Bagaimana cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menghindari perluasan ruang lingkup? | #36 Memulai manajemen proyek

Sebelum siklus hidup proyek dimulai, Manajer Proyek memikirkan ruang lingkup proyek. Dia menganalisis kebutuhan dan harapan pelanggan, membandingkannya dengan sumber daya yang tersedia dan menghadapi mereka dengan batasan waktu. Sebagai hasilnya, dia dapat mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan baik. Namun, bahkan kinerja yang sangat baik dalam tugas ini tidak menjamin bahwa ruang lingkup proyek akan tumbuh secara berlebihan selama pelaksanaan. Jadi, bagaimana cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan baik dan menghindari creep ruang lingkup?

Bagaimana cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup? – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek
3. Memahami kebutuhan
4. Struktur Pembagian Kerja (WBS)
5. Prioritas untuk tugas berisiko
6. Momen Bertanggung Jawab Terakhir (LRM)
7. Bagaimana menghindari creep ruang lingkup?
8. Ringkasan

Pendahuluan

Menurut PMBOK, ruang lingkup proyek adalah “pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang ditentukan.” Agar hasil proyek memenuhi harapan pemangku kepentingan dan proyek itu sendiri berhasil, Anda harus mendefinisikan ruang lingkup seakurat mungkin.

Mendefinisikan ruang lingkup proyek

Manajer Proyek harus memeriksa di awal bahwa proyek yang direncanakan telah mendefinisikan dengan jelas area-area berikut:

• kebutuhan bisnis dan teknis pemangku kepentingan,
• struktur pembagian tenaga kerja,
• prioritas untuk tugas dengan risiko tertinggi, yaitu, yang paling inovatif atau yang dilakukan untuk pertama kalinya,
• disepakati dengan pemangku kepentingan tentang pendekatan “momen bertanggung jawab terakhir” (LRM, Last Responsible Moment).

Mari kita lihat pertanyaan apa yang harus dijawab oleh Manajer Proyek saat mendefinisikan masing-masing dari mereka.

Memahami kebutuhan

Manajer Proyek harus menjawab pertanyaan berikut dengan memainkan peran sebagai pemangku kepentingan untuk sesaat:

1. Apa manfaat finansial dan non-finansial dari proyek ini? – Manfaat finansial dapat merujuk pada penjualan produk atau layanan yang dihasilkan dalam proyek. Namun, manfaat juga bisa berupa peningkatan citra perusahaan, efektivitas onboarding, atau penerapan perangkat lunak baru untuk memfasilitasi manajemen proyek, seperti Firmbee.
2. Siapa yang akan terpengaruh oleh pelaksanaan proyek? – Pelaksanaan proyek melibatkan perubahan di dalam dan di luar organisasi. Oleh karena itu, ada baiknya mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik:

a. Apakah pelaksanaan tugas proyek memerlukan reorganisasi di dalam perusahaan, mengubah tanggung jawab karyawan, merekrut orang baru atau bekerja dengan freelancer?

b. Apakah hasil proyek akan terlihat di ruang publik dan berdampak pada komunitas lokal?

c. Siapa yang akan mendapatkan manfaat dari pelaksanaannya?

3. Kebutuhan apa yang harus dipenuhi oleh hasil proyek?
4. Spesifikasi teknis apa yang harus dimiliki oleh hasil proyek?

Struktur Pembagian Kerja (WBS)

Membuat struktur untuk pembagian tenaga kerja dalam proyek melibatkan menjawab pertanyaan yang diatur secara hierarkis:

1. Apa tujuan utama dari pelaksanaan proyek?
2. Apa tujuan spesifiknya?
3. Ke dalam tugas mana tujuan spesifik dibagi?
4. Kapan tujuan dan sasaran harus dicapai?
5. Spesialis mana yang akan dipercayakan untuk masing-masing dari mereka?

Hanya tujuan utama yang harus tetap tidak berubah. Di sisi lain, jawaban untuk pertanyaan 2 hingga 5 dirinci dan dijelaskan selama proyek berlangsung.

Prioritas untuk tugas berisiko

Pertanyaan terpenting tentang tugas berisiko terkait dengan identifikasi yang akurat dan menentukan bagaimana area risiko dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek.

