Prioritas proyek | #7 Memulai manajemen proyek

Dalam artikel hari ini, kita akan membahas tentang prioritas proyek. Apakah lebih penting untuk memulai proyek yang berisiko yang dapat dengan cepat menghasilkan keuntungan besar? Atau apakah lebih penting untuk menyelesaikan pengembangan solusi yang berpotensi membawa keuntungan lebih rendah tetapi jangka panjang dan berada di tahap akhir implementasi? Banyak organisasi memiliki banyak proyek yang berlangsung secara bersamaan. Bagaimana Anda dapat memprioritaskan mereka dengan sumber daya yang terbatas?

Prioritas proyek – daftar isi:

1. Prioritas proyek – pengantar
2. Matriks Eisenhower
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritas proyek – ringkasan

Prioritas proyek – pengantar

Dalam teks berikut, kita akan melihat metode yang paling populer yang memfasilitasi pengambilan keputusan untuk prioritas proyek – baik yang dilakukan secara mandiri maupun yang termasuk dalam program atau portofolio proyek. Kita akan membahas matriks Eisenhower, yang diterapkan tidak hanya untuk memprioritaskan proyek, tetapi juga tugas-tugas yang dilakukan di dalamnya. Kita juga akan melihat lebih dekat metode MoSCoW yang sering digunakan yang dibuat oleh Dai Clegg, serta model DICE yang ditemukan pada pertengahan tahun ’90 di Boston Consulting Group.

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower memungkinkan untuk memprioritaskan proyek dengan menempatkannya dalam ruang yang didefinisikan oleh dua sumbu – apa yang mendesak dan apa yang penting. Ada grafik umum untuk menampilkan mereka:

moSCoW

Oracle menjadi pelopor penerapan teknik MoSCoW. Ini juga disebut sebagai skema prioritas yang efektif dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK) terbaru bersama dengan analisis multi-kriteria. Ini membagi proyek menjadi empat kategori:

• Must-haves – yaitu, proyek yang harus diselesaikan karena sangat penting untuk operasi perusahaan; ini termasuk proyek seperti membangun keamanan dan mendefinisikan hak akses di cloud perusahaan, menyiapkan laporan keuangan dan laporan untuk investor, atau menerapkan solusi di klien kunci,
• Should-want – yaitu, proyek yang seharusnya diimplementasikan, karena mengabaikannya dapat memperburuk kinerja perusahaan; ini bisa jadi, misalnya, memindahkan kantor pusat ke lokasi yang lebih nyaman, atau memasuki platform penjualan baru yang semakin populer,
• Could-have – yaitu, proyek yang akan diimplementasikan “jika waktu memungkinkan” karena lebih mungkin berdampak positif pada perusahaan; contoh proyek dalam kategori ini mungkin adalah partisipasi dalam acara industri, atau menyiapkan kompetisi untuk kontraktor,
• Will not have – yaitu, proyek yang mungkin diimplementasikan di masa depan, tetapi saat ini tidak ada dalam daftar prioritas.

DICE

Metode DICE menerjemahkan prioritas yang diberikan kepada proyek menjadi nilai numerik dan digunakan di lebih dari 1.000 organisasi besar di seluruh dunia. Akronim DICE terdiri dari komponen berikut:

1. D (Durasi) – durasi proyek, yang diberikan nilai sebagai berikut:

• 1 – ketika proyek berlangsung kurang dari 2 bulan
• 2 – ketika proyek berlangsung 2-4 bulan
• 3 – ketika proyek berlangsung 4-8 bulan
• 4 – ketika proyek berlangsung lebih dari 8 bulan

I (Integritas Kinerja Tim) – kemampuan tim, dengan penekanan khusus pada Manajer Proyek, untuk berhasil melaksanakan proyek, yang diberikan poin nilai:

• 1 – sangat baik
• 2 – baik
• 3 – rata-rata
• 4 – rendah

C (Komitmen) – tingkat dukungan, yang terdiri dari dua komponen

• C1 – dukungan proyek yang terlihat dari sponsor atau dewan direksi
• C2 – dukungan dari orang-orang yang terkena dampak oleh implementasi proyek, di mana nilai berikut sesuai dengan masing-masing:

• 1 – dukungan yang jelas dikomunikasikan
• 2 – dukungan yang cukup jelas
• 3 – sikap netral
• 4 – perlawanan yang jelas

E (Usaha) – usaha yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, di luar tugas harian menjalankan perusahaan, di mana nilainya terlihat seperti ini:

• 1 – kurang dari 10% sirkulasi tambahan
• 2 – 10-20% sirkulasi tambahan
• 3 – 20-40% sirkulasi tambahan
• 4 – lebih dari 40% sirkulasi tambahan

Nilai DICE dihitung menggunakan rumus berikut: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Bergantung pada skor, Anda dapat menentukan kemungkinan apakah proyek yang direncanakan akan berhasil, dan dengan demikian apakah layak untuk menempatkannya tinggi dalam daftar prioritas:

• 7 – 14 – zona kemenangan – proyek memiliki peluang sangat baik untuk dilaksanakan
• 14 – 17 – zona bahaya – proyek memiliki beberapa peluang untuk berhasil
• di atas 17 – zona putus asa – hasil proyek sulit diprediksi atau proyek tidak mungkin berhasil.

Prioritas proyek – ringkasan

Metode prioritas proyek yang diuraikan tentu saja tidak selalu tersedia untuk pemilihan dan peringkat proyek. Banyak organisasi tidak menerapkan metode prioritas yang terformalisasi seperti DICE, dan di beberapa tempat pendapat individu yang dipandu hanya oleh pendapatnya sendiri yang menjadi penentu. Namun, terutama ketika beberapa proyek kritis dan berisiko tinggi sedang dipertimbangkan untuk dimulai atau dilanjutkan pada saat yang sama, alat prioritas sangat layak digunakan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.