Bagaimana cara membuat piagam proyek? | #39 Memulai manajemen proyek

Piagam proyek adalah hal yang sangat penting dalam manajemen proyek. Mereka memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang tujuan dan sasaran yang terkait dengan proyek. Piagam adalah dokumen penting bagi semua pemangku kepentingan, termasuk Manajer Proyek, anggota tim proyek, serta manajemen organisasi. Ini membentuk dasar formal dari seluruh proyek, karena memberikan Manajer Proyek wewenang untuk memulai dan melanjutkan proyek, serta mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan.

Piagam proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Apa yang harus disertakan Manajer Proyek dalam piagam proyek
3. Justifikasi untuk melaksanakan proyek
4. Tujuan proyek
5. Ruang lingkup proyek
6. Hasil yang diharapkan
7. Kerangka waktu proyek
8. Anggaran proyek dan alokasi sumber daya
9. Risiko proyek
10. Apa perbedaan antara piagam proyek dan studi kelayakan bisnis?
11. Ringkasan

Pendahuluan

Menurut PMBOK, piagam proyek adalah salah satu dokumen yang paling penting yang menggambarkan strategi proyek. Ini didefinisikan sebagai:

“Dokumen yang dikeluarkan oleh inisiator atau sponsor proyek yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek dan memberikan wewenang kepada manajer proyek untuk menerapkan sumber daya organisasi pada kegiatan proyek.”

Piagam proyek biasanya dirumuskan di awal dan tetap tidak berubah. Meskipun selama pelaksanaan tugas, penyempurnaan kecil diperbolehkan. Namun, apa yang harus menjadi isi dokumen dan bagaimana cara menyiapkannya?

Apa yang harus disertakan Manajer Proyek dalam piagam proyek?

Volume piagam proyek tergantung pada ukuran dan jenis proyek yang dilaksanakan. Namun, harus mencakup elemen-elemen berikut:

• alasan untuk melaksanakan proyek,
• tujuan proyek,
• ruang lingkup proyek,
• hasil,
• jadwal proyek,
• anggaran proyek,
• risiko desain.

Piagam proyek juga harus mencakup informasi kontak untuk Manajer Proyek dan pemangku kepentingan kunci.

Justifikasi untuk melaksanakan proyek

Ketika menyiapkan justifikasi singkat untuk memulai proyek, disarankan untuk menggunakan studi kelayakan bisnis yang disiapkan sebelