Apa itu piagam tim? 5 alasan penting mengapa Anda harus membuatnya

Apa itu piagam tim?

Piagam tim adalah dokumen yang digunakan untuk mengorganisir dan mengoordinasikan pekerjaan karyawan. Ini dapat berupa berbagai bentuk – teks sederhana di Microsoft Word, spreadsheet di Excel, atau lembar yang dibuat dalam alat manajemen proyek yang kompleks. Ini mencakup semua informasi tentang tugas yang seharusnya dilakukan oleh rekan tim, menunjukkan tanggung jawab masing-masing orang, jadwal kerja, dan sumber daya yang tersedia. Ini harus disusun dengan jelas dan transparan. Selain itu, harus diperbarui seiring dengan kemajuan pekerjaan untuk mencerminkan laju kegiatan atau perubahan dalam jadwal atau persyaratan.

Bagaimana cara membuat piagam tim?

Komponen dari piagam tim akan bergantung pada kebutuhan organisasi tertentu, tetapi sering kali mencakup informasi berikut:

• nama tim,
• tujuan yang harus dipenuhi,
• tugas yang harus dilakukan,
• batas waktu,
• tanggung jawab karyawan,
• sumber daya yang dibutuhkan (alat, perangkat lunak, dana),
• rencana komunikasi (rapat, alat komunikasi),
• risiko potensial dan tindakan korektif,
• indikator kinerja kunci (KPI).

Manfaat membuat piagam tim

Piagam tim adalah alat untuk merencanakan dan mengorganisir aktivitas individu – ini memungkinkan Anda untuk mendefinisikan dengan jelas kapan dan bagaimana tugas yang ditugaskan akan dilakukan. Namun, ini bukan satu-satunya fungsi yang dapat ditawarkan solusi ini. Tujuannya juga mencakup:

• koordinasi – dokumen yang disusun dengan baik membantu semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka dan tugas apa yang perlu diselesaikan,
• penugasan tanggung jawab – mendefinisikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, menghilangkan kebingungan dan ambiguitas yang kadang-kadang dapat menyebabkan konflik atau keterlambatan,
• memantau kemajuan – dokumen ini memungkinkan Anda untuk memantau tugas mana yang sudah diselesaikan dan mana yang sedang berlangsung. Dengan cara ini, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi potensi hambatan yang dapat menunda proyek Anda,
• komunikasi – dokumen ini dapat berfungsi sebagai kerangka untuk komunikasi internal dan eksternal,
• manajemen risiko – dapat mencakup informasi tentang risiko potensial dan tindakan korektif yang harus diambil dalam keadaan darurat.

Seperti yang Anda lihat, ada beberapa manfaat yang dapat dibawa oleh piagam tim kepada Anda dan rekan-rekan Anda. Pertama dan terpenting, ini meningkatkan efisiensi kerja karena mengidentifikasi tujuan, tugas, batas waktu, dan tanggung jawab. Ini juga meningkatkan komunikasi dalam tim karena mendefinisikan aturan di tempat kerja. Ini juga membantu menyelesaikan potensi konflik dan membangun suasana positif, yang diterjemahkan menjadi keterlibatan dan produktivitas yang lebih besar.

Ringkasan

Salah satu elemen kunci dari manajemen proyek yang sukses adalah menciptakan fondasi yang solid untuk mengorganisir dan merencanakan tugas tertentu. Meskipun mungkin tampak seperti solusi yang cukup sepele, piagam tim yang disusun dengan baik memiliki potensi untuk mencerminkan dinamika tugas yang dilakukan dan hubungan dalam tim dengan sempurna.

Untuk alasan ini, ia terus digunakan sebagai salah satu alat untuk memastikan bahwa proyek atau tugas memberikan hasil yang diharapkan. Ini sangat layak digunakan ketika Anda melihat masalah komunikasi dalam tim Anda, rekan kerja tidak tahu apa tanggung jawab mereka, dan ketika Anda kesulitan melacak kemajuan mereka.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.