Apakah alat manajemen proyek benar-benar diperlukan di organisasi Anda?

Apakah alat manajemen proyek dapat bekerja untuk organisasi mana pun? Tentu saja, ya. Dalam kasus organisasi besar, menggunakan perangkat lunak semacam itu secara signifikan mempercepat semua proses, memfasilitasi pertukaran informasi, dan memastikan kontrol yang konstan atas tugas yang dilaksanakan. Di sisi lain, tim kecil yang melaksanakan proyek berskala kecil dapat mengakses sejumlah alat berguna dalam sistem – tidak hanya untuk manajemen proyek, tetapi juga CRM dan HR – yang meningkatkan berbagai bidang operasi perusahaan.

Alat manajemen proyek – daftar isi:

1. Perangkat lunak manajemen proyek – kapan harus menerapkannya?
2. Kurangnya kontrol atas pelaksanaan tugas
3. Kurangnya komunikasi yang tepat antara anggota tim
4. Keterlambatan proyek
5. Kurangnya kontrol atas anggaran
6. Ringkasan
7. Lihat sistem manajemen proyek all-in-one kami

Perangkat lunak manajemen proyek – kapan harus menerapkannya?

Selama pelaksanaan proyek, masalah sering muncul akibat situasi eksternal dan internal. Sementara faktor eksternal biasanya berada di luar kendali kita, faktor internal dapat dihilangkan – asalkan kita memahami bahwa mereka adalah masalah yang permanen dan bukan hanya masalah sekali saja. 4 contoh paling umum dari situasi dengan konsekuensi negatif bagi seluruh proyek – di mana penerapan alat yang tepat bisa menjadi solusi – tercantum di bawah ini.

Kurangnya kontrol atas pelaksanaan tugas

Apakah Anda tidak ingat kapan bawahan Anda seharusnya menyelesaikan tugas yang diberikan? Apakah Anda kehilangan buku catatan tempat Anda mendistribusikan tugas untuk tahap proyek yang sedang berlangsung? Tidak tahu apa yang sedang dilakukan karyawan Anda saat ini? Jika Anda merasa dengan cara apa pun bahwa Anda tidak dapat mempertahankan kontrol atas proyek, Anda seharusnya mempertimbangkan untuk menerapkan alat manajemen proyek.

Menambahkan semua tugas beserta orang yang bertanggung jawab atasnya, menetapkan prioritas dan tenggat waktu, perubahan status (misalnya, to do – doing – done) – ini hanya beberapa fungsi yang akan memungkinkan Anda untuk menghilangkan masalah kurangnya pengawasan. Pemantauan yang konstan adalah, bagaimanapun, cara terbaik untuk mencapai manfaat yang diharapkan.

Kurangnya komunikasi yang tepat antara anggota tim

Apakah Anda memperhatikan bahwa anggota tim lainnya tidak tahu apa yang sedang dilakukan rekan mereka saat ini? Meskipun mungkin tampak bahwa setiap orang hanya bertanggung jawab atas tugas mereka sendiri, ini adalah pemikiran yang salah yang mengarah pada penggunaan sumber daya yang tidak efisien – dan akibatnya, kesalahan. Bekerja dalam tim pada proyek bersama berarti bahwa individu saling bergantung satu sama lain, sehingga komunikasi yang tepat menjadi penting. Dengan semua informasi dalam sistem dan semua orang memiliki akses ke sana, Anda dapat memeriksa status pekerjaan orang lain kapan saja dan merencanakan aktivitas Anda.

Lebih dari itu, alat manajemen proyek memungkinkan Anda untuk menawarkan bantuan (setelah Anda menyelesaikan tugas Anda) kepada orang yang kemungkinan besar akan gagal memenuhi tenggat waktu mereka. Kemungkinan untuk menyimpan semua dokumen di satu tempat juga membantu meningkatkan komunikasi antara anggota tim yang berbeda. Memberikan akses kepada setiap orang dalam satu sistem adalah cara termudah untuk bekerja sama secara efisien satu sama lain.

Keterlambatan proyek

Keterlambatan dapat terjadi karena berbagai alasan, dan pada tahap implementasi mana pun – dan melakukan kontrol atas semua proses tanpa bantuan perangkat lunak yang tepat bisa sangat sulit. Alat manajemen proyek akan memungkinkan Anda untuk menghindari situasi semacam itu yang mempengaruhi hasil akhir dari implementasi dengan memberikan Anda kemampuan konstan untuk mengontrol kemacetan. Ketika Anda memiliki semua informasi dalam satu sistem, dan ada tenggat penyelesaian di samping setiap tugas, kemungkinan keterlambatan yang tidak terduga akan diminimalkan.

Kurangnya kontrol atas anggaran

Keuangan sering kali menjadi titik nyeri terbesar dari sebuah proyek, dan kurangnya kontrol konstan atas penerimaan dan pengeluaran dapat menyebabkan konsekuensi yang bencana, secara signifikan memperburuk situasi keuangan perusahaan. Tentu saja, selama pelaksanaan proyek mungkin terjadi bahwa kita tidak memenuhi asumsi awal (karena, misalnya, kenaikan signifikan dalam harga barang yang kita butuhkan), tetapi dengan melacak semua informasi dalam satu sistem, kita dapat mendeteksi masalah lebih awal dan bereaksi dengan tepat. Jika Anda pernah mengalami masalah dalam mematuhi anggaran, jangan ambil risiko untuk mengulangi situasi seperti itu.

Ringkasan

Pikirkan apakah situasi yang disebutkan di atas pernah muncul di organisasi Anda, dan apakah frekuensinya cukup tinggi untuk menjadi masalah yang menghalangi perusahaan Anda berfungsi dengan lancar. Jika jawabannya ya, Anda akan tahu langkah apa yang harus diambil selanjutnya. Pemjadwalan tugas yang lebih mudah, membuat janji, menghubungi rekan kerja, melakukan kontrol, melacak peristiwa di kalender Anda – jika Anda merasa bahwa Anda membutuhkan fitur semacam itu, jangan ragu lagi, cukup pilih alat manajemen proyek terbaik untuk Anda.

Baca juga:Kalender online terbaik untuk manajemen proyek

Lihat sistem manajemen proyek all-in-one kami:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.