Mengumpulkan faktur yang belum dibayar dalam 5 langkah mudah

Ketika menjalankan bisnis Anda sendiri, cepat atau lambat, Anda akan menghadapi situasi di mana klien Anda tidak membayar tepat waktu. Kemudian, banyak pertanyaan mungkin berputar di kepala Anda. Langkah apa yang harus Anda ambil untuk mendapatkan pembayaran? Apakah bantuan pengacara diperlukan? Atau, adakah yang bisa Anda lakukan sendiri? Tidak perlu khawatir. Dalam artikel berikut, kami menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Baca tentang mengumpulkan faktur yang belum dibayar dalam 5 langkah mudah.

Mengumpulkan faktur yang belum dibayar – daftar isi:

1. Periksa detail pada faktur Anda
2. Kirim pengingat yang ramah
3. Kirim permintaan pembayaran
4. Kirim permintaan pembayaran terakhir
5. Hubungi secara hukum

Periksa detail pada faktur Anda

Sebelum Anda mengambil langkah untuk mengumpulkan faktur yang belum dibayar, pastikan Anda tidak melakukan kesalahan. Kita hanya manusia dan setiap orang membuat kesalahan. Oleh karena itu, periksa kembali apakah Anda telah mengeluarkan faktur dengan benar. Kesalahan ketik pada nomor rekening bank mungkin membuat pelanggan Anda ragu, meskipun niat mereka tulus, untuk membayar faktur.

Itu bukan satu-satunya hal yang perlu Anda verifikasi. Penting untuk memeriksa apakah faktur telah dikeluarkan sesuai dengan pesanan. Jika jumlah pada faktur lebih tinggi daripada dalam kontrak, tidak heran jika pelanggan Anda tidak bersedia membayarnya. Dalam hal ini, Anda perlu mengeluarkan nota kredit.

Situasi serupa terjadi ketika pelanggan Anda tidak menerima pekerjaan yang telah dilakukan. Dalam hal ini, Anda harus melakukan perbaikan. Juga, periksa apakah Anda telah mencantumkan detail pelanggan yang benar pada faktur dan apakah itu telah dikirim ke alamat yang sesuai. Perhatikan tanggal faktur dan metode pembayaran. Jika Anda yakin bahwa informasi yang diberikan dalam faktur ini lengkap dan benar, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Kirim pengingat yang ramah

Kekurangan pembayaran mungkin hanya merupakan kelalaian yang tidak menguntungkan dan kesalahpahaman sederhana. Ini bisa terjadi pada siapa saja. Oleh karena itu, pengingat pembayaran pertama harus bersifat ramah. Anda tidak perlu langsung memanggil bantuan besar. Jaga hubungan baik dengan kontraktor Anda.

Apa yang harus Anda sertakan dalam pengingat tersebut? Berikan informasi yang jelas dan faktual di dalamnya. Sajikan fakta dengan cara yang sopan, tetapi tegas. Tulis pekerjaan apa yang telah dilakukan atau barang apa yang telah Anda jual kepada pelanggan Anda. Anda juga dapat melampirkan salinan faktur ke pengingat Anda karena klien Anda mungkin telah kehilangannya. Indikasikan kapan batas waktu pembayaran berakhir, tetapi jangan menetapkan batas waktu baru untuk saat ini. Selain itu, Anda mungkin ingin menyertakan jumlah total yang harus dibayar. Tunggu reaksi pelanggan Anda selama beberapa hari, dan kemudian kirim pengingat berikutnya.

Bagaimana cara mengirim informasi tersebut? Yang terbaik adalah mengirimkannya melalui email karena ini adalah cara tercepat dan paling efisien untuk menghubungi pelanggan Anda. Minta pelanggan Anda untuk dengan hormat mengonfirmasi penerimaan email Anda. Ini mungkin berguna nanti. Bagaimana jika pelanggan Anda tidak mengonfirmasi penerimaan pesan Anda? Anda dapat menelepon mereka dan menanyakan langsung. Jika itu tidak berhasil, lanjutkan ke langkah berikutnya.

