Acara korporat virtual. Bagaimana cara merencanakan dan melaksanakannya?

Temukan audiens target Anda dan tetapkan anggaran untuk acara perusahaan

Membangun hubungan, merayakan keberhasilan perusahaan, membuat kontak bisnis baru? Sebelum Anda mulai mempersiapkan acara perusahaan Anda, tetapkan tujuannya dan putuskan siapa yang akan berpartisipasi. Setelah semua, Anda harus mendekati acara untuk karyawan dengan cara yang berbeda dibandingkan dengan acara untuk klien, kontraktor, atau mitra bisnis.

Selanjutnya, pertimbangkan anggaran Anda. Meskipun acara perusahaan virtual tidak semahal acara tradisional, Anda mungkin masih perlu mengeluarkan sejumlah uang (misalnya, untuk biaya platform, hadiah untuk peserta, dan kompensasi untuk tamu – tergantung pada atraksi yang direncanakan).

Pilih alat yang tepat

Setelah Anda mendefinisikan audiens target Anda dan menetapkan anggaran, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu memilih platform yang tepat untuk menyelenggarakan acara Anda. Analisis opsi yang tersedia, misalnya, Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting, atau platform acara virtual khusus seperti Hopin atau Remo, dan kemudian putuskan solusi mana yang akan dipilih.

Buat program acara perusahaan

Ini saatnya untuk membuat rencana acara yang menarik. Tergantung pada jenis pertemuan, pilih atraksi yang tepat:

• Kuliah dan lokakarya untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan,
• Permainan dan aktivitas untuk membangun hubungan,
• Lomba dan kuis untuk menguji pengetahuan.

Selenggarakan acara perusahaan

Sebelum acara perusahaan virtual, pastikan bahwa Anda, sebagai penyelenggara, memiliki infrastruktur teknis yang memadai, termasuk koneksi Internet yang stabil dan peralatan komputer (headphone, speaker, kamera yang berfungsi, dll.). Juga, lakukan latihan untuk menghindari masalah yang mungkin terjadi.

Pada hari acara, ingatlah untuk menyapa peserta dan memperkenalkan mereka pada tujuan pertemuan. Gunakan berbagai aktivitas dan ambil istirahat secara teratur. Jika memungkinkan, sediakan minuman dan makanan ringan untuk peserta. Kunci untuk acara virtual yang sukses adalah menjaga peserta tetap terlibat dan menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah – cobalah untuk mengingat hal ini sepanjang acara.

Ringkasan

Ketika diorganisir dengan baik, pertemuan tim-building online atau acara lainnya bisa sama menarik dan efektifnya dengan acara tradisional, meskipun mereka tentu memerlukan pendekatan yang berbeda. Namun, mereka memerlukan lebih sedikit pekerjaan dan oleh karena itu sumber daya yang lebih sedikit. Apakah Anda merencanakan acara online atau offline, Anda dapat mempermudah pekerjaan Anda dengan menggunakan Firmbee, perangkat lunak manajemen proyek kami. Di Firmbee, Anda dapat menggunakan papan Kanban untuk menetapkan tugas, membuat daftar tugas, menetapkan prioritas, dan mengontrol anggaran, semuanya dalam satu tempat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.