Menjalankan bisnis tidak terpisahkan dari penerbitan faktur dan ini datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa adalah yang biasa kita kenal, sementara yang lain harus kita terbitkan hanya sekali dalam waktu yang lama. Namun, sebagai profesional, kita harus tahu bagaimana memilih dan menerbitkan semua jenis. Artikel ini akan menguraikan dasar-dasar yang diperlukan untuk membantu Anda membedakan dan dengan cepat memilih jenis faktur yang tepat.
Faktur proforma, atau seperti yang beberapa orang sebut sebagai faktur awal, adalah solusi yang dirancang untuk menampilkan penawaran Anda kepada pelanggan. Jika mereka menerima syarat dan ketentuan Anda, mereka akan membayar faktur tersebut dan Anda dapat mengirimkan barang atau jasa yang terperinci.
Jika pelanggan tidak menerima syarat dan ketentuan Anda, mereka tidak perlu membayar. Ini karena penerbitan faktur proforma tidak mewajibkan pelanggan untuk membayar atau menciptakan kewajiban pajak apapun.
Apa syarat yang mengimplikasikan kewajiban tersebut? Hanya ketika pelanggan membayar faktur proforma. Dalam hal ini, Anda harus menerbitkan faktur normal dan membayar semua pajak yang terkait dengan penjualan. Apa yang Anda dapatkan adalah uang bahkan sebelum pemrosesan pesanan. Bagaimana dengan pelanggan Anda? Mereka juga diuntungkan karena faktur proforma memungkinkan pelanggan untuk dengan mudah dan bebas membandingkan penawaran dari beberapa perusahaan untuk memilih yang tepat.
Dalam pandangan pertama, faktur pembayaran di muka mirip dengan proforma. Tetapi jika Anda melihat lebih dekat, Anda akan menemukan bahwa mereka berbeda. Faktur pembayaran di muka melibatkan kewajiban untuk membayar, sementara faktur proforma hanyalah proposal untuk memasuki kontrak penjualan.
Kapan faktur pembayaran di muka adalah pilihan yang baik? Tentu saja, jika Anda perlu menginvestasikan sumber daya keuangan yang signifikan, dari sudut pandang Anda, untuk menyelesaikan pesanan. Faktur pembayaran di muka memungkinkan Anda untuk menerima sebagian dari pembayaran dari pelanggan bahkan sebelum menjual barang atau jasa. Ini akan berdampak positif pada likuiditas Anda, terutama saat memproses pesanan besar. Anda dapat menetapkan nilai sebagai persentase tertentu dari total pesanan. Ini memberi Anda lebih banyak kepastian bahwa pelanggan Anda tidak akan menarik diri dari kontrak, karena jika tidak, mereka akan kehilangan uang yang sudah dibayarkan.
Ini adalah faktur biasa tetapi tidak bisa hilang dari daftar ini. Dalam transaksi komersial, faktur semacam ini paling sering terjadi. Itulah dokumen yang kita semua pikirkan ketika kita mendengar istilah faktur. Seperti jenis faktur lainnya, ia berisi semua 12 elemen yang diperlukan oleh setiap faktur. Ini mendokumentasikan peristiwa bisnis yang terjadi antara penjual dan pembeli. Faktur semacam ini dapat mencakup penjualan barang dan penyediaan jasa.
Jenis faktur ini sangat umum untuk penyediaan jasa. Ini diterbitkan pada setiap periode yang telah ditentukan. Paling sering itu adalah bulanan tetapi Anda juga dapat menemukan faktur mingguan, triwulanan, atau tahunan. Ini biasanya muncul dalam kasus berbagai langganan.
Biaya untuk setiap bulan ditetapkan di muka, jadi Anda tahu segera berapa jumlah yang harus dibayar. Fitur faktur berulang ini membuatnya sangat mudah untuk mengotomatiskan penerbitan jenis faktur semacam ini. Dengan menggunakan aplikasi faktur, proses penerbitan faktur berulang dapat menjadi sangat sederhana. Yang perlu Anda lakukan adalah memasukkan beberapa data yang diperlukan dan faktur berikutnya akan dihasilkan secara otomatis. Data apa yang diperlukan untuk ini? Biasanya, informasi berikut sudah cukup:
Untuk faktur berulang, setiap faktur berikutnya sangat mirip dengan faktur pertama yang diterbitkan. Mereka akan berbeda dalam nomor, tanggal penerbitan dan penjualan, serta tanggal jatuh tempo. Jika Anda tahu alamat email pelanggan Anda, Anda juga dapat membuat perangkat lunak faktur Anda mengirimkan faktur ini secara otomatis, yang pasti akan menghemat banyak waktu Anda.
Dalam kasus proyek besar, faktur parsial sangat populer. Dalam situasi ini, pekerjaan yang disepakati dibagi menjadi tahap-tahap. Ketika tahap tertentu terpenuhi, Anda menerbitkan faktur parsial. Metode penerbitan faktur ini berlaku untuk baik penyediaan barang maupun penyediaan jasa. Sebaiknya jadwalkan pembayaran lebih awal, sudah pada tahap penandatanganan kontrak. Dengan cara ini Anda akan memberi tahu klien Anda sebelumnya tanpa mengejutkan mereka dengan faktur yang Anda terbitkan.