1. Tugas mana yang memiliki risiko kegagalan tertinggi?
2. Faktor apa yang mempengaruhi keberhasilan masing-masing tugas ini? Ini bisa berupa ketersediaan bahan, spesialis, atau, dalam kasus proyek R&D, hasil penelitian dan eksperimen yang sulit diprediksi, seperti kurva peningkatan akurasi model kecerdasan buatan selama pembelajaran mesin.
3. Apa dampak kegagalan tugas ini terhadap sisa proyek?
4. Bagaimana kinerja tugas ini yang berkepanjangan akan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai tujuan proyek?
5. Seberapa banyak kita dapat meningkatkan ruang lingkup proyek untuk menyelesaikan tugas ini?

Momen Bertanggung Jawab Terakhir (LRM)

Memprioritaskan tugas sangat terkait dengan prinsip Momen Bertanggung Jawab Terakhir (LRM), yang juga dikenal sebagai prinsip momen yang paling tidak menguntungkan.

Ini adalah strategi minimisasi risiko dengan menunda tugas sampai lebih berisiko untuk terus menundanya daripada menyelesaikannya segera. Ini menghindari pemborosan usaha ketika suatu tugas ternyata tidak perlu atau perubahan dilakukan pada tujuan atau kebutuhan proyek.

Prinsip ini, yang berasal dari metodologi Lean, juga diterapkan pada keputusan yang bersifat konklusif untuk proyek dan sulit untuk diubah, seperti:

• Pembelian peralatan khusus yang akan dibutuhkan untuk tahap implementasi proyek selanjutnya,
• Merancang struktur tujuan yang harus dipenuhi oleh tugas yang akan dilaksanakan.

Pertanyaan yang harus diajukan oleh seorang Manajer yang beroperasi sesuai dengan prinsip LRM dapat dirumuskan sebagai berikut:

• Apakah perlu mulai bekerja pada tugas ini sekarang?
• Apa yang terjadi jika saya menunda tugas ini?
• Apa konsekuensi dari mengambil keputusan terlalu terlambat?
• Apa konsekuensi dari membuat keputusan terlalu awal? Misalnya, menemukan kemudian bahwa itu tidak perlu atau bahwa kebutuhan telah berubah, solusi tidak digunakan atau nilai bisnis telah menjadi usang.

Bagaimana menghindari creep ruang lingkup?

Bahkan proyek yang paling terencana dengan baik cenderung tumbuh (creep ruang lingkup) selama pelaksanaannya, misalnya, produk yang awalnya seharusnya memiliki dua fitur kini tiba-tiba akan memiliki enam. Untuk menghindari ini, Manajer Proyek harus menetapkan creep ruang lingkup yang aman dengan pemangku kepentingan. Dasar untuk meminimalkan creep ruang lingkup proyek adalah – selain mendefinisikan ruang lingkup tugas dan harapan bisnis – komunikasi yang berkelanjutan dengan tim dan pemangku kepentingan. Namun, pertahanan terpenting terhadap creep ruang lingkup adalah:

• Jadwal yang disiapkan dengan baik,
• Penggunaan perangkat lunak penjadwalan tugas yang efisien dan komunikasi dengan tim,
• Memberitahukan semua pihak yang berkepentingan tentang perubahan kunci dalam proyek.

Juga penting untuk diingat bahwa menghindari creep ruang lingkup adalah proses yang berkelanjutan. Oleh karena itu, ruang lingkup proyek perlu pemantauan dan kontrol secara teratur, dan Manajer Proyek harus tetap waspada untuk bereaksi cepat dan membuat keputusan ketika situasi muncul yang dapat menyebabkan creep ruang lingkup.

Ringkasan

Ruang lingkup proyek adalah elemen kunci dari proyek yang direncanakan dengan baik, karena dengan jelas mendefinisikan apa yang harus diimplementasikan dan apa yang tidak termasuk dalam proyek.

Tugas Manajer Proyek, oleh karena itu, adalah mendefinisikan ruang lingkup proyek sebelum pekerjaan dimulai dengan:

• Analisis kebutuhan dan harapan pelanggan,
• Membandingkannya dengan sumber daya yang tersedia, dan
• Menghadapi batasan waktu.

Namun, bahkan ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik dapat berubah selama pelaksanaan. Untuk menghindari penyebaran ruang lingkup proyek, yang dikenal sebagai creep ruang lingkup, patuhi struktur pembagian kerja, prioritaskan tugas berisiko dengan hati-hati, dan gunakan pendekatan “Momen Bertanggung Jawab Terakhir”.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.