Apa itu percepatan dalam manajemen proyek? Manfaat dan kerugian utama

Apa itu fast-tracking?

Fast-tracking adalah teknik manajemen proyek yang melibatkan pengurangan durasi proyek dengan mengerjakan tugas tertentu secara paralel. Dalam praktiknya, ini berarti bahwa tugas yang tidak saling terkait secara logis dilakukan secara bersamaan. Ini adalah kebalikan dari pendekatan tradisional di mana tugas dilakukan secara berurutan – satu tugas dimulai setelah tugas sebelumnya selesai. Tujuan dari metode ini adalah untuk mempercepat pencapaian tujuan proyek dengan menghilangkan atau mengurangi penundaan yang disebabkan oleh pelaksanaan tugas secara berurutan. Anda dapat melakukan fast-track pada proyek dengan dua cara:

• dengan memulai tugas tepat sebelum penyelesaian tugas sebelumnya yang terkait,
• dengan meningkatkan sumber daya atau jumlah orang yang bekerja pada suatu tugas untuk mempercepat pelaksanaannya.

Manfaat fast-tracking

Salah satu keuntungan utama dari menggunakan teknik ini adalah pengurangan durasi proyek, yang sangat berguna ketika proyek memiliki tenggat waktu yang ketat. Metode ini juga memastikan penggunaan sumber daya yang lebih baik – melakukan beberapa tugas secara bersamaan mengurangi kebutuhan untuk menunggu tugas lain selesai. Selain itu, fast-tracking memungkinkan pencapaian hasil kunci proyek yang lebih cepat, yang bisa penting ketika hasil tersebut diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis lainnya. Metode ini dapat diterapkan pada proyek di berbagai industri atau bidang (termasuk konstruksi, pemasaran, TI, dll.).

Apakah fast-tracking memiliki kekurangan?

Meski fast-tracking memiliki banyak keuntungan, metode ini dapat membawa beberapa risiko, seperti konflik antara anggota tim atau kesulitan manajemen yang dapat muncul ketika tugas dilakukan secara bersamaan. Akibatnya, biaya proyek mungkin meningkat, misalnya, karena kebutuhan untuk merekrut orang baru atau meningkatkan sumber daya. Selain itu, jumlah kesalahan mungkin meningkat, mempengaruhi kualitas produk atau layanan yang dikembangkan. Pada saat yang sama, metode ini mengurangi fleksibilitas dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek – pelaksanaan tugas secara bersamaan mungkin meninggalkan sedikit ruang untuk menyesuaikan diri dengan perubahan selama proyek.

Bagaimana cara menggunakan fast-tracking?

Fast-tracking dapat menjadi strategi yang efektif ketika Anda terdesak waktu atau ketika Anda perlu memperpendek jadwal proyek (misalnya, dalam proyek konstruksi di mana penundaan apa pun menghasilkan biaya tinggi). Namun, beberapa prinsip kunci harus diikuti untuk memastikan bahwa teknik manajemen proyek ini menghasilkan hasil yang diinginkan. Yang paling penting dari prinsip-prinsip tersebut kami jelaskan di bawah ini.

• Pemilihan tugas – tidak semua tugas dapat diselesaikan menggunakan teknik ini. Untuk alasan ini, perlu untuk memahami dengan baik ketergantungan antara berbagai tugas dan tahap proyek serta menghilangkan tugas yang perlu menunggu penyelesaian tugas lain.
• Penilaian risiko – untuk alasan yang dijelaskan di atas, perlu melakukan analisis risiko yang cermat dan menentukan apakah penggunaan teknik ini sepenuhnya dibenarkan.
• Monitoring dan pengendalian – perlu untuk memantau kemajuan proyek dan berkomunikasi dengan tim proyek untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan secara bersamaan tidak menyebabkan konflik atau penundaan yang tidak diinginkan.

Ringkasan

Dalam proyek di mana waktu adalah faktor kunci, fast-tracking dapat terbukti menjadi strategi yang sangat berharga, mempercepat tanggal pengiriman hasil yang diinginkan, yang pasti akan memuaskan audiens target. Namun, metode ini harus digunakan dengan hati-hati untuk menghindari, pertama, peningkatan biaya dan, kedua, mengorbankan kualitas proyek. Untuk alasan ini, sebelum Anda menerapkan teknik ini, putuskan tugas mana yang dapat dilakukan secara bersamaan. Kemudian rencanakan mereka dengan tepat dan terus-menerus pantau kemajuan mereka untuk meminimalkan potensi konsekuensi negatif.

Apakah Anda memutuskan untuk menggunakan metode fast-tracking atau pendekatan berurutan, Firmbee akan mendukung Anda sepanjang jalan. Sistem ini menawarkan berbagai fitur seperti papan Kanban, daftar tugas, basis data kontak, kalender, dan banyak lagi. Coba Firmbee secara gratis!

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.