerja dengan tim dapat menunjukkan kelelahan kerja. Sebanyak 75% karyawan mengalaminya, dan Manajer Proyek berada pada risiko lebih tinggi karena tuntutan dan tekanan tinggi dalam pekerjaan mereka. Kelelahan dapat diterjemahkan menjadi:

• kelelahan yang konstan,
• iritabilitas,
• agresi,
• ketidaksabaran,
• alienasi yang semakin dalam dan perasaan terasing.

Untuk memperburuk keadaan, sikap negatif Manajer Proyek secara langsung berdampak pada suasana tim, meningkatkan tingkat stres bersama dengan memburuknya konflik antara anggota tim proyek.

Masalah interpersonal

Emosi apa dalam hubungan interpersonal yang paling mengancam kelancaran fungsi tim proyek? Kemarahan dapat menyebabkan konflik pribadi dan kurangnya kerjasama tim. Kecemasan menyebabkan kurangnya komitmen dan penghindaran tanggung jawab. Frustrasi dapat menghancurkan motivasi dan keinginan untuk bekerja.

Sumber-sumbernya dalam pekerjaan tim proyek paling sering adalah:

1. Konflik pribadi antara anggota tim – dapat berasal dari perbedaan gaya kerja, ketidaksepakatan pribadi serta kurangnya rasa hormat terhadap batasan.
2. Kekurangan keterlibatan satu orang dalam pekerjaan tim – dapat diakibatkan oleh motivasi yang tidak cukup, kesalahpahaman tentang tujuan atau pengecualian dari partisipasi dalam pengambilan keputusan.
3. Konflik antara Manajer Proyek dan tim – dapat berasal dari harapan yang berlebihan, persyaratan yang tidak jelas, atau kehadiran seseorang dalam tim yang bercita-cita untuk peran kepemimpinan.

Untuk menyelesaikan masalah ini, Manajer Proyek harus mempromosikan budaya keterbukaan dan rasa hormat, serta ingat untuk melibatkan semua anggota tim. Baik mereka yang tidak berbicara ketika tidak diminta maupun mereka yang selalu berusaha untuk berbicara untuk diri mereka sendiri dan tim.

Ringkasan

Manajemen emosi memainkan peran yang sangat besar dalam kerja tim. Distraksi, stres, dan kurangnya komitmen, serta kemarahan, kecemasan, dan frustrasi, dapat menyebabkan masalah interpersonal dan kurangnya komitmen. Untuk menyelesaikan masalah ini, seorang Manajer Proyek harus mengamati tidak hanya tim tetapi juga dirinya sendiri, dengan memperhatikan gejala kelelahan. Kunci untuk memelihara emosi adalah komunikasi yang baik, mempromosikan keterbukaan dan rasa hormat, serta memastikan bahwa semua anggota tim terlibat dan termotivasi untuk bekerja pada proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.