Apa manfaat dari faktur parsial? Mereka akan memberikan Anda likuiditas yang lebih besar, sementara pelanggan Anda akan menghindari tagihan yang sangat besar setelah penyelesaian seluruh pesanan karena pembayaran dibagi menjadi bagian dan tersebar seiring waktu.
Jenis faktur ini biasanya terjadi setelah menyelesaikan pesanan. Ini dapat datang bersamaan dengan faktur pembayaran di muka atau faktur parsial. Anda menerbitkan faktur akhir dengan menghitung jumlah yang merupakan selisih antara faktur yang telah diselesaikan dan diselesaikan hingga saat ini dan total jumlah kontrak. Bagaimana cara melakukannya? Anda harus mengurangi nilai faktur pembayaran di muka atau faktur parsial yang telah Anda terbitkan untuk proyek dari total nilai proyek.
Faktur ringkasan praktis ketika seorang pelanggan telah melakukan beberapa pesanan dengan Anda. Anda tidak perlu menerbitkan faktur terpisah untuk setiap pesanan. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan faktur ringkasan. Tentu saja, untuk membuat solusi ini menguntungkan bagi Anda, pesanan individu tidak dapat diperpanjang seiring waktu. Mengapa? Anda harus ingat bahwa Anda akan menerima uang hanya setelah beberapa waktu setelah menerbitkan faktur. Oleh karena itu, jika Anda menunggu terlalu lama sebelum menerbitkan faktur ringkasan, uang akan dikreditkan ke akun Anda untuk pesanan yang telah diselesaikan.
Dalam praktiknya, Anda dapat menjadwalkan faktur ringkasan setiap periode tertentu, misalnya, seminggu atau sebulan. Di akhir minggu atau bulan, Anda mengumpulkan semua pesanan yang telah Anda buat untuk pelanggan tersebut dan menyiapkan satu faktur ringkasan. Anda juga dapat menggunakan jenis faktur ini ketika seorang pelanggan telah melakukan pesanan tetapi kemudian menambahkan sesuatu yang lain. Dalam hal ini, Anda tidak perlu menuliskan dua faktur terpisah, tetapi Anda dapat memasukkan kedua pesanan dalam ringkasan.
Nota kredit adalah jenis faktur kredit. Ini biasanya digunakan ketika seorang pelanggan mengembalikan produk, membayar untuk produk tetapi ingin membatalkan pesanan, atau menerima barang yang rusak atau tidak sesuai ukuran yang melibatkan pengurangan harga sebagai kompensasi. Anda juga dapat memberikan nota ini ketika Anda ingin memberikan pelanggan diskon tambahan setelah pesanan mereka diselesaikan dan dibayar. Ini juga berlaku ketika sebuah faktur mengandung nilai total yang salah dan terinflasi, sehingga memerlukan penyesuaian.
Nota kredit berarti bahwa penjual berutang uang kepada pembeli. Ini adalah konfirmasi dari penjual bahwa dia telah memberikan pembeli semacam kredit. Pembeli dapat menggunakan kredit ini untuk pembelian di masa mendatang atau meminta pengembalian dana.
Ini adalah jenis faktur korektif yang Anda kirimkan kepada pelanggan ketika Anda melakukan kesalahan dalam meremehkan nilai barang atau jasa yang dijual. Nota debet berarti bahwa selain jumlah faktur, pelanggan juga berutang kepada Anda jumlah yang dicantumkan dalam nota tersebut. Perbedaan antara faktur kredit atau debet dan faktur biasa adalah bahwa Anda mengirimkan faktur biasa ketika barang atau jasa dijual. Namun, faktur kredit atau debet terjadi setelah faktur biasa diterbitkan untuk memperbaiki jumlah yang ditunjukkan pada faktur.
Di negara-negara di mana ada PPN (pajak pertambahan nilai), jenis faktur yang sangat umum adalah faktur PPN. Ini mendokumentasikan penjualan barang dan jasa oleh entitas yang merupakan pembayar PPN. Ini umumnya adalah mayoritas perusahaan yang beroperasi di negara-negara tersebut. Menariknya, bahkan jika tidak ada PPN di negara Anda, jika Anda menjual barang atau jasa ke negara-negara di mana ada PPN, Anda mungkin diharuskan untuk menerbitkan faktur yang mencakup PPN.
Baca juga: 5 kesalahan umum dalam penerbitan faktur
Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Seorang pemecah masalah dengan 5 gelar berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini menjadikannya Pemilik Bisnis & Manajer yang sempurna. Ketika mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahunya terhadap dunia adalah kualitas yang paling dihargainya.
Tren dalam hubungan masyarakat berfluktuasi. Di tengah lautan data yang dihasilkan oleh masyarakat digital modern…
Dikenal secara umum bahwa toko online PrestaShop adalah gratis, namun, beberapa elemen memerlukan pembayaran tambahan,…
Bagaimana cara kita menjangkau pengguna baru? Apa yang bisa kita lakukan untuk memastikan bahwa calon…
Sumber global adalah solusi bisnis yang terkenal. Kondisi pasar saat ini, globalisasi, dan meningkatnya harapan…
Suka mencari dan berbagi GIF secara online? Pelajari cara membuat GIF Anda sendiri dalam beberapa…
Apakah Anda berpikir untuk memulai bisnis, tetapi Anda tersesat dalam labirin kemungkinan? Mungkin Anda sudah…