Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? | #10 Memulai dengan manajemen proyek

Apakah pelaksanaan setiap proyek memerlukan penggunaan perangkat lunak? Mungkin tidak. Namun, apakah layak melakukan perhitungan rumit dalam ingatan Anda dengan kalkulator di tangan, ketika waktu dan akurasi hasil sangat penting? Apakah layak datang ke rapat dengan binder penuh catatan ketika peserta ingin membaca presentasi yang menarik dan ringkas?

Perangkat lunak manajemen proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Menghemat waktu
3. Memantau status proyek
4. Menyediakan informasi
5. Memastikan kelangsungan proyek
6. Ringkasan

Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Pendahuluan

Tidak ada yang perlu diyakinkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Terutama jika kita berbicara tentang proyek besar dan kompleks yang tidak dapat dijalankan hanya di atas kertas. Namun, penting untuk mengidentifikasi apa saja manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Pertama, pertimbangkan apakah dalam praktik PM kita sudah mengendalikan semua area ini. Kedua, kita dapat memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan spesifikasi proyek dan kerja tim kita.

Kami ingin menyoroti empat area yang perbaikannya sangat penting bagi pengguna perangkat lunak manajemen proyek. Ini adalah:

• menghemat waktu
• memantau status proyek
• menjamin ketersediaan informasi
• memastikan kelangsungan proyek

Kami akan membahasnya satu per satu di bawah ini, diikuti dengan diskusi tentang fitur perangkat lunak yang patut dicatat, serta melihat beberapa solusi paling populer yang tersedia di pasar.

Menghemat waktu

Manfaat penghematan waktu dari perangkat lunak terletak terutama pada peningkatan organisasi proyek. Ini karena berarti perencanaan sederhana dan sketsa fleksibel dari kerangka proyek. Menyiapkan piagam proyek atau diagram Gantt jauh lebih sederhana dan praktis ketika dilakukan langsung di program yang nantinya akan kita gunakan untuk mengelola proyek.

Memang, alih-alih menggunakan alat eksternal, rencana dapat dilengkapi seiring berjalannya proyek dengan tugas-tugas terperinci yang diposting di papan Kanban atau di backlog proyek. Ini akan memberikan pengukuran yang sepenuhnya realistis tentang waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu oleh anggota tim proyek yang konkret.

Namun, ketika datang ke manajemen waktu proyek, pilihan perangkat lunak itu sendiri dan apakah sudah dikenal oleh tim sangat penting. Setelah semua, program manajemen proyek bervariasi secara signifikan dalam kompleksitas, dan kurva pembelajaran bisa menjadi sulit untuk dinavigasi. Sementara Firmbee adalah lingkungan yang transparan yang berisi semua alat yang diperlukan untuk mengelola proyek, Jira adalah alat yang kolosal dan sangat kompleks yang memungkinkan otomatisasi tugas dan integrasi dengan program eksternal.

Memantau status proyek

Area fokus kedua untuk perangkat lunak manajemen proyek adalah pemantauan status proyek secara real-time. Setiap program mencakup alat analitis untuk memvisualisasikan statistik. Mereka menunjukkan, antara lain:

• status terkini pelaksanaan tugas – berapa banyak tugas yang telah diselesaikan dan pada waktu berapa, siapa yang telah menyelesaikan tugas mana,
• membandingkan hasil nyata dengan asumsi – misalnya, menggunakan grafik yang membandingkan waktu rata-rata suatu tugas dengan jalannya yang sebenarnya,
• keadaan pelaksanaan anggaran, serta
• alat prediktif untuk menilai apakah segala sesuatunya berjalan ke arah yang benar.

Menyediakan informasi

Masalah lain yang dibantu oleh perangkat lunak adalah ketersediaan informasi proyek secara real-time untuk tim dan pemangku kepentingan. Keuntungan utama dari perangkat lunak manajemen proyek adalah kemampuan untuk masuk kapan saja, serta diferensiasi izin – misalnya, untuk mengedit tugas atau melihat statistik kinerja anggota tim individu. Misalnya, seorang klien dapat diberikan kemampuan untuk melihat tugas yang diselesaikan dalam minggu tertentu, tetapi tidak memiliki wewenang untuk mengedit daftar tugas yang harus diselesaikan dalam beberapa hari ke depan.

Dengan kata lain, area penting ketiga adalah memfasilitasi pemeliharaan keteraturan yang tepat dalam proyek, serta transparansi komunikasi. Terakhir, tetapi tidak kalah penting, penggunaan dokumen proyek yang diedit secara kolaboratif dan langsung membantu membangun rasa keanggotaan tim dan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan yang berkontribusi pada tujuan proyek.

Memastikan kelangsungan proyek

Sebuah keuntungan penting tetapi sering diabaikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen proyek adalah bahwa ia mempertahankan kelangsungan dalam hal perubahan personel. Ini dapat mempengaruhi baik Manajer Proyek maupun anggota tim lainnya. Berkat ketersediaan data proyek historis dan alat analitis, orang baru dapat mendapatkan gambaran situasi dengan relatif mudah dan diperkenalkan dengan cepat ke tugas-tugas baru. Tanpa meninjau dokumentasi proyek secara lengkap, dia juga dapat mengetahui, antara lain, apa yang sudah dilakukan, tugas mana yang menyulitkan tim, dan apakah proyek dilaksanakan sesuai dengan jadwal dan anggaran.

Ringkasan

Perangkat lunak manajemen proyek mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Dari perencanaan hingga penugasan tugas, hingga memeriksa penyelesaian mereka oleh anggota tim, yang tidak perlu dicatat setiap kali oleh Manajer Proyek. Semua langkah ini dilakukan dengan lebih efisien. Jadi, sangat berharga untuk menginvestasikan waktu dalam mempelajari program yang tepat.

Ini juga memfasilitasi pemantauan situasi terkini dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi terkait proyek yang berkaitan dengan mereka kapan saja. Kita harus menambahkan kenyamanan signifikan memiliki semua data yang dikumpulkan di satu tempat, di mana mudah untuk mengelolanya. Fitur-fitur ini juga memudahkan untuk memastikan kelangsungan proyek, bahkan dalam hal perubahan personel yang radikal.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.