Semua tentang pemetaan proses bisnis. Bisakah itu digunakan dalam ecommerce?

Operasi bisnis didasarkan pada banyak prosedur yang kompleks. Setiap hari, dalam masing-masing dari mereka, bisa terjadi kesalahan dan kekurangan yang terdeteksi terlalu terlambat, yang pada akhirnya mengarah pada kerugian finansial. Apakah Anda tahu bagaimana mendeteksi ketidakteraturan lebih awal dan menghindari pemborosan sumber daya? Manfaatkan pemetaan proses bisnis. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Pemetaan proses bisnis – daftar isi:

1. Apa itu pemetaan proses bisnis?
2. Jenis peta proses bisnis
3. Perangkat lunak pemetaan proses bisnis
4. Manfaat pemetaan proses bisnis
5. Kekurangan pemetaan proses bisnis
6. Pemetaan proses bisnis dalam ecommerce
7. Ringkasan

Apa itu pemetaan proses bisnis?

Setiap proses yang terjadi di perusahaan (manajemen produk, proses penjualan, dll.) dapat dipecah menjadi aktivitas spesifik yang mengarah pada mencapai tujuan yang ditetapkan. Pemetaan proses bisnis adalah tampilan visual dari apa yang terjadi di perusahaan dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Ini adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda melihat perusahaan dari perspektif yang lebih luas. Berkat pemetaan proses bisnis, Anda dapat mengidentifikasi ketidakteraturan dalam proses, menghilangkan atau mengurangi dampaknya, meningkatkan produktivitas, dan menurunkan biaya. Semua langkah ini adalah kunci untuk mendapatkan keuntungan.

Jenis peta proses bisnis

Untuk menggambarkan jalannya setiap proses, Anda dapat menggunakan beberapa alat yang dibuat untuk tujuan ini. Kami akan mencantumkan yang paling sering digunakan dalam praktik di bawah ini:

Diagram alir dasar

Simbol diagram alir tertentu digunakan untuk membuatnya, misalnya, persegi panjang yang mewakili setiap langkah dalam proses, panah yang menunjukkan arah tindakan, dan belah ketupat yang melambangkan keputusan yang diperlukan untuk melanjutkan. Membuat diagram semacam itu cukup sederhana dan memungkinkan Anda memvisualisasikan beberapa proses, misalnya penjualan dan produksi.

Peta aliran nilai

Ini mirip dengan diagram alir dasar yang dijelaskan di atas, dan sering digunakan sebagai bagian dari strategi manajemen ramping. Aliran nilai dapat dipahami sebagai semua aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam proses operasionalnya. Membuat peta aliran nilai, pada gilirannya, melibatkan membandingkan keadaan saat ini dengan keadaan di masa depan.

Ketika menganalisis keadaan saat ini, perhatikan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu. Keadaan masa depan (keadaan ideal yang harus kita capai) mewakili waktu ketika produk harus siap dan mencapai pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Ketidaksesuaian yang muncul antara keadaan saat ini dan keadaan masa depan disebut sebagai bottleneck, yang mengarah pada pemborosan sumber daya dan penurunan produktivitas.

Swimlane

Ini adalah versi yang sedikit lebih rumit dari diagram alir dasar. Selain menggambarkan aktivitas individu dalam proses, ia juga menggarisbawahi tugas yang menjadi tanggung jawab departemen atau karyawan tertentu. Berkat ini, lebih mudah untuk melihat hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses.

SIPOC

SIPOC adalah singkatan dari Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customers. Ini menarik perhatian pada pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses perusahaan dan aktivitas yang dihasilkan dari proses tersebut.

Perangkat lunak pemetaan proses bisnis

Ada beberapa alat BPM di pasar yang secara signifikan memfasilitasi manajemen bisnis. Beberapa yang lebih populer, antara lain Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard dan banyak lainnya. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat mencari perangkat lunak terbaik untuk Anda.

Manfaat pemetaan proses bisnis

Mengembangkan peta proses bisnis membutuhkan waktu dan usaha. Namun, ini adalah investasi yang hasilnya akan Anda lihat dalam kemajuan bisnis Anda. Apa saja manfaat menggunakan pemetaan proses bisnis?

Melihat bisnis Anda dari perspektif yang lebih luas

Menggambarkan proses individu memungkinkan Anda melihatnya secara objektif, yang akan membantu Anda membuat keputusan strategis dan meningkatkan proses.

Penyelesaian masalah

Mengidentifikasi bottleneck yang mengurangi efisiensi proses adalah langkah pertama untuk menghilangkan atau mengurangi dampak negatifnya.

Manajemen risiko yang efektif

Menganalisis proses bisnis Anda membantu Anda mendeteksi ketidakteraturan sebelum kerugian finansial besar dan pelanggaran hukum terjadi.

