Bagaimana cara menggunakan tonggak dengan benar dalam sebuah proyek? | #19 Memulai manajemen proyek

Siklus hidup proyek mengandung banyak momen yang menentukan. Tim proyek, bersama dengan Manajer Proyek dan pemangku kepentingan, menjawab pertanyaan apakah tahap tertentu dari proyek telah diselesaikan. Apakah semua kriteria penerimaan telah terpenuhi? Apakah ada yang masih perlu diperbaiki atau apakah mungkin untuk melanjutkan? Momen-momen ini ditandai dengan tonggak – awal dan akhir.

Tonggak dalam proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Sejarah tonggak
3. Peran tonggak
4. Menetapkan tonggak
5. Tonggak dalam proyek – ringkasan

Pendahuluan

Setiap tonggak hingga saat ini menandai titik penting pada peta pelaksanaan proyek. Ini mencakup awal proyek, pertemuan tim, penandatanganan kontrak, atau penyelesaian tahap penting pengujian yang menyertai pelaksanaan produk atau layanan. Tetapi mengapa penting untuk mendefinisikannya sedini mungkin pada tahap perencanaan proyek?

Sejarah tonggak

Ide tentang tonggak – nama dan simbol dari momen kunci dalam proyek – diambil dari praktik orang Romawi kuno. Mereka menandai luasnya peradaban mereka dengan tonggak, dan pada saat yang sama memetakan wilayah yang mereka lalui.

Orang Romawi mendirikan kolom batu di sepanjang jalan pada jarak yang teratur, merata setiap mil. Mereka tidak hanya berfungsi untuk menandai rute tetapi juga untuk menunjukkan jarak dari Roma atau ibu kota provinsi di mana mereka ditempatkan. Secara analogis, tonggak simbolis proyek menunjukkan seberapa banyak pekerjaan yang sudah kita lakukan dan memberikan gambaran tentang jalan menuju tugas.

Peran tonggak

Tonggak menandai momen kritis di jalan yang mengarah dari inisiasi ke tujuan proyek. Oleh karena itu, seperti papan petunjuk Romawi, tonggak dalam proyek tidak dapat terjadi terlalu sering. Ini karena mereka memiliki beberapa fungsi kunci dalam proyek:

• memberikan kesempatan untuk debriefing – pencapaian titik pemeriksaan sering kali dikombinasikan dengan pertemuan tim, di mana anggota tim membicarakan pengamatan mereka tentang kemajuan pekerjaan mereka dan mempertimbangkan bagaimana meningkatkan kerja sama dalam tim,
• menjadi alat motivasi yang kuat – karena tonggak menandai tujuan jangka pendek dan menengah, mereka memotivasi lebih efektif daripada tujuan jauh yang membimbing penyelesaian seluruh proyek. Mereka juga memungkinkan seseorang untuk menyadari seberapa banyak yang telah dicapai,
• menyajikan kemajuan proyek – sangat sering penyelesaian tonggak disertai dengan pengiriman informasi atau laporan kepada pemangku kepentingan tentang status proyek.

Menetapkan tonggak

Jadi bagaimana cara menetapkan tonggak dengan volume dan frekuensi yang tepat? Tidak ada aturan universal di sini, tetapi saat menentukan mereka, perangkat lunak di mana kita membuat jadwal proyek dan rencana sangat berguna.

1. Tujuan – Tonggak paling mudah diambil jika kita mulai dengan membuat daftar panjang tugas-tugas terpenting, dan kemudian mengelompokkannya menjadi keseluruhan yang lebih besar yang dilaksanakan pada waktu yang sama. Dengan cara ini, kita akan mengisolasi tujuan dan momen pencapaiannya akan memungkinkan kita untuk menetapkan tonggak.
2. Tugas Kunci – Pertama-tama, perhatikan tonggak untuk menandai tugas kritis tanpa mana proyek tidak dapat dilanjutkan. Itulah sebabnya sangat penting untuk tidak hanya mendefinisikan apa yang harus dicapai agar tonggak itu ada, tetapi juga untuk mendefinisikan rencana kontinjensi yang akan memberikan jalan keluar jika ada tonggak yang terlewat.
3. Komitmen Tim – Biasanya dibutuhkan seluruh tim untuk mencapai tonggak yang terdefinisi dengan baik.
4. Jarak Waktu – pencapaian tonggak yang berurutan harus berjalan cukup merata untuk proyek, baik untuk efek motivasi mereka maupun ritme tim.

Ringkasan

Tanggal penyelesaian untuk setiap tonggak adalah alat penting untuk mengelola proyek, meningkatkan motivasi tim dan memantau kemajuan kerja. Pilihlah dengan hati-hati dan definisikan dengan baik. Ini akan memastikan bahwa setiap tonggak yang dicapai akan menjadi perayaan keberhasilan tim, serta penutupan fase penting proyek yang membuka area penyelesaian tugas berikutnya.

Apakah Anda tertarik dengan manajemen proyek? Ikuti seri kami agar Anda tidak ketinggalan artikel apa pun.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.