Diagram Ishikawa – analisis masalah sebab dan akibat

Apakah Anda menyadari bahwa Anda telah menghasilkan keuntungan yang lebih sedikit belakangan ini, basis pelanggan Anda tidak berkembang, dan karyawan Anda memberikan pemberitahuan? Mungkin Anda dapat menemukan kesulitan lain di perusahaan Anda? Penyebab kondisi buruk di sebuah perusahaan tidak selalu jelas, itulah sebabnya diagram Ishikawa dibuat untuk membantu mengidentifikasinya. Dalam artikel berikut, kami akan menjelaskan cara melakukan analisis sebab dan akibat dari masalah perusahaan!

Diagram Ishikawa – daftar isi:

1. Apa itu diagram Ishikawa?
2. Jenis-jenis diagram Ishikawa
3. Diagram Ishikawa – analisis sebab dan akibat
4. Keuntungan dan kerugian dari diagram Ishikawa
5. Ringkasan

Apa itu diagram Ishikawa?

Diagram Ishikawa adalah alat yang secara visual menunjukkan penyebab dan efek dari suatu kesulitan tertentu. Dengan demikian, ini memudahkan untuk menganalisis proses bisnis, baik itu tentang produksi, kegiatan pemasaran, kegiatan di masa depan, atau tantangan apa pun yang dihadapi oleh para pengusaha.

Jenis-jenis diagram Ishikawa

Ada beberapa cara untuk melakukan analisis sebab dan akibat. Yang paling populer adalah yang disebut 6M, tetapi diagram 3M, 8P, dan 4S juga dapat diterapkan. Pilihan jenis tertentu tergantung pada masalah yang kita hadapi atau industri tempat kita beroperasi.

Metode 6M

6M bertanggung jawab atas enam faktor yang dirancang untuk dianalisis. Ini termasuk:

• Tenaga kerja (manusia) – merujuk pada orang-orang yang terlibat dalam proses, sikap dan kompetensi mereka;
• Bahan – mencakup semua alat, sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proses, apakah mereka memiliki kualitas yang cukup;
• Mesin (peralatan) – terkait dengan fasilitas dan peralatan teknologi melalui mana produk dibuat dan layanan dilakukan, menentukan efisiensi mereka dan melakukan perbaikan;
• Metode (metode yang digunakan) – merujuk pada prosedur dan metode produksi, pelaksanaan layanan, apakah metode pengukuran kinerja memberikan informasi yang andal dan benar tentang proses, apakah ada yang disebut sebagai bottleneck?;
• Manajemen (cara mengelola) – yaitu, keputusan tentang gaya komunikasi, delegasi tugas, dan perencanaan kegiatan dalam perusahaan;
• Ibu Pertiwi atau Lingkungan – mencakup semua faktor eksternal yang mempengaruhi bisnis, misalnya, regulasi, lokasi geografis, peristiwa acak, dll.

Metode 3M

Versi sederhana dari metode di atas adalah 3M. Ini terbatas pada hanya 3 aspek:

• Tenaga kerja (manusia);
• Mesin (peralatan);
• Bahan.

Ini berguna untuk proses yang kurang kompleks yang tidak perlu diperiksa dan disempurnakan terlalu sering.

Metode 8P

Model ini adalah yang paling luas di antara semua yang disajikan di sini. 8P bertanggung jawab untuk:

• Orang – siapa yang terlibat dalam proses dan bagaimana mereka terlibat?
• Prosedur (prosedur) – apa rekomendasi, aturan untuk proses perusahaan? Apakah mereka memenuhi fungsinya?
• Tempat (lokasi) – di mana kegiatan perusahaan berlangsung, apakah ada tempat yang lebih baik untuk melaksanakannya?
• Kebijakan (aturan) – standar apa yang ada di perusahaan, atau fasilitas? Apakah mereka diikuti?
• Proses (proses) – apa langkah-langkah dalam proses dan apakah mereka memastikan produktivitas?
• Harga (harga) – apa rasio pengeluaran perusahaan terhadap keuntungan yang diperoleh?
• Promosi (promosi) – apa strategi pemasaran perusahaan? Bagaimana produk atau layanan dipasarkan?
• Produk (produk) – barang apa yang diproduksi/layanan apa yang ditawarkan? Bagaimana mereka dapat ditingkatkan?

