Apa itu jadwal proyek dan untuk apa itu? | #18 Memulai manajemen proyek

Setelah proyek menerima persetujuan dari pemangku kepentingan, saatnya untuk menyiapkan jadwal. Sebelum tim proyek bertemu untuk pertama kalinya, Manajer Proyek menyiapkan struktur proyek.

Jadwal proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Bagaimana cara membuat jadwal proyek?
3. Apa perbedaan antara jadwal proyek dan rencana proyek?
4. Contoh jadwal proyek
5. Ringkasan

Pendahuluan

Jadwal proyek adalah dokumen umum yang memungkinkan Anda memiliki tinjauan umum tentang tugas-tugas individu yang dimaksudkan untuk dilaksanakan secara berkelanjutan. Ini terkandung dalam backlog yang terperinci, atau disajikan di papan kanban. Jadwal mencakup tonggak, tugas, dan peristiwa kunci serta memberikan perspektif tentang di mana proyek berada dalam perjalanan mencapai tujuan.

Seringkali, jadwal adalah visualisasi tentang bagaimana tujuan proyek saling bergantung satu sama lain dan dalam urutan apa untuk melanjutkan. Jadwal proyek juga menunjukkan kerangka waktu dengan tanggal yang ditetapkan.

Bagaimana cara membuat jadwal proyek?

Ketika membuat jadwal, sebaiknya mengambil pendekatan dari bawah ke atas. Bagi proyek secara keseluruhan menjadi blok masalah utama atau area. Ini bisa berupa area yang umum seperti pembangunan tim, desain UX, pekerjaan pemrograman, atau pemasaran. Jadwal proyek paling mudah disiapkan menggunakan perangkat lunak khusus. Ini akan memungkinkan:

• penambahan dan pengelompokan acara yang mudah, serta melakukan perubahan – misalnya, mungkin kita membagi tugas yang terpisah sebagai desain UX menjadi kelompok terpisah untuk desain visual dan persiapan teks. Dengan perangkat lunak, kita dapat melakukan ini dengan beberapa klik, alih-alih mengatur ulang file teks atau spreadsheet,
• visualisasi durasi setiap tugas – sehingga kita dapat dengan mudah menjadwalkan tugas dengan mempertimbangkan ketersediaan orang dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya,
• menunjukkan ketergantungan antara tugas – mengatur peringatan tentang ketergantungan adalah fitur yang sangat berguna yang tersedia di beberapa program, berkat ini kita yakin bahwa tidak ada yang akan menyelesaikan pekerjaan di bangunan di mana instalasi belum dilakukan.

Ini akan membuat jadwal dapat dibaca oleh semua pihak yang berkepentingan. memperbarui dan melengkapinya.

Jadwal paling sering direpresentasikan oleh tampilan berikut:

• kalender yang dapat diskalakan – dengan tugas yang ditandai untuk diselesaikan; menggunakan kalender, lebih mudah daripada tampilan lain untuk masuk ke perencanaan, seperti menetapkan pekerjaan kepada orang tertentu dan menjadwalkan pertemuan,
• diagram Gantt atau visualisasi serupa dari tugas pada garis waktu – tampilan umum yang menunjukkan seluruh durasi proyek adalah jadwalnya, sementara versi yang diperluas digunakan untuk membuat dan merinci rencana proyek,
• peta epik, juga dikenal sebagai tugas agregat – yaitu, visualisasi yang menunjukkan, antara lain, persentase tugas yang terkait dengan area tertentu dari pelaksanaan proyek, misalnya, epik “pengujian” dapat mencakup tugas yang terkait dengan pengujian internal prototipe perangkat lunak, serta pengujian akhir di lokasi klien.

Apa perbedaan antara jadwal proyek dan rencana proyek?

Jadwal berbeda dari rencana proyek terutama dalam tujuan dan tingkat detailnya. Jadwal adalah kerangka proyek yang terutama menggambarkan area kunci dan tonggaknya. Tujuannya adalah untuk menggambarkan gambaran yang jelas dan disederhanakan dari seluruh proyek. Namun, rencana proyek dibuat untuk membedah pelaksanaan setiap tugas, hingga detail terkecil yang layak dicatat.

Jadwal menjawab pertanyaan tentang apa yang kita laksanakan. Di sana kita akan menemukan pedoman umum untuk durasi berbagai tahap proyek dan penandaan momen kunci. Rencana proyek, di sisi lain, berfungsi untuk menggambarkan bagaimana melaksanakan setiap tugas.

Dari jadwal yang baik, mudah untuk membaca jalur yang mengarah pada realisasi tujuan proyek, karena hanya menunjukkan tonggak yang menyajikan momen pelaksanaan yang paling umum dan penting. Namun, berkat perangkat lunak manajemen proyek, garis antara jadwal dan rencana proyek telah menjadi cukup cair. Ini karena banyaknya cara untuk memvisualisasikan data memungkinkan untuk beralih dengan mulus antara tampilan rinci dari tugas individu dan gambaran yang paling umum dari jadwal seluruh proyek.

Contoh jadwal proyek

Mari kita bayangkan bahwa kita ingin melaksanakan proyek untuk mempresentasikan permainan petualangan yang berlangsung dalam realitas virtual di pameran internasional.

Untuk membuat jadwal, kita perlu menandai tanggal kunci – awal proyek, tenggat waktu untuk aplikasi peserta pameran, serta tanggal pameran dan akhir proyek. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan tujuan dan memasukkannya ke dalam program yang dipilih sebagai tugas ringkasan, epik, atau mungkin tag. Dalam contoh kita, ini akan mencakup:

• Persiapan permainan – epik ini akan mencakup tugas seperti persiapan versi uji yang stabil dari permainan yang dapat diakses oleh publik, pengujian, instalasi pada perangkat keras yang akan disediakan di pameran
• Persiapan stan – persiapan peralatan, materi promosi, kompetisi untuk pengunjung, pembelian dan pengamanan peralatan
• Perencanaan perjalanan – pemesanan hotel, membeli tiket untuk acara, menyediakan transportasi
• Analisis keberhasilan presentasi setelah kembali – apakah permainan berhasil menarik jumlah pelanggan yang diasumsikan, apakah berhasil menjalin kontak bisnis dan kemitraan, serta sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuk promosi

Setiap epik dapat memiliki pengawas – yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaannya. Namun, dalam banyak proyek, orang ini adalah Manajer Proyek, sementara anggota tim hanya bertanggung jawab atas tugas individu.

Langkah selanjutnya berkaitan dengan penandaan tonggak. Penyelesaian setiap tonggak kemungkinan besar terdiri dari tugas yang termasuk dalam beberapa epik. Jika tonggak pertama adalah penerimaan presentasi untuk pameran oleh penyelenggara acara, itu akan mencakup tugas yang termasuk dalam kelompok “jaringan”, “persiapan permainan” dan “persiapan presentasi”, antara lain.

Jadwal untuk setiap proyek dikembangkan secara individu. Meskipun Anda dapat menggunakan template yang sudah jadi, itu masih mungkin memerlukan modifikasi yang signifikan. Perbaikan terbesar akan menjadi penggunaan jadwal Anda yang dibuat sebelumnya pada proyek serupa.

Ringkasan

Jadwal yang disiapkan dengan baik di awal proyek sangat memudahkan pekerjaan. Ini tidak hanya melayani Manajer Proyek, yang berkat ini mendapatkan wawasan tentang strategi tindakan tetapi juga tim proyek, yang dapat dengan mudah melihat pada tahap mana pekerjaan yang sedang dilakukan dan apa tujuannya. Jadwal juga merupakan alat berharga yang mendukung transparansi pelaksanaan karena memungkinkan pemangku kepentingan untuk melihat struktur proyek dan secara independen membandingkan status pelaksanaan dengan tujuan proyek yang ditetapkan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.