Bagaimana cara menerapkan strategi manajemen pengetahuan di usaha kecil dan menengah? 5 tips berguna

Apa itu pengetahuan?

Dalam konteks kewirausahaan, pengetahuan dapat didefinisikan sebagai ide, konsep, atau pengamatan yang digunakan untuk mengambil tindakan demi keuntungan.

Hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan

Data itu sendiri hanyalah fakta yang tidak memiliki makna tanpa interpretasi. Hanya setelah diproses dan diorganisir, data menjadi informasi yang menjawab pertanyaan seperti: Siapa? Apa? Di mana? Kapan? Selanjutnya, menjelaskan dan memahami informasi yang kita terima memberi kita pengetahuan yang kita butuhkan untuk membuat keputusan.

Pengetahuan adalah bagian yang sangat berharga dari strategi bisnis perusahaan karena dapat menciptakan keunggulan kompetitif. Penting untuk mengidentifikasi kelemahan dan kesenjangan pengetahuan.

Apa itu manajemen pengetahuan?

Apapun yang Anda lakukan, adalah ide yang baik untuk memiliki rencana tindakan. Menjalankan bisnis tidak berbeda. Sebuah strategi memungkinkan Anda untuk mewujudkan misi dan tujuan perusahaan Anda dengan menentukan arah dan jenis tindakan yang perlu Anda ambil. Manajemen pengetahuan yang efektif dalam sebuah organisasi memudahkan untuk menangkap, berbagi, dan memanfaatkan pengetahuan.

Kodikasi dan personalisasi

Beberapa strategi yang paling umum digunakan dalam praktik adalah kodikasi dan personalisasi. Selain itu, mereka terhubung dengan konsep pengetahuan formal (eksplisit) dan tacit (implisit).

Strategi kodikasi didasarkan pada pengetahuan formal yang disimpan dalam dokumentasi perusahaan – spesifikasi teknis, materi pelatihan, laporan, analisis, dll. Bentuk ini sangat memudahkan transfer pengetahuan kepada karyawan baru dan yang sudah ada.

Strategi personalisasi, di sisi lain, didasarkan pada kontak interpersonal antara karyawan dan pertukaran pengalaman di antara mereka. Dalam hal ini, berbagi pengetahuan tacit yang disebutkan terjadi selama pertemuan tim, percakapan, diskusi, dll.

Manajemen pengetahuan di UKM

Menjalankan bisnis adalah tugas yang menuntut karena dinamika perubahan yang tinggi dan kebutuhan untuk pengembangan yang konstan. Ini bisa menjadi tantangan terutama bagi usaha kecil dan menengah yang jangkauan dan sumber dayanya sangat terbatas.

Kontribusi sektor UKM terhadap pertumbuhan ekonomi sangat besar. Usaha kecil dan menengah sering menjadi sumber solusi inovatif dan mendiversifikasi pasar. Mereka memiliki struktur organisasi yang disederhanakan dan biasanya menawarkan produk dan layanan niche.

Modal yang digunakan untuk mengembangkan bisnis biasanya berasal dari tabungan pemilik, pinjaman bank, atau kadang-kadang dari investor swasta, seperti angel investor. Mereka mempekerjakan jumlah orang yang relatif kecil (perusahaan kecil – tidak lebih dari 50 karyawan, perusahaan menengah – antara 50 dan 250 karyawan) sehingga mereka dapat mempertahankan hubungan dekat dengan manajemen dan mengidentifikasi dengan tujuan perusahaan.

Otoritas terpusat – sebagian besar keputusan dibuat semata-mata berdasarkan pendapat dan pengalaman pemilik. Mengawasi semua area bisnis dengan cara ini membawa risiko – masa depan bisnis tergantung pada kompetensi pemilik, beberapa area manajemen mungkin beroperasi secara tidak efisien, dan potensi intelektual karyawan mungkin tidak terdeteksi.

Manfaat menerapkan strategi manajemen pengetahuan

Melakukan perubahan membutuhkan waktu dan usaha. Menerapkan strategi manajemen pengetahuan sangat bergantung pada sikap manajemen dan karyawan. Namun, ini diperlukan untuk pengembangan dan pertumbuhan potensi perusahaan Anda. Bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari melakukan beberapa perubahan dalam gaya manajemen Anda?

