Ekspektasi proyek dan cara memenuhinya

Tugas melaksanakan sebuah proyek membawa tanggung jawab yang berat. Apakah Anda bekerja sebagai Manajer Proyek atau freelancer, Anda harus memenuhi beberapa harapan proyek yang telah ditentukan dan tinggi. Dalam banyak kesempatan, karena kurangnya komunikasi yang tepat, persyaratan tersebut sering disalahpahami dan ditafsirkan dengan keliru. Tim kehilangan semangat karena waktu digunakan untuk membuat proyek menjadi kurang kacau alih-alih bergerak maju. Bagaimana cara membuat proyek memenuhi semua harapan? Dalam artikel hari ini, kami ingin memberikan beberapa panduan, yang jika diterapkan akan memastikan bahwa proyek Anda dilaksanakan dengan sempurna dan dengan mudah.

Harapan proyek – daftar isi:

1. Harapan Proyek – mengapa sering kali berujung pada kekecewaan
2. 5 elemen manajemen harapan proyek:
3. Untuk masa depan

Harapan Proyek – mengapa sering kali berujung pada kekecewaan

Anda mungkin pernah mengalami bahwa klien Anda tidak puas dengan hasil kerja Anda. Anda terus bertanya-tanya mengapa visi Anda tidak cocok dan seberapa besar hal itu membuat seluruh agenda menjadi tidak jelas. Ketika Anda akhirnya menyadarinya, sudah terlambat, terkadang bahkan lebih buruk – seluruh proyek dihentikan. Namun, Anda masih berpikir keras – apa yang salah? Jawabannya, dalam hal ini, hampir selalu komunikasi dan ekspresi harapan yang tepat dari kedua belah pihak. Untungnya, ada cara untuk mencegah bencana semacam itu.

Harapan tidak lebih dari keyakinan kuat bahwa sesuatu yang kita pikirkan memiliki tampilan, bentuk, kain, dll., yang pasti, dan bahwa hal-hal akan terjadi seperti yang kita bayangkan. Masalah ini sering kali sulit untuk dipahami dengan baik, yang bisa menjadi masalah terutama dari sudut pandang bisnis. Ini juga memburamkan baik tujuan proyek maupun cara mengukur keberhasilannya.

Selain itu, masalahnya mungkin kurangnya prioritas dan kerangka waktu yang ditentukan untuk tugas tertentu atau terlalu banyak perhatian pada tahap yang salah. Pada akhirnya, yang kita dapatkan adalah waktu yang terbuang, semangat yang rendah, dan efisiensi kerja yang menurun. Kekacauan organisasi semacam ini menyebabkan kurangnya keterlibatan dalam tim, tetapi yang lebih penting, kehilangan kepercayaan yang serius antara klien dan tim orang yang bekerja pada proyek tertentu, termasuk Anda.

5 elemen manajemen harapan proyek:

Seperti yang Anda lihat, manajemen harapan yang tepat dapat membantu Anda menghindari banyak masalah yang tidak perlu dan memandu sepanjang proses pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir seperti yang diinginkan klien. Ada 5 elemen dasar dari manajemen harapan proyek:

1. Perencanaan proyek

Sering kali, pihak-pihak yang tertarik pada proyek memiliki visi siap pakai bahkan sebelum membuat cetak biru untuk usaha tertentu. Untuk alasan ini, adalah ide yang baik untuk melibatkan klien sudah di fase awal, yaitu perencanaan. Bersama dengan klien dan rekan kerja, tentukan ruang lingkup kegiatan, prioritas, dan tujuan, identifikasi hubungan antara tugas. Jika ada yang tidak jelas – jangan ragu untuk bertanya. Juga jangan lupa untuk merumuskan rencana penilaian risiko untuk memiliki jalan keluar jika terjadi keadaan yang tidak terduga.

Harapan kedua belah pihak mungkin tidak selalu cocok – metode ini akan memperjelas semua asumsi untuk proyek tertentu dan melibatkan seluruh tim lebih banyak.

2. Pelaksanaan proyek

Perencanaan proyek penting tetapi tidak sepenting pelaksanaannya. Untuk itu, Anda perlu mengadakan pertemuan dengan klien dan tim untuk menentukan bagaimana melaksanakan dan memantau perkembangan usaha Anda.

