Apa itu komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron – apakah Anda tahu apa itu? Beberapa tahun terakhir membawa banyak perubahan, tetapi selain tantangan ada juga manfaat. Perusahaan terpaksa bekerja secara jarak jauh dan beberapa dari mereka mempertahankan gaya kerja ini hingga hari ini. Pemilik perusahaan telah menyadari bahwa kerja jarak jauh memiliki banyak keuntungan, tetapi beberapa di antaranya dapat langsung terkait dengan komunikasi asinkron, bukan hanya dengan kerja jarak jauh.

Apa itu komunikasi asinkron? – daftar isi:

1. Komunikasi asinkron – apa artinya?
2. Keuntungan komunikasi asinkron
3. Komunikasi asinkron di perusahaan Anda
4. Ringkasan

Komunikasi asinkron – apa artinya?

Karyawan yang dapat bekerja dari rumah dapat menghemat banyak waktu karena mereka tidak perlu bepergian pada jam sibuk. Ini sangat masuk akal terutama dalam situasi ketika jarak dari rumah ke kantor cukup jauh. Tetapi kerja jarak jauh tidak membuat karyawan lebih efektif.

Apa yang penting adalah gaya kerja, di mana hasil dan pencapaian lebih penting daripada jam yang dihabiskan di belakang meja. Komunikasi asinkron memungkinkan kebebasan bagi kreativitas karyawan dan memberi mereka rasa kontrol atas situasi. Selain banyak kekhawatiran, orang-orang yang dibebaskan dari tempat mereka di kantor melaksanakan tugas mereka dengan lebih antusias, tepat waktu, dan dengan hasil yang lebih baik.

Komunikasi asinkron tidak memerlukan respons segera. Contoh ideal dari komunikasi asinkron adalah email yang dapat menunggu respons. Jawaban segera terhadap email adalah contoh komunikasi sinkron.

Pesan instan adalah contoh terbaik dari komunikasi sinkron karena mereka memungkinkan koneksi secara real-time. Sebagian besar karyawan memiliki notifikasi di akun email mereka dan merespons email segera setelah menerima pesan, dan ini berarti bahwa komunikasi mereka juga sinkron.

Kebanyakan pesan tidak memerlukan respons segera – lebih cepat tidak selalu berarti lebih baik. Menanggapi email menarik perhatian dan mengganggu ritme kerja. Gangguan seperti pesan email, notifikasi, dan panggilan telepon adalah musuh besar produktivitas. Terkadang satu tugas, yang seharusnya diselesaikan dalam satu jam, memakan waktu lebih lama karena masalah dengan efektivitas.

Respons terbaik terhadap masalah seperti itu adalah komunikasi asinkron. Untuk membuatnya berhasil, aturan harus ditetapkan di seluruh organisasi. Jika tidak, beberapa karyawan dapat menganggap kurangnya respons sebagai tanda ketidak hormatan dan pengabaian, bukan sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi.

Keuntungan komunikasi asinkron

Kebanyakan tugas yang diberikan kepada karyawan dapat dilakukan dalam sistem komunikasi asinkron. Ada industri, seperti layanan pelanggan, yang memerlukan ketersediaan pada waktu tertentu. Tetapi tugas kreatif, persiapan pernyataan, atau presentasi dapat dipindahkan ke lingkungan asinkron.

Karyawan menerima tugas dengan tenggat waktu, dan terserah mereka kapan menyelesaikan tugas tersebut. Mode operasi seperti ini memungkinkan peningkatan efektivitas dan memberi kemampuan untuk menyesuaikan tugas yang diberikan dengan kewajiban sehari-hari lainnya. Karyawan yang bekerja dengan jam fleksibel biasanya lebih puas dengan pekerjaan mereka, dan lebih bersedia melaksanakan tugas mereka. Mengizinkan karyawan untuk mengabaikan pesan dan membebaskan mereka dari kewajiban untuk merespons segera setiap email dapat meningkatkan produktivitas mereka. Notifikasi dan panggilan telepon tidak membantu untuk fokus dan setiap gangguan dapat menyebabkan masalah dalam mengalihkan perhatian kembali ke tugas.

Kebanyakan industri tidak dapat sepenuhnya meninggalkan komunikasi sinkron, tetapi perbaikan dan perubahan adalah mungkin. Jika Anda perlu mengadakan pertemuan dengan tim Anda, coba atur dengan cara yang berbeda. Izinkan tim untuk menyelesaikan semua tugas lainnya secara asinkron sebelum pertemuan. Bagaimana? Beri tim Anda semua materi pembelajaran dan tugas sebelumnya dan kemudian tetapkan tanggal pertemuan. Pendekatan ini memungkinkan karyawan Anda untuk belajar dan memperoleh pengetahuan pada waktu terbaik bagi mereka.

Pertemuan akan lebih efisien dan memberikan kepuasan yang lebih baik bagi semua. Memaksa semua peserta untuk menyaksikan presentasi panjang bersama anggota tim lainnya tidak efektif. Bertentangan dengan kepercayaan populer, lebih banyak kebebasan menghasilkan lebih banyak keinginan untuk bekerja dan ambisi yang lebih besar.

Komunikasi asinkron di perusahaan Anda

Jika Anda berencana untuk memperkenalkan model komunikasi baru ke perusahaan Anda mulailah dari langkah-langkah kecil. Salah satu masalah paling terkenal dengan komunikasi asinkron adalah fakta bahwa beberapa individu mengharapkan respons segera terhadap pertanyaan, komentar, atau pesan mereka.

Penting untuk memperkenalkan perubahan kecil dan menetapkan aturan yang jelas. Sebagian besar alat digital yang digunakan untuk berkomunikasi memiliki opsi untuk mengatur status. Informasikan kepada rekan kerja Anda, bahwa mereka harus menggunakan fungsionalitas tersebut ketika mereka bekerja pada tugas mereka dan perlu fokus. Karyawan lain tidak boleh mengharapkan bahwa mereka akan menerima respons segera. Ini akan membantu kita menghindari stres yang tidak perlu bagi kedua belah pihak dalam saluran komunikasi.

Jika Anda menggunakan pesan email untuk berkomunikasi, cobalah untuk membagikan kalender Anda, di mana semua karyawan mengatur blok waktu. Dengan fungsi ini, semua rekan kerja memiliki informasi tentang kapan mereka dapat mengharapkan respons terhadap email mereka.

Ringkasan

Komunikasi asinkron atau komunikasi sinkron – model mana yang harus dipilih? Tidak ada satu resep untuk meningkatkan efektivitas tim. Komunikasi asinkron tampaknya menjadi ide menarik untuk melawan gangguan dan masalah kurangnya fokus di antara karyawan. Perlu diingat bahwa meninggalkan pertemuan real-time bukanlah jalan tengah yang dapat digunakan tanpa pertimbangan. Pertemuan harus didedikasikan untuk menciptakan tugas dan pemecahan masalah secara kolaboratif untuk memberikan manfaat bagi perusahaan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.