Mengelola tim digital | Mendigitalkan bisnis Anda #6

Baru-baru ini, membangun tim digital menjadi semakin penting, yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi kerja yang signifikan dan komunikasi yang lebih mudah antara karyawan. Berkat digitalisasi, mengelola tim menjadi kurang rumit, lebih cepat, dan lebih tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk lebih baik memantau kemajuan karyawan, yang merupakan kunci untuk membuat keputusan yang tepat. Baca terus.

Mengelola tim digital – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Mengapa membangun tim digital?
3. Bagaimana memilih alat untuk mengelola tim digital?
4. Alat manajemen tim praktis
5. Membangun tim digital
6. Mengukur kinerja tim digital
7. Ringkasan

Pendahuluan

Di era evolusi digital, manajemen tim mengalami transformasi besar. Metode manajemen tradisional, yang hanya berdasarkan pertemuan tatap muka dan percakapan, digantikan oleh solusi teknologi yang lebih maju dan fleksibel. Dalam artikel ini, kita akan membahas aspek-aspek kunci dari manajemen tim digital dan alat praktis yang dapat mendukung transformasi ini.

Mengapa membangun tim digital?

Digitalisasi membawa banyak manfaat bagi organisasi. Pertama, ini meningkatkan efisiensi kerja dengan menyederhanakan komunikasi, perencanaan, dan proses kontrol. Selain itu, alat digital membantu memantau kinerja kerja dengan lebih baik dan menyediakan data berharga untuk analisis. Akhirnya, mereka memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih kompetitif di pasar.

Banyak pemilik bisnis mengaitkan alat untuk mengelola tim digital hanya dengan pekerjaan jarak jauh dan berbasis komputer. Namun, ada sejumlah platform yang membantu meningkatkan efisiensi kerja tim, baik di kantor, di rumah, maupun di lapangan.

Bagaimana memilih alat untuk mengelola tim digital?

Ketika mengelola tim digital, penting untuk fokus pada kebutuhan nyata perusahaan dan fungsi perangkat lunak yang sesuai. Sebaiknya mulai dengan melakukan analisis kebutuhan, yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah kita memerlukan fitur pelacakan waktu?
• Apakah kita akan menggunakan file bersama?
• Apakah perangkat lunak harus berjalan di perangkat mobile atau komputer?
• Apakah kita memerlukan panel manajemen untuk pemilik bisnis atau manajer, atau apakah ruang kerja bersama sudah cukup?

Jawaban-jawaban tersebut akan memungkinkan kita memilih program atau serangkaian aplikasi yang bekerja sama dengan baik. Penting untuk mempertimbangkan digitalisasi manajemen tim di area berikut:

• Komunikasi – alat komunikasi modern, seperti aplikasi obrolan grup dan konferensi video, memungkinkan komunikasi tim yang cepat dan efektif. Menurut laporan oleh TechRepublic (2021), 95% perusahaan sudah menggunakannya,
• Berbagi file – solusi cloud untuk berbagi file dan kolaborasi jarak jauh digunakan oleh 76% perusahaan saat ini. Bahkan jika semua orang bekerja di gedung yang sama, jauh lebih cepat dan mudah untuk mengirim pesan atau berkolaborasi di satu papan Miro (https://miro.com/) atau Mural (www.mural.co) yang sama, daripada berdiri di papan tulis di ruang konferensi,
• Keamanan – menggunakan VPN memungkinkan orang yang bekerja dari rumah untuk berbagi file dengan aman dan bertukar informasi sensitif, itulah sebabnya 54% perusahaan memanfaatkan solusi ini,
• Perencanaan – kalender digital dan penjadwal tugas memudahkan untuk mengorganisir pekerjaan dan melacak kemajuan serta tenggat waktu, misalnya, di papan Kanban atau tampilan tonggak dan peta jalan,
• Delegasi tugas – dengan perangkat lunak manajemen proyek, lebih mudah untuk menetapkan tugas kepada anggota individu dan memantau kemajuan mereka.
• Kontrol– berkat alat digital, manajer dapat memantau kinerja tim secara real-time dan membuat keputusan berdasarkan data yang dapat diandalkan.

Alat manajemen tim praktis

Ada sejumlah alat manajemen proyek di pasar. Mari kita lihat lebih dekat yang paling populer, terutama karena mereka menawarkan rencana gratis:

• Trello – ini adalah platform manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat papan tugas, menetapkannya kepada anggota tim individu dan memantau kemajuan, tersedia di komputer dan perangkat mobile,
• Asana – ini adalah sistem manajemen tugas dan proyek yang lebih canggih yang menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan perencanaan, pelacakan, dan kolaborasi tim, tersedia di komputer dan perangkat mobile,
• Slack – ini adalah aplikasi pesan instan yang trendi untuk bertukar informasi dalam tim yang terintegrasi dengan alat lain seperti Trello dan Asana, tersedia di komputer dan perangkat mobile,
• Firmbee – ini adalah alat manajemen proyek yang kuat yang tersedia di PC yang memungkinkan Anda menggunakan pelacakan waktu, melihat proyek di papan Kanban, dan berkolaborasi dengan tim dan freelancer Anda.