Ketika bertemu dengan tim Anda, pastikan semua orang memahami peran mereka dan tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Tetapkan peran, tugas, waktu yang akan dihabiskan untuk mereka, rencana komunikasi, dan cara untuk mempertanggungjawabkan pencapaian. Sebaiknya Anda juga segera menyertakan KPI, serta pertemuan terjadwal berikutnya ketika Anda akan memberikan pembaruan.

Komunikasi sangat penting pada tahap ini – perhatikan hal ini, misalnya dengan memperkenalkan platform komunikasi yang sesuai. Firmbee adalah salah satu jenis alat semacam itu yang, selain kemungkinan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, memiliki banyak fungsi lain yang berguna dalam manajemen proyek dan pekerjaan. Ini adalah salah satu dari sedikit platform manajemen proyek yang memungkinkan kita tidak perlu mengintegrasikan beberapa program dan kelelahan teknis tidak lagi mengganggu kita.

3. Komunikasi

Seperti yang Anda lihat, sebagian besar alur kerja yang efektif, dan dengan demikian memenuhi harapan, berkaitan dengan kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas. Ini harus diingat sepanjang semua tahap proyek untuk menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu, dan akibatnya, kehilangan waktu dan motivasi.

Di atas segalanya, gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, yang dipahami semua orang. Tidak boleh ada ambiguitas atau keraguan. Selain itu, sebaiknya ringkas semua pertemuan dengan umpan balik cepat.

Anda juga dapat membuat rencana komunikasi yang mencakup:

• metode komunikasi (email, pesan, alat komunikasi),
• frekuensi komunikasi,
• orang tertentu yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu,
• penilaian risiko dan potensi masalah komunikasi.

Ini akan memastikan bahwa mereka yang terlibat tahu apa yang diharapkan dan bahwa bahkan skenario terburuk pun menjadi pemikiran setelahnya daripada kejutan yang tidak menyenangkan. Menyembunyikan berita buruk tidak akan membantu, dan dapat mengakibatkan kehilangan kepercayaan dan keterlibatan tim.

4. Janji yang lebih sedikit dan hasil yang lebih banyak

Secara harfiah, janji yang lebih sedikit berarti meremehkan janji seseorang di awal usaha, dan sebaliknya, hasil yang lebih banyak berarti melebihi harapan saat pengiriman.

Tidak sulit untuk terbawa suasana dengan kegembiraan dan menjanjikan sesuatu di awal proses perencanaan yang, seiring berjalannya waktu dan setelah antusiasme mereda, mungkin terbukti sulit atau bahkan tidak mungkin untuk dipenuhi. Karena keputusan telah diambil dan Anda tidak dapat menariknya kembali, lalu apa? Mungkin ada sedikit stres di depan. Triknya adalah tidak membiarkan situasi ini terjadi sejak awal. Bagaimana?

Kita harus mengusulkan sedikit lebih sedikit dari yang bisa kita capai. Dengan cara itu, klien merasa puas ketika proyek berakhir dan kita berhasil melebihi harapannya. Jika terjadi keadaan yang tidak terduga yang merobek beberapa bagian dari cetak biru, klien tetap senang karena kita semoga berhasil menepati janji kita. Namun, untuk tetap tenang sepanjang proses, kita perlu menetapkan tujuan dan pencapaian dengan sangat realistis untuk mengkalibrasi strategi janji yang lebih sedikit dan hasil yang lebih banyak.

5. Harapan pribadi

Orang tidak bisa membaca pikiran. Mereka tidak akan menebak apa yang kita maksud, anggap atau ramalkan jika kita tidak mengartikulasikan hal-hal dengan jelas dan eksplisit. Begitulah cara kita mencapai elemen terakhir tetapi tidak kalah pentingnya – mengekspresikan harapan kita. Transparansi dan kejelasan niat, tindakan, dan harapan kita memungkinkan rekan-rekan dan klien potensial kita untuk memahami dan membayangkan gambaran lengkap dari proyek yang kita lakukan.

Untuk masa depan

Harapan adalah bagian integral dari hidup kita, termasuk aspek profesionalnya. Mengelola mereka secara proaktif dapat memperlancar alur kerja dan menghasilkan tim yang lebih terlibat, klien yang puas, dan pada akhirnya, kesuksesan pribadi! Ingatlah ini saat bekerja pada proyek Anda dan coba terapkan beberapa prinsip ini – Anda akan melihat perbedaannya dalam waktu singkat.

Baca: Keterampilan manajemen proyek baru yang harus Anda miliki di 2021 dan 2022.

Jika Anda ingin tetap terhubung, bergabunglah dengan komunitas Facebook kami.