Studi kelayakan – bisakah kita melaksanakan proyek ini? | #37 Memulai manajemen proyek

Studi kelayakan adalah langkah kunci dalam menentukan apakah proyek yang diusulkan layak dan patut untuk dikejar. Ini mencakup penilaian terhadap aspek teknis, finansial, organisasi, dan hukum dari proyek, sementara tujuannya adalah untuk menentukan apakah proyek tersebut memiliki peluang yang cukup untuk diselesaikan dengan sukses dan tepat waktu.

Studi kelayakan – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Bagaimana cara menyiapkan studi kelayakan?
3. Data apa yang layak dimasukkan dalam studi kelayakan?
4. Ringkasan

Pendahuluan

Studi kelayakan telah digunakan di Eropa sejak Kekaisaran Romawi ketika para insinyur melakukannya untuk menentukan kelayakan membangun infrastruktur seperti jalan dan saluran air.

Salah satu sumber yang membahas studi kelayakan di zaman kuno adalah buku “Studi kelayakan: akar kuno, aplikasi modern” oleh David G. Luenberger. Penulis menyebutkan lebih dari sekadar orang Romawi – ia juga memberikan contoh bagaimana orang Mesir kuno dan Tiongkok menggunakan metode serupa untuk menilai kelayakan proyek berskala besar, seperti pembangunan piramida dan Tembok Besar Tiongkok.

Beberapa prinsip dan teknik persiapan studi dari zaman kuno masih diterapkan hingga hari ini. Apa yang paling penting tetap tidak berubah: saat menyiapkan studi, Manajer Proyek harus dengan jelas mendefinisikan apa yang seharusnya dicapai oleh proyek, peluang dan ancaman apa yang ia lihat, dan menunjukkan metode yang ia gunakan untuk memperoleh data yang terkandung dalam studi.

Namun, tidak seperti pendahulu mereka yang kuno, Manajer Proyek saat ini tidak dapat berhenti pada satu studi kelayakan saja. Biasanya, dokumen dasar disiapkan selama fase inisiasi proyek, tetapi data dan panduan di dalamnya terus diperbarui seiring dengan tercapainya tonggak, atau ketika terjadi perubahan pasar yang penting.

Bagaimana cara menyiapkan studi kelayakan?

Untuk menyiapkan studi kelayakan, ada beberapa langkah kunci yang harus diikuti:

1. Definisikan tujuan dan ruang lingkup proyek.
2. Lakukan analisis pasar.

   Tujuan analisis adalah untuk menentukan pasar target – audiens, ukuran dan ketersediaannya, serta ukuran persaingan. Penting juga untuk menilai potensi permintaan terhadap hasil proyek. Persiapannya mungkin melibatkan melakukan survei awal di antara audiens target.

3. Evaluasi kelayakan teknis. Penilaian kelayakan teknis harus mencakup menjawab dua pertanyaan kunci:

A) Apakah organisasi memiliki teknologi dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek?

B) Apakah ruang lingkup proyek mencakup penciptaan atau adaptasi teknologi yang tersedia untuk implementasi? Dan jika ya, apa risiko yang terkait dengan penciptaan atau modifikasi solusi ini?

4. Evaluasi risiko finansial.

   Risiko finansial memainkan peran yang berbeda tergantung pada jenis proyek. Jika hasilnya akan menjadi sumber pendapatan, pertanyaan terpenting yang diajukan pemangku kepentingan adalah, “Apakah ini layak secara finansial?” Jika, di sisi lain, proyek melibatkan, misalnya, modernisasi atau implementasi penelitian, risiko finansial terkait dengan efek yang direncanakan dari penerapan solusi yang direncanakan.

   Dalam hal ini, rumuskan pertanyaannya dengan tepat: “Berapa lama waktu yang diperlukan agar investasi proyek terbayar, mengingat perbaikan efisiensi yang diasumsikan setelah peningkatan?”, atau “Bagaimana risiko kegagalan proyek penelitian diterjemahkan menjadi potensi penciptaan paten dengan potensi implementasi jika berhasil?”.

5. Pertimbangkan kelayakan dari sudut pandang organisasi. Di sini, pertanyaan pentingnya adalah:

A) Perubahan apa yang diperlukan untuk operasi organisasi agar proyek dapat dilaksanakan?

B) Bagaimana mereka akan mempengaruhi mode operasi organisasi saat ini?

C) Sumber daya apa yang harus digunakan dengan cara lain?

6. Perhatikan aspek hukum.

   Ini akan sangat penting dalam proyek yang pelaksanaannya berlangsung di ruang publik, atau yang pelaksanaannya melibatkan bidang yang memerlukan izin khusus – misalnya, kedokteran, teknologi yang dapat mengancam lingkungan, dan kegiatan yang memerlukan penggunaan data pribadi.

7. Siapkan laporan.

   Studi kelayakan adalah dokumen yang paling sering disajikan kepada manajemen organisasi. Itulah sebabnya sangat penting untuk menyiapkan ringkasan, yang akan mencakup informasi dan data terpenting, serta rekomendasi Manajer Proyek untuk tindakan selanjutnya.

Data apa yang layak dimasukkan dalam studi kelayakan?

Untuk membuat studi kelayakan lebih kredibel, Manajer Proyek harus melakukan atau memerintahkan penelitian untuk memperoleh:

• perkiraan biaya untuk material, tenaga kerja, peralatan, dan perangkat lunak
• proyeksi finansial dari pendapatan dan pengeluaran dengan mempertimbangkan inflasi dan fluktuasi harga
• spesifikasi teknis dan kemampuan dari teknologi yang diperlukan
• informasi tentang peraturan atau persyaratan hukum yang relevan
• data pasar, khususnya:
• kelompok sasaran dari hasil proyek – preferensi mereka, sarana komunikasi, dan kekayaan, antara lain,
• permintaan dan saturasi pasar
• tren dan perkembangan

Anda dapat memperoleh analisis terperinci berdasarkan kumpulan data besar melalui laporan yang diterbitkan oleh lembaga yang mengkhususkan diri dalam riset pasar, seperti:

• Gartner
• IPSOS
• Nielsen
• IQVIA
• Kantar

Perlu diingat bahwa data dalam studi kelayakan harus tetap diperbarui untuk proyek jangka panjang. Ini adalah langkah kunci dalam proses pengembangan proyek yang dapat diandalkan, yang dalam jangka panjang dapat menghemat banyak waktu dan sumber daya dengan mengidentifikasi masalah potensial lebih awal.

Ringkasan

Studi kelayakan adalah dokumen kunci untuk menentukan apakah proyek yang diusulkan layak dan patut untuk dikejar. Ini mencakup penilaian terhadap aspek teknis, finansial, dan operasional proyek, dan bertujuan untuk menentukan apakah proyek tersebut dapat diselesaikan. Deteksi awal masalah potensial akan memungkinkan respons cepat, mengubah tujuan atau prioritas proyek, dan menghemat waktu serta sumber daya.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.