Definisi keberhasilan dalam manajemen proyek | #9 Memulai manajemen proyek

Apa artinya sebuah proyek dianggap sukses? Apakah satu-satunya kriterianya adalah pengiriman hasil dalam waktu yang ditentukan dan penutupan pengeluaran dalam anggaran yang direncanakan? Tapi bagaimana jika tujuan yang direalisasikan dari proyek tersebut tidak memenuhi harapan klien? Atau sebaliknya, tidak memenuhi kriteria yang dianggap penting oleh para pemangku kepentingan? Dalam artikel hari ini, kita membahas definisi kesuksesan dalam manajemen proyek.

Definisi kesuksesan dalam manajemen proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Definisi kesuksesan proyek
3. Definisi penyelesaian vs. kriteria penerimaan
4. KPIS. Indikator tertinggal
5. Ringkasan

Pendahuluan

Setiap proyek diatur oleh hukum-hukumnya sendiri. Oleh karena itu, serta metode pelaksanaan proyek – kita perlu memilih dan menyesuaikan kriteria kesuksesan, setiap kali sesuai dengan spesifikasi proyek tertentu. Di satu sisi, mungkin sangat penting untuk membuat definisi teknis penyelesaian, di sisi lain – kriteria penerimaan yang dirumuskan dari sudut pandang penerima hasil proyek. Untuk banyak proyek, di sisi lain, sama pentingnya untuk membuat KPI yang sesuai, yaitu indikator kinerja utama, yang memungkinkan penilaian multidimensional terhadap pelaksanaan proyek.

Definisi kesuksesan proyek

Sudah saat bekerja pada visi proyek, para pemangku kepentingan bertanya-tanya apa definisi kesuksesan yang akan ada. Untuk banyak proyek, waktu akan menjadi kunci – lagipula, apa gunanya mengorganisir pesta Natal yang mewah untuk investor jika itu berlangsung di bulan Januari? Mungkin melebihi anggaran akan kurang penting dalam hal ini dibandingkan dengan keterlambatan satu hari.

Dalam kasus pelaksanaan bal amal, mungkin akan menjadi sebaliknya – kita dapat menunda tanggal acara untuk mengurangi biaya penyewaan aula. Jika, lagi-lagi, kita mengorganisir pesta yang bertujuan untuk mencicipi produk lokal, baik waktu maupun biaya pelaksanaan harus mengalah pada prioritas kualitas. Kita perlu menyeimbangkan organisasi dengan ketersediaan makanan musiman terbaik.

Bagaimanapun, menurut PMBOK, penentu terpenting dari kesuksesan proyek adalah hasilnya yang dilihat dari perspektif klien atau, dalam kasus proyek internal, dari perspektif pengguna akhir. Tapi bagaimana cara membuat definisi kesuksesan dalam manajemen proyek sehingga dapat menemani tim proyek saat mereka bekerja pada tugas-tugas rinci, dan pada saat yang sama jelas bagi para pemangku kepentingan?

Definisi penyelesaian vs. kriteria penerimaan

Definisi kesuksesan dalam manajemen proyek biasanya diciptakan oleh Manajer Proyek bekerja sama dengan para pemangku kepentingan. Mereka adalah orang-orang yang harus setuju untuk menetapkan kriteria yang harus dipenuhi oleh hasil akhir agar dianggap sukses. Pendapat mereka juga sangat penting saat mengevaluasi hasil.

Oleh karena itu, penting bahwa saat memulai proyek, sejelas mungkin tidak hanya apa hasil yang diharapkan, tetapi juga bagaimana itu akan diperiksa untuk melihat apakah memenuhi kriteria kesuksesan. Untuk membuat poin ini lebih jelas, kita akan menggunakan terminologi yang digunakan dalam proyek Scrum. Ini adalah “definisi penyelesaian” dan “kriteria penerimaan.” Perbedaan antara keduanya dapat dilihat dengan jelas ketika kita mempertimbangkan contoh proyek yang bertujuan untuk membuat situs web perusahaan.

Definisi penyelesaian akan memberikan deskripsi teknis situs: itu akan diamankan dengan baik, akan terdiri dari halaman utama dan empat subhalaman, dan akan ada panel login untuk klien di bagian header. Dengan kata lain, dengan definisi penyelesaian, tim proyek tahu apa yang akan mereka laksanakan.

Di sisi lain, dengan mendefinisikan kriteria penerimaan dengan jelas, tim proyek tahu mengapa mereka akan melakukan semua aktivitas ini dan bagaimana pekerjaan yang dilakukan akan diterjemahkan menjadi nilai bisnis. Kriteria penerimaan akan digunakan untuk memeriksa apakah hasil proyek memuaskan dari sudut pandang pengguna. Menggunakan contoh di atas, situs web akan ditampilkan dengan mudah di berbagai perangkat dan akan memungkinkan pengguna untuk masuk ke panel pelanggan setelah memasukkan nama pengguna dan kata sandi.

Kembali sejenak ke contoh mengorganisir acara, definisi penyelesaian proyek mungkin mencakup, misalnya:

• tanggal dan tempat acara,
• jumlah tamu untuk siapa tempat telah disiapkan,
• menu,
• acara musik yang disediakan.

Kriteria penerimaan, di sisi lain, dapat berkaitan dengan pengalaman yang diharapkan dari peserta pesta, misalnya:

• kebersihan ruangan,
• kualitas minuman yang disajikan,
• penyajian makanan secara bersamaan kepada semua tamu yang duduk di satu meja.

KPIS. Indikator tertinggal

Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah penentu kunci kesuksesan dalam manajemen proyek untuk menilai apakah tujuan dasarnya terpenuhi. Indikator tertinggal dapat digunakan untuk menilai kesuksesan pelaksanaan proyek. Memprediksi nilai akhir KPI memungkinkan untuk mendefinisikan kriteria minimum yang harus dipenuhi untuk berbicara tentang kesuksesan proyek. Namun, mereka hanya cocok untuk mengevaluasi hasil yang terukur seperti:

• biaya pelaksanaan tugas
• ketepatan waktu pelaksanaan
• jumlah jam kerja atau sumber daya lain yang digunakan untuk melaksanakan proyek
• beban lingkungan
• konversi input tenaga kerja menjadi keuntungan bagi organisasi.

Ada ratusan indikator yang digunakan dalam praktik manajemen untuk tujuan ini, pemilihannya di awal proyek adalah salah satu tugas penting Manajer Proyek. Lagipula, tujuannya bukan untuk mengukur segalanya, tetapi hanya apa yang benar-benar memberikan informasi relevan tentang status proyek dan kesuksesan dalam manajemen proyek. Seharusnya tidak lebih dari 20, sementara dalam kasus proyek yang lebih kecil, jumlahnya seharusnya tidak melebihi 5.

Ringkasan

Kesuksesan dalam manajemen proyek tidak hanya bergantung pada usaha yang dilakukan, situasi pasar, dan kepemimpinan yang efektif. Juga sangat penting untuk mendefinisikan dengan akurat apa yang kita anggap sebagai kesuksesan. Dan bahkan faktor tambahan yang tidak dapat diprediksi. Bagaimanapun, dari sudut pandang pelanggan, solusi improvisasi yang dilakukan pada menit terakhir bisa sangat memuaskan. Namun, lebih baik kita meninggalkan improvisasi di antara strategi berani untuk menyelamatkan proyek pada menit terakhir yang terancam gagal, daripada menerapkan definisi kesuksesan dan penyelesaian proyek yang dipikirkan dengan matang, serta kriteria penerimaan yang dirumuskan dengan baik setiap hari.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.