Syarat pembayaran faktur

Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menentukan syarat pembayaran sendiri. Namun, ada beberapa aturan yang perlu Anda ikuti saat menetapkannya. Jika Anda lupa untuk menyertakan syarat pembayaran di faktur Anda, penerima dokumen tersebut harus membayarnya dalam jangka waktu yang ditentukan oleh undang-undang, tergantung pada negara tempat Anda menjalankan bisnis. Oleh karena itu, sebaiknya Anda menyebutkannya. Apa saja syarat pembayaran yang paling umum? Apakah ada batasan? Anda dapat menemukan lebih banyak informasi tentang ini dalam artikel berikut.

Syarat pembayaran faktur – daftar isi:

1. Syarat pembayaran umum
2. Mengapa merupakan ide yang baik untuk menetapkan syarat pembayaran di awal kerjasama?
3. Mengapa perusahaan besar membutuhkan syarat pembayaran yang lebih lama?
4. Mengapa syarat pembayaran yang panjang mempengaruhi bisnis Anda?
5. Bagaimana cara mendorong kontraktor Anda untuk membayar faktur mereka dengan cepat?

Syarat pembayaran umum

Sementara Anda memiliki banyak fleksibilitas dalam menetapkan syarat pembayaran untuk faktur Anda, ada baiknya untuk memeriksa bagaimana orang lain melakukannya. Apa saja periode pembayaran yang paling umum dalam praktik? Berikut adalah yang paling populer:

• 7 hari,
• 14 hari,
• 30 hari,
• 60 hari,
• 90 hari.

Di beberapa negara, periode pembayaran yang ditentukan oleh undang-undang adalah 30 hari. Ini adalah kasus, misalnya, di Amerika Serikat, di mana faktur yang diterbitkan oleh freelancer harus dibayar dalam waktu 30 hari. Demikian pula, di Inggris, periode pembayaran default adalah 30 hari setelah penerimaan faktur, pengiriman barang, atau penyediaan layanan.

Di sisi lain, di beberapa negara Eropa, periode pembayaran yang disarankan untuk transaksi asimetris, yaitu transaksi di mana pihak-pihak berbeda dalam ukuran, adalah 60 hari. Pengecualiannya adalah transaksi dengan entitas publik, yang harus membayar faktur dalam waktu 30 hari. Namun, tidak ada yang menghalangi untuk menetapkan periode pembayaran yang lebih pendek, misalnya 21 atau 14 hari. Kapan Anda harus memberi tahu kontraktor Anda tentang syarat pembayaran yang dipilih?

Mengapa merupakan ide yang baik untuk menetapkan syarat pembayaran di awal kerjasama?

Anda harus ingat bahwa masalah seperti tanggal pembayaran harus ditentukan saat menandatangani kontrak atau menerima pesanan. Mengapa? Jika Anda belum menetapkan tanggal pembayaran sebelum Anda mengambil pesanan, kontraktor Anda akan mengharapkan untuk menerima faktur dengan periode pembayaran yang ditentukan oleh undang-undang. Jika Anda mengirimkan faktur kepada mereka dengan periode yang lebih pendek, mereka akan berhak merasa terkejut. Ini tidak akan mencerminkan dengan baik pada Anda, terutama karena membayar faktur setelah tanggal jatuh tempo dapat mengakibatkan bunga.

Oleh karena itu, sebaiknya Anda jelas saat menerima pesanan. Cukup jika, dalam korespondensi email yang terkait dengan penetapan detail pesanan, Anda menyebutkan bahwa Anda berencana untuk menerbitkan faktur dengan, misalnya, batas waktu pembayaran 14 hari. Dalam hal ini, kontraktor Anda akan menyadari bahwa mereka akan menerima dokumen dari Anda, yang harus mereka bayar dalam periode yang ditentukan. Dengan cara ini, Anda akan memberikan kesan bahwa Anda adalah seorang profesional yang memperhatikan semua detail transaksi.

Mengapa perusahaan besar membutuhkan syarat pembayaran yang lebih lama?

Jika Anda bekerja sebagai freelancer atau menjalankan bisnis kecil, Anda mungkin tidak menerima banyak faktur. Jalur dari menerima faktur hingga membayarnya cukup singkat, terutama ketika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi yang memudahkan untuk mengontrol biaya. Anda dapat dengan mudah memeriksa apakah Anda telah memesan barang dan layanan yang terdaftar di faktur. Kemudian Anda hanya perlu melakukan transfer di bank Anda dan itu saja.

