Penggunaan e-mail untuk mengurangi tingkat stres Anda. 3 cara hebat untuk mengatasi komunikasi jarak jauh

Bagaimana cara mengurangi tingkat stres Anda saat menggunakan akun e-mail? Apakah Anda tahu bahwa cara menggunakan e-mail dapat secara signifikan meningkatkan tingkat kecemasan? Mungkin tampak bahwa e-mail adalah kenyamanan yang utama. Ini memungkinkan komunikasi cepat antara karyawan dan entitas eksternal, tetapi pada saat yang sama, ini menciptakan teknostres bagi para pengguna.

Penggunaan e-mail – daftar isi:

1. Kurangi tingkat stres Anda
2. Cobalah bentuk kontak yang berbeda
3. Jangan kirim e-mail pada hari Jumat
4. Berkomunikasi dengan jelas dan sederhana
5. Ringkasan

Kurangi tingkat stres Anda

Gunakan hanya telepon bisnis Anda. Telepon Anda harus tersedia untuk kontak hanya selama 8 jam kerja, dan kemudian dimatikan – aturan ini harus diterapkan oleh orang-orang yang ingin menjaga keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional mereka. Tindakan seperti mematikan e-mail setelah jam kerja (perusahaan dapat menggunakan fungsi tersebut), menunda pengiriman paket (menjadwalkan pengiriman ke pagi hari pada hari kerja berikutnya), atau merencanakan jam tetap untuk menerima surat pos memungkinkan perawatan kesehatan mental selama bekerja dan di waktu luang Anda.

Ingat untuk menghindari menginstal e-mail (atau layanan pesan perusahaan lainnya) di telepon pribadi Anda. Ini tidak pantas karena banyak alasan, tidak aman untuk keamanan data sensitif, dan di sisi lain – ini mempengaruhi kesejahteraan Anda dan kemampuan untuk beristirahat setelah bekerja.

Cobalah bentuk kontak yang berbeda

Berapa kali Anda mengirimkan e-mail kepada rekan atau mitra Anda dan menunggu bahkan beberapa hari untuk mendapatkan respons, meskipun masalahnya sederhana dan tidak terlalu sulit untuk diatasi? Seperti yang Anda lihat, beberapa orang suka menunggu dengan respons mereka setiap kali dan ini dapat membuat frustrasi orang yang sedang menunggu.

Bagaimana Anda dapat mengatasi masalah ini? Anda dapat mencoba untuk menghubungi orang tersebut secara langsung (jika memungkinkan) dengan menelepon, atau menggunakan pesan instan perusahaan, yang memungkinkan tampilan pesan yang cepat – lakukan apa pun untuk menyelesaikan masalah dan menuntaskannya.

E-mail biasanya bukan solusi terbaik, meskipun kita berpikir bahwa itu adalah bentuk kontak terbaik dengan karyawan atau mitra bisnis. Seseorang harus mempertimbangkan dengan hati-hati masalah ini dalam hal komunikasi, yang dapat memicu emosi negatif – saat membaca pesan, kita menginterpretasikannya dengan membayangkan nada suara dan sikap lawan bicara. Dalam banyak situasi, bahkan di era digital kontemporer, komunikasi langsung dapat membawa efek yang lebih baik.

Jangan kirim e-mail pada hari Jumat

Perlakukan orang lain seperti Anda ingin diperlakukan – aturan ini harus berlaku untuk semua pesan yang dikirim setelah jam kerja. Jika Anda tidak suka suara e-mail yang datang setelah jam 6 sore atau lebih, berhentilah mengirimnya sendiri. Terlepas dari apakah Anda seorang karyawan biasa, manajer, atau Anda bekerja bersama mitra Anda, Anda tidak boleh menunjukkan ketersediaan Anda. Ini tidak hanya tidak sehat tetapi juga mengganggu ritme hari orang-orang yang Anda ajak bekerja sama.

Perlu diingat untuk menghindari mengirim e-mail pada sore hari Jumat. Sulit untuk mengharapkan bahwa seseorang akan merespons dengan cepat e-mail kita hanya beberapa jam sebelum akhir pekan yang akan datang – banyak karyawan memiliki sikap bahwa: itu bisa menunggu hingga Senin pagi. Jika hanya satu orang bisa menunggu respons, satu orang bisa menunggu untuk mengirim e-mail, terutama karena semua orang memulai minggu dengan energi tambahan setelah istirahat akhir pekan.

Berkomunikasi dengan jelas dan sederhana

Anda mungkin telah menulis e-mail dengan beberapa pertanyaan dan masalah yang perlu dijelaskan, tetapi Anda masih belum menerima jawaban. Situasi ini (terutama jika Anda telah menunggu respons) meningkatkan tingkat stres. Sayangnya, Anda harus siap bahwa, jenis masalah ini akan terjadi dari waktu ke waktu – kadang-kadang bahkan lebih sering daripada yang Anda harapkan. Bagaimana cara mengatasinya?

Yang terpenting, tulis subjek pesan dengan jelas, kemudian susun e-mail, dengan memikirkan untuk menjaga cara komunikasi yang jelas dan sederhana. Terkadang, ini akan memaksa Anda untuk membatasi subjek e-mail. Anda harus berpikir dengan cermat, tentang masalah mana yang paling penting bagi Anda, dan mana yang dapat ditangani di lain waktu (menggunakan bentuk komunikasi lainnya).

Ringkasan

Teknologi yang berkembang pesat telah membawa banyak hal hebat terkait dengan memfasilitasi komunikasi sehari-hari baik pribadi maupun profesional. Pada saat yang sama, kita dihadapkan pada banyak tantangan, terutama yang terkait dengan fakta bahwa kita selalu tersedia.

Pesan e-mail terus-menerus tiba di kotak masuk kita – selama bekerja, di waktu luang kita, atau bahkan pada hari libur – yang merupakan contoh distorsi keseimbangan kerja-hidup. Oleh karena itu, sangat berharga untuk mendorong karyawan untuk menggunakan semua petunjuk dan tips yang disebutkan di atas, dengan mengingat bahwa dalam semua kasus, contoh yang lebih baik ketika datang dari atas.

Baca juga: Bagaimana cara mengurangi stres digital saat bekerja jarak jauh

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.