Kirim permintaan pembayaran

Permintaan pembayaran harus mencakup fakta karena ini mungkin menjadi bukti di pengadilan nanti. Untuk alasan ini, bahkan ketidakakuratan kecil dapat merugikan Anda. Pastikan untuk menyiapkannya dengan akurat. Dokumen semacam itu harus ditulis dengan nada tenang, terutama ketika pelanggan Anda belum membayar faktur untuk pertama kalinya. Bersikaplah sopan dan langsung, tetapi jangan bereaksi berlebihan agar tidak kehilangan pelanggan Anda.

Karena ini adalah dokumen resmi, Anda harus mengirim permintaan pembayaran melalui pos terdaftar. Anda juga dapat menggunakan konfirmasi penerimaan. Anda tidak perlu menggunakan layanan hukum pada tahap ini. Meskipun surat dari firma hukum mungkin memiliki dampak lebih besar pada pelanggan Anda, layanan hukum cukup mahal. Oleh karena itu, Anda harus mencoba menulis permintaan pembayaran sendiri terlebih dahulu.

Kirim permintaan pembayaran terakhir

Ini adalah langkah terakhir sebelum Anda memaksa masalah ini. Permintaan terakhir Anda harus menetapkan dan mengkomunikasikan harapan Anda. Meskipun tidak ada contoh surat yang tersedia untuk digunakan, permintaan pembayaran terakhir harus menyajikan semua fakta dan data terkait faktur yang belum dibayar.

Ingat untuk menyertakan semua detail yang diperlukan seperti nomor faktur, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Surat permintaan pembayaran yang ditulis dengan baik akan menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda cukup serius tentang masalah ini, dan itu akan menjadi sinyal yang jelas bagi mereka bahwa Anda mungkin akan mengambil tindakan hukum segera.

Perlu diakui bahwa urusan hukum mungkin mahal dan memakan waktu. Oleh karena itu, dokumen yang akan Anda kirim adalah metode terakhir di luar pengadilan untuk menyelesaikan kasus ini. Indikasikan tanggal yang wajar untuk pembayaran. Biasanya, batas waktu pembayaran standar adalah 14 hari.

Anda juga dapat melampirkan dokumen yang mengonfirmasi utang pelanggan. Ini bisa berupa, misalnya, tanda terima barang atau kontrak yang Anda tanda tangani dengan pelanggan Anda. Ingat bahwa kontrak yang dikirim melalui email sama mengikatnya secara hukum seperti versi kertasnya.

Akhirnya, Anda dapat menambahkan catatan bahwa jika pembayaran tidak dilakukan dalam waktu yang disebutkan di atas, Anda akan membawa kasus ini ke pengadilan, yang akan melibatkan biaya tambahan bagi pelanggan Anda.

Dengan aplikasi faktur gratis kami, Anda dapat mengatur pengingat untuk pembayaran yang akan datang dan dengan hanya satu klik memeriksa jumlah yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo.

Hubungi secara hukum

Jika pelanggan Anda masih menghindari pembayaran, maka satu-satunya pilihan Anda adalah mengambil tindakan hukum. Pada tahap ini, sebaiknya gunakan bantuan pengacara, terutama jika jumlah yang harus dibayar adalah jumlah uang yang besar. Bahkan kesalahan kecil dalam surat prosedural dapat membuat pengadilan menolak gugatan ini.

Namun, bagaimana jika jumlah faktur kecil? Biaya yang terkait dengan menyewa pengacara mungkin tidak sebanding dengan utang. Dalam hal ini, Anda mungkin memanfaatkan prosedur yang disederhanakan, yang lebih murah dan tidak memerlukan keterlibatan pengacara.

Anda baru saja membaca tentang mengumpulkan faktur yang belum dibayar. Lihat artikel kami yang lain: 5 kesalahan umum dalam penagihan

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.