Ini terlihat sangat berbeda di organisasi besar. Di sana, faktur harus melewati dua atau bahkan lebih departemen sebelum akhirnya dibayar. Mengapa ini terjadi? Faktur masuk ke kantor sekretaris atau departemen administrasi, di mana mereka diterima dan didaftarkan. Kemudian, mereka diteruskan ke departemen akuntansi, tetapi ini tidak berarti pembayaran segera. Tergantung pada prosedur yang diadopsi di perusahaan tertentu, mungkin perlu untuk memeriksa siapa yang memesan barang atau layanan, apakah jumlahnya sesuai dengan pesanan yang ditandatangani, dan apakah periode pembayaran atau data lain yang tertera di faktur benar. Tugas-tugas semacam itu mungkin dilakukan oleh orang yang sama sekali berbeda.

Setelah itu, faktur diajukan untuk pembayaran. Perlu dicatat bahwa tanda tangan orang yang berwenang untuk menyetujui pembayaran masih diperlukan untuk memproses transfer. Ini memakan waktu, jadi Anda harus mempertimbangkan hal ini saat bekerja sama dengan perusahaan besar. Namun, saat menentukan syarat pembayaran faktur yang optimal untuk kedua belah pihak, ingatlah bahwa pergi ke ekstrem dapat menjadi tidak menguntungkan. Anda juga harus mempertimbangkan kebutuhan Anda sendiri.

Mengapa syarat pembayaran yang panjang mempengaruhi bisnis Anda?

Dengan menetapkan syarat pembayaran yang sangat panjang, Anda memberi kredit kepada kontraktor Anda. Sementara Anda menunggu pembayaran, klien Anda sudah dapat memanfaatkan barang atau layanan yang telah Anda berikan. Jika mereka membayar Anda segera, Anda akan dapat menggunakan uang tersebut dan mendapatkan manfaat darinya. Ini sangat penting jika Anda memiliki masalah likuiditas. Dalam hal ini, lebih baik bagi Anda untuk menyetujui syarat pembayaran yang lebih pendek.

Jika Anda mengirimkan faktur kepada seseorang dengan syarat pembayaran yang sangat panjang, seperti 90 hari, dan Anda kehabisan uang pada saat itu, Anda mungkin harus mengambil pinjaman bank. Ini akan melibatkan biaya tambahan yang dapat Anda hindari jika Anda mengirimkan faktur kepada mereka dengan periode pembayaran yang lebih pendek. Jika seseorang meyakinkan Anda bahwa syarat pembayaran yang lebih lama tidak akan menjadi masalah, Anda selalu dapat mencoba membalikkan situasi. Bagaimana caranya? Anda dapat menawarkan pembayaran di muka untuk layanan Anda sebagai imbalan untuk diskon kecil. Ini bisa menjadi solusi yang jauh lebih baik daripada mengambil pinjaman yang mahal.

Bagaimana cara mendorong kontraktor Anda untuk membayar faktur mereka dengan cepat?

Jika syarat pembayaran dihitung dari tanggal penerimaan faktur oleh kontraktor, maka faktur yang dikirim secara elektronik akan membantu dalam mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Dalam hal ini, Anda tidak perlu menunggu tukang pos untuk mengantarkannya kepada klien Anda. Selain itu, jika penerima barang atau layanan Anda menggunakan sistem CRM, faktur elektronik dapat mempermudah pekerjaan mereka, sehingga Anda dapat mengharapkan pembayaran yang lebih cepat.

Apakah ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat proses? Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon untuk pembayaran yang lebih cepat. Tentu saja, Anda harus menghitung jumlah diskon agar tidak merugi. Juga, Anda dapat memperingatkan kontraktor Anda bahwa jika mereka tidak membayar faktur tepat waktu, Anda akan menambahkan bunga untuk keterlambatan pembayaran. Bagaimanapun, tetapkan batas waktu pembayaran yang saling menguntungkan dan kemudian pantau apakah klien Anda telah memenuhinya. Dengan aplikasi faktur gratis kami, Anda dapat mengatur pengingat untuk pembayaran yang akan datang dan hanya dengan satu klik memeriksa jumlah yang terutang dan tanggal jatuh tempo.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook dan Twitter.