Metode 4S

Ini biasanya digunakan di industri jasa. Ini mencakup 4 elemen:

• Pemasok (suppliers) – dari siapa kita memperoleh barang?
• Sistem (systems) – proses apa yang terjadi di perusahaan dan apa yang dapat diperbaiki di dalamnya?
• Keterampilan – keterampilan tim mana yang berharga bagi kita, dan keterampilan apa yang harus kita kembangkan?
• Lingkungan – bagaimana pengalaman pelanggan dengan perusahaan kita, apa yang perlu diubah untuk meningkatkan layanan?

Diagram Ishikawa – analisis sebab dan akibat

Untuk membuat diagram Ishikawa, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini. Kami akan mengilustrasikannya dengan contoh dari industri e-commerce (toko online kami).

1. Identifikasi masalah

Atau – apa konsekuensi yang terlihat dari malfungsi perusahaan? Ini bisa menjadi masalah terkait kualitas produksi yang buruk, penurunan keuntungan, profitabilitas yang rendah, dll. Menentukan masalah tidak selalu mudah, jadi ada baiknya sesekali menganalisis elemen individu dari proses (misalnya, penjualan) dan mendengarkan umpan balik pelanggan, serta mendorong karyawan untuk melaporkan kesalahan, melakukan brainstorming.

2. Tentukan kategori penyebab

Ini adalah area yang kita analisis. Terapkan salah satu klasifikasi di atas – 6M, 3M, 8P atau 4S – untuk tujuan ini. Sesuaikan dengan kebutuhan Anda dan industri tempat Anda beroperasi. Dalam contoh ini, kami memutuskan untuk menggunakan model 6M:

• Orang – kesulitan apa yang Anda perhatikan di antara staf Anda?
• Manajemen – kesalahan apa yang dilakukan di tingkat manajemen (mungkin termasuk cara berkomunikasi dengan karyawan, mengontrol proses individu)?
• Lingkungan – apakah perusahaan mematuhi regulasi? Apakah ada peristiwa eksternal baru-baru ini di luar kendali kita yang merugikan operasi toko online?
• Metode – kekurangan apa yang terlihat selama proses pembelian pelanggan?
• Mesin – apakah situs web berjalan lancar dan aman untuk data pribadi pengguna?
• Bahan – apakah perusahaan memiliki beberapa saluran komunikasi dengan pelanggan? Apakah platform terintegrasi dengan portal lain?
3. Identifikasi penyebab spesifik dari masalah

Di tahap ini, kenali aspek mana yang harus Anda perhatikan dan tentukan penyebab profitabilitas rendah perusahaan. Pertimbangkan setiap elemen dari model 6M. Penyebabnya tidak selalu jelas pada pandangan pertama – gunakan teknik bertanya “mengapa” sebuah masalah terjadi lima kali untuk menemukan alasan utama.

4. Membuat diagram Ishikawa

Diagram tersebut seharusnya lebih kurang terlihat seperti yang di bawah ini. Memahami hubungan antara efek dan penyebab harus memungkinkan Anda menerapkan solusi yang tepat untuk masalah tersebut. Ini dapat mencakup penggunaan alat yang spesifik untuk strategi manajemen ramping.

Gambar 1. Contoh diagram Ishikawa untuk toko online

Keuntungan dan kerugian dari diagram Ishikawa

Seperti metode analisis lainnya, ia memiliki kekuatan dan kelemahan. Dalam hal ini, kita membedakan antara lain:

KEUNTUNGAN

• Ini memfasilitasi deteksi penyebab masalah yang ada, dan kelemahan di perusahaan;
• Ini berguna selama pertemuan tim, brainstorming;
• Ini meningkatkan komunikasi dengan tim;
• Ini membantu saat merumuskan strategi perusahaan baru atau melakukan penyesuaian;
• Ini transparan dan sederhana untuk dilaksanakan.

KERUGIAN

• Ini memerlukan komitmen penuh dan ketulusan dari anggota tim;
• Terlalu banyak fokus pada area yang salah, mengabaikan yang kunci;
• Ini terkadang memakan waktu – mungkin memerlukan waktu untuk menemukan penyebab dari situasi tertentu;
• Dengan masalah yang lebih kompleks, analisis sebab dan akibat mungkin tidak cukup.

Ringkasan

Diagram Ishikawa adalah alat analisis universal yang dapat diterapkan di berbagai cabang bisnis. Dengan ini, Anda akan meminimalkan risiko menanggung biaya dan kerugian dalam proses, dan jika Anda mengambil langkah-langkah pencegahan – Anda akan menghilangkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi serta keuntungan perusahaan.

Baca juga: Bagaimana cara menerapkan Agile di perusahaan Anda?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.