Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana cara mendefinisikannya dengan baik? | #15 Memulai manajemen proyek

Tujuan proyek, atau apa yang ingin kami capai dengan melaksanakan proyek, harus jelas bagi semua yang terlibat. Untuk tim, Manajer Proyek, klien, penerima manfaat, serta manajemen organisasi. Ini adalah dasar untuk mengoordinasikan aktivitas, menetapkan tujuan individu, dan membagi tugas. Status proyek diukur berdasarkan seberapa jauh pencapaiannya. Jadi, bagaimana cara mendefinisikan tujuan proyek dengan baik?

Tujuan proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa itu tujuan proyek?
3. Kesalahan paling umum saat merumuskan tujuan proyek
4. Bagaimana cara mendefinisikan tujuan proyek?
5. Ringkasan

Pendahuluan

Tujuan proyek mencakup banyak tujuan dan tonggak yang lebih kecil. Ini mengesampingkan semuanya dalam menjawab pertanyaan “Apa yang kita lakukan?”. Jadi, apa yang harus dimasukkan dalam rumusan tujuan proyek yang tepat untuk mendukung awal implementasi yang lancar?

Apa itu tujuan proyek?

Dalam edisi ketujuh PMBOK, tujuan proyek didefinisikan sebagai:

“Sesuatu yang menjadi arah tindakan, posisi strategis, tujuan yang ingin dicapai, hasil yang harus dicapai, produk yang dihasilkan, atau layanan yang diberikan.”

Oleh karena itu, tujuan proyek tidak harus bersifat material. Sementara hasil dari banyak proyek mencakup produksi barang, konten, atau perangkat lunak, itu juga dapat mencakup layanan atau perubahan pada pelanggan atau pada organisasi itu sendiri. Sebuah tujuan proyek adalah, misalnya:

• Pelaksanaan proses di pelanggan A pada akhir Desember tahun ini
• Mencapai emisi gas rumah kaca nol pada tahun 2025
• Peluncuran produk B di pasar Eropa pada akhir Januari 2023
• Penyelenggaraan acara C untuk 1.000 orang pada bulan Mei mendatang
• Mengoptimalkan pengeluaran dan mengurangi biaya sebesar 30% di departemen D Perusahaan E
• Mengurangi jumlah keluhan sebesar 10% pada kuartal berikutnya.

Tujuan yang dikejar karena itu sangat terkait dengan visi proyek, yang menunjukkan alasan mengejar tujuan dengan menjawab pertanyaan “mengapa?” dan “untuk apa?”.

Kesalahan paling umum saat merumuskan tujuan proyek

Salah satu kesalahan paling umum yang muncul saat merumuskan tujuan proyek adalah menganggap bahwa semua yang terlibat “tahu apa yang harus dilakukan”. Dan sebagai hasilnya, tidak ada kebutuhan untuk merumuskan tujuan proyek atau membuat dokumen terkait. Sayangnya, meskipun ini benar pada minggu pertama pelaksanaan proyek, tujuan dengan cepat menjadi kabur dan ruang lingkup proyek meluas dan berubah. Oleh karena itu, pelaksanaan proyek secara spontan jarang menghasilkan hasil yang diharapkan.

Untuk alasan ini, pencapaian tujuan proyek bisnis biasanya ditentukan tidak hanya oleh dokumen proyek tetapi juga oleh KPI, Indikator Kinerja Utama. Ini biasanya terkait dengan realisasi anggaran proyek, kualitas pelaksanaan, dan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek. Kesalahan yang paling sering terjadi dalam merumuskan tujuan proyek terkait dengan hal ini. Ini karena mereka berkaitan dengan fakta bahwa hasil yang dimaksud tidak dapat diukur dalam salah satu aspek kunci. Ini tidak ditentukan di dalamnya, misalnya:

• Berapa lama proyek diharapkan berlangsung?
• Fitur apa yang harus dimiliki produk agar proyek dianggap selesai?
• Apa batas anggaran yang tidak dapat dilampaui untuk pelaksanaannya?

Untuk mencegah masalah seperti itu terjadi, ada baiknya menggunakan teknik yang terbukti untuk mendefinisikan tujuan proyek dengan benar.

Baca juga: Jenis proyek

Bagaimana cara mendefinisikan tujuan proyek?

Salah satu teknik yang paling umum diterapkan untuk merumuskan tujuan proyek adalah SMART, yang merupakan singkatan dari:

• S-Spesifik (Specific) – tujuan harus se-spesifik mungkin, tetapi harus mencakup semua bidang aktivitas yang termasuk dalam proyek
• M-Measurable – anggaran, waktu pelaksanaan, jumlah orang yang terlibat, dan kemampuan untuk menetapkan ukuran objektif untuk menentukan apakah proyek telah selesai adalah kunci untuk tujuan proyek yang terdefinisi dengan baik
• A-Dapat dicapai (Achievable) – karena keadaan yang tidak terduga, mungkin selalu terjadi bahwa tujuan tidak dapat dicapai, tetapi pada saat penetapannya, itu harus dipersepsikan sebagai dapat dicapai oleh semua pemangku kepentingan dan tim proyek
• R-Relevan (Relevant) – tujuan proyek adalah relevan jika dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia untuk organisasi, bukan memerlukan, misalnya, seratus spesialis yang sulit ditemukan dan dipekerjakan
• T-Terikat waktu (Time-bound) – proyek harus memiliki durasi yang jelas dan pencapaian hasil yang dimaksud.

Untuk melihat apakah tujuan proyek Anda memenuhi persyaratan SMART, coba jawab pertanyaan berikut:

• Apa yang akan terjadi ketika tujuan tercapai?
• Apakah tujuan ini menginspirasi dan memotivasi Anda?
• Menurut pengetahuan dan pengalaman Anda, apakah tujuan ini dapat dicapai?
• Dapatkah kemajuan menuju tujuan ini dilacak dan bagaimana?
• Kapan hasil yang diharapkan akan muncul?

Ringkasan

Tujuan proyek adalah jawaban yang terartikulasikan dan spesifik untuk pertanyaan “Apa yang kita lakukan?”. Meskipun hasilnya akan sangat bervariasi tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan, setiap tujuan harus memenuhi kriteria SMART yang dijelaskan di atas. Dengan kerangka implementasi, dimungkinkan untuk merencanakan dan juga menentukan apakah proyek dijalankan sesuai rencana.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.