• Peningkatan efisiensi – sistem manajemen yang koheren dan terorganisir memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengakses informasi, meningkatkan kualitas pekerjaan mereka,
• Kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik – menggunakan sistem informasi dan berbagai saluran komunikasi menjamin transparansi yang lebih besar dan membangun hubungan positif dalam tim,
• Proses pengambilan keputusan yang efektif – akses ke pengetahuan dan pengalaman karyawan membantu mendapatkan perspektif objektif yang diperlukan untuk mengambil tindakan sesuai dengan tujuan perusahaan,
• Mengenali kesenjangan dan kekurangan – saat Anda menyelesaikan dan mendokumentasikan pengetahuan yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat mengidentifikasi peluang tambahan untuk meningkatkan proses bisnis Anda, keamanan – dengan menyimpan data di server atau dalam dokumen, Anda mengurangi risiko bahwa data akan meninggalkan organisasi Anda.

Faktor keberhasilan untuk menerapkan manajemen pengetahuan dalam sebuah organisasi

Jika Anda tidak tahu apa itu faktor keberhasilan, baca artikel ini. Sekali lagi, ada beberapa karakteristik organisasi yang dapat secara signifikan memfasilitasi pengenalan perubahan positif dalam manajemen pengetahuan strategis. Ini termasuk:

• Kesiapan untuk terus-menerus memperbaiki dan belajar,
• Kesiapan untuk mentransfer pengetahuan kepada orang lain, keterlibatan karyawan,
• Menyesuaikan struktur organisasi dan fasilitas teknis,
• Menekankan nilai pengetahuan dan manfaat menggunakannya.

Hambatan dalam menerapkan strategi manajemen pengetahuan di UKM

Mengubah kebiasaan membutuhkan waktu dan usaha karena ada beberapa hambatan di jalan. Mengetahui sebelumnya batasan yang mungkin muncul selama proses ini akan memudahkan Anda untuk menghadapinya. Berikut adalah beberapa masalah yang mungkin memerlukan perhatian Anda:

• Karyawan yang enggan – eksekutif senior mungkin takut akan kebocoran informasi yang dapat merusak posisi perusahaan, sementara karyawan lain mungkin takut kehilangan tempat tertentu dalam hierarki,
• Kekurangan komitmen – sering kali berasal dari atau terkait dengan penyebab yang disebutkan di atas. Ini dapat berkaitan dengan karyawan dan pemilik itu sendiri, yang akan lebih fokus pada aktivitas lain,
• Kekurangan waktu dan sumber daya untuk fokus pada pengelolaan pengetahuan,
• Ketidakpercayaan terhadap penasihat – kritik dari orang luar dapat dipersepsikan sebagai serangan daripada upaya untuk membantu dan membawa perubahan.

Bagaimana menerapkan strategi manajemen pengetahuan di perusahaan Anda?

Sebenarnya, menerapkan sistem manajemen pengetahuan bisa menjadi tantangan bagi pemilik bisnis. Kurangnya informasi dan pengalaman bisa menjadi hal yang menakutkan pada awalnya. Namun, nilai tambah yang bisa Anda dapatkan sangat berharga. Mengingat tips berikut akan memudahkan Anda untuk menyelesaikan proses ini dengan sukses:

• Evaluasi situasi Anda saat ini – periksa efektivitas sistem yang ada, dengan memperhatikan prosedur, personel, teknologi, dan struktur organisasi. Mendeteksi ketidakteraturan akan memungkinkan Anda untuk menentukan apa yang layak untuk diperbaiki,
• Jelaskan tujuan Anda – setelah Anda mengidentifikasi kelemahan organisasi, tetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek Anda sehingga Anda tahu apa yang Anda tuju dan dapat memantau kemajuan Anda,
• Siapkan diri untuk perubahan – adaptasi strategi baru melibatkan seluruh perusahaan. Perubahan ini juga berdampak pada karyawan perusahaan, yang merupakan aset berharga,
• Ambil tindakan – tahap akhir dan paling menantang adalah penerapan sistem manajemen pengetahuan ke dalam penggunaan sehari-hari. Ini memerlukan tidak hanya banyak uang tetapi juga sikap proaktif dari pemilik dan karyawan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.