Namun, terkadang bisa sulit untuk menemukan perangkat lunak manajemen tim yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Saat itulah layak untuk mempertimbangkan salah satu opsi yang kurang populer:

• Menemui seorang konsultan – banyak orang saat ini membantu memilih dan menerapkan perangkat lunak untuk bisnis. Seorang konsultan yang berpengalaman dan independen akan membantu memilih solusi sesuai dengan prinsip “best of breed”, yaitu yang paling cocok untuk menyelesaikan masalah tertentu daripada memenuhi preferensi pribadi. Solusi yang dipilih dengan cara ini dapat dihubungkan satu sama lain menggunakan API (antarmuka pemrograman aplikasi), untuk menciptakan keseluruhan unik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan,
• Bekerja sama dengan rumah perangkat lunak – ini adalah solusi yang mahal yang memberi Anda kesempatan untuk membuat perangkat lunak unik yang sepenuhnya sesuai dengan persyaratan perusahaan tertentu tanpa harus mempekerjakan tim atau freelancer, serta mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan perusahaan sendiri.

Membangun tim digital

Alat manajemen proyek yang tersedia di pasar dirancang dengan sangat baik. Oleh karena itu, membangun tim digital seharusnya tidak memerlukan banyak usaha dari karyawan. Setelah kita selesai menganalisis kebutuhan dan memilih alat, saatnya untuk melanjutkan ke implementasi.

Merupakan ide yang baik untuk memulai dengan melatih anggota tim agar mereka akrab dengan alat yang dipilih dan mengajarkan mereka cara menggunakannya. Biasanya, menginstal aplikasi di perangkat mobile atau masuk ke browser sudah cukup. Langkah selanjutnya adalah mendiskusikan bagaimana melanjutkan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Siapa yang akan mendelegasikan tugas dan kapan?
• Di mana pemberitahuan tugas baru akan ditampilkan?

Namun, pada tahap ini, sebaiknya menggunakan alat secara spontan. Dengan cara ini, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul tanpa membuang waktu untuk mendiskusikan hal-hal yang jelas.

Mengukur kinerja tim digital

Memantau kemajuan dan mengumpulkan umpan balik dari tim sama pentingnya dengan mengimplementasikan alat komunikasi digital. Ini dapat dilakukan dengan membandingkan hasil dari sebelum digitalisasi dengan yang sekarang, dengan memperhatikan indikator kinerja seperti:

• Waktu penyelesaian tugas – yang dapat meningkat secara signifikan, misalnya, dengan mengubah panggilan telepon kepada karyawan mobile yang bekerja di lokasi pelanggan menjadi pesan yang berisi alamat dan lokasi GPS, serta deskripsi tugas yang harus dilakukan,
• Frekuensi interaksi dalam tim – mungkin akan terbukti bahwa pertukaran informasi akan meningkat sambil memakan waktu lebih sedikit dan melibatkan hanya mereka yang memiliki dampak nyata pada penyelesaian masalah tertentu,
• Tingkat kepuasan pelanggan– jika sebuah tim, misalnya, menangani layanan pelanggan, ketersediaan informasi mengenai proses yang terkait dengan pemenuhan pesanan seseorang dalam alat digital dapat memiliki dampak yang sangat positif pada hubungan dengan pelanggan.

Ringkasan

Dengan berinvestasi dalam alat yang tepat dan mengimplementasikannya, perusahaan dapat menjadi lebih efisien, kompetitif dan meningkatkan kolaborasi tim. Elemen kunci dalam mengelola tim digital adalah komunikasi, perencanaan, delegasi tugas, dan kontrol. Layak untuk meluangkan waktu untuk menganalisis kebutuhan, memilih alat yang tepat, melatih tim, dan mengukur efektivitas solusi yang diimplementasikan.

Masa depan alat manajemen proyek adalah untuk mendukung tidak hanya efisiensi karyawan tetapi juga kesejahteraan dan kepuasan mereka. Perkembangan teknologi seperti kecerdasan buatan dan otomatisasi, serta pengenalan solusi gamifikasi, dapat membantu meningkatkan kualitas kehidupan kerja.

Alat digital akan membantu pemimpin memantau tingkat kepuasan dan keterlibatan karyawan, serta mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Dengan solusi modern, seperti jam kerja fleksibel, kantor jarak jauh, dan platform untuk mendukung pengembangan profesional, manajemen akan lebih berorientasi pada kebutuhan dan harapan setiap karyawan. Personalisasi alat modern dapat membuat kesejahteraan karyawan memainkan peran kunci di masa depan manajemen tim, berkontribusi pada efisiensi yang lebih besar, kepuasan kerja, dan retensi bakat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.