Menentukan peran dan tanggung jawab tim

Dengan pemetaan proses bisnis, lebih mudah untuk menetapkan tanggung jawab kepada individu, yang juga penting untuk menjaga kelancaran proses.

Mengembangkan dan menerapkan praktik terbaik

Teknik yang dimaksud adalah kesempatan yang baik untuk belajar dari kesalahan Anda sendiri, untuk terus meningkatkan dan untuk mendefinisikan pola perilaku yang akan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Kekurangan pemetaan proses bisnis

Data yang tidak lengkap

Informasi tentang kemajuan pekerjaan biasanya berasal dari mereka yang paling memahami proses – karyawan. Namun, pendapat mereka masih bersifat subjektif dan tidak akan menggambarkan situasi nyata dengan memadai atau mungkin didasarkan pada sikap mereka (ketidakpuasan, frustrasi, dll.).

Memerlukan banyak ketelitian

Tidak adanya standar untuk mekanisme pengumpulan data membuat hasil yang diperoleh kurang dapat diandalkan. Menyusun peta yang akan secara akurat mewakili keadaan sebenarnya dari perusahaan memerlukan kesabaran dan disiplin. Selain itu, menyelami beberapa komponen dari proses dapat tampak terlalu rumit, yang mengarah pada overinterpretasi dan kebingungan.

Pemetaan proses bisnis dalam ecommerce

Pemetaan proses bisnis dapat digunakan di beberapa industri. Di bawah ini, kami akan menunjukkan penerapannya dalam ecommerce dengan bantuan diagram alir dasar dan SIPOC.

Tentukan tujuan pembuatan peta

Ini mungkin terkait dengan proses yang tidak efisien dalam beberapa cara.

Tandai langkah-langkah penting

Tentukan awal dan akhir dari proses tertentu, misalnya, Mencari produk di e-store (awal dari proses penjualan) dan Mengirim pesanan kepada pelanggan (akhir dari proses penjualan). Kemudian, tandai urutan aktivitas yang tersisa yang diperlukan untuk menyelesaikan aliran. Representasikan mereka menggunakan salah satu jenis peta proses bisnis yang telah disebutkan sebelumnya.

Konsultasikan dengan orang lain

Presentasikan diagram yang telah disiapkan kepada tim Anda dan diskusikan poin-poin yang perlu diperbaiki.

Perkenalkan perubahan

Identifikasi area yang perlu dioptimalkan. Anda dapat menggunakan strategi manajemen ramping untuk melakukannya. Melihat peta yang telah disusun, mari kita pikirkan di tahap mana bottleneck dapat terjadi. Ini mungkin termasuk:

• Penundaan dalam memproses data saat melakukan pemesanan.
• Penundaan dalam menyelesaikan pembayaran.
• Di tahap entri data dan penyelesaian pesanan (yang dilakukan oleh karyawan), ada risiko kesalahan dan penundaan.
• Tidak menyesuaikan platform dengan perangkat mobile – sebagian besar orang menggunakan ponsel mereka untuk berbelanja. Jika situs web Anda tidak berfungsi dengan baik, pelanggan potensial akan menyerah pada layanan Anda.
• Proses pemesanan yang rumit – semakin sedikit subhalaman atau klik yang diperlukan untuk melakukan pembelian, semakin baik.
• Tidak banyak metode pembayaran dan pengiriman – penting untuk fleksibel dan menawarkan berbagai opsi untuk melakukan pembelian, misalnya pembayaran cicilan atau pembayaran tertunda, pengiriman ke alamat yang ditentukan, mesin parcel, titik pengambilan, dan luar negeri.
• Komunikasi pelanggan yang buruk – jangan lupakan pelanggan Anda setelah penjualan selesai. Orang-orang yang sudah memiliki pengalaman (positif) dengan sebuah toko lebih cenderung untuk membeli lagi, tetapi penting untuk mengingatkan mereka akan keberadaan Anda. Anda dapat mengirimkan email yang dihasilkan secara otomatis dengan pembaruan, promosi, serta meminta mereka untuk menilai kualitas layanan pelanggan dan kepuasan dengan transaksi.

Ringkasan

Menggunakan pemetaan proses bisnis dapat menjadi elemen penting dalam meningkatkan manajemen proyek tertentu tidak hanya di industri ecommerce, tetapi juga di sebagian besar sektor bisnis lainnya. Menggambarkan jalur internal maupun eksternal dari aktivitas tertentu dapat terbukti sangat diperlukan. Khususnya, penting untuk melihat waktu dan kualitas proses, risiko yang mungkin terjadi, keterlibatan karyawan, dan pihak eksternal.

Baca juga: Analisis morfologis sebagai metode pemecahan masalah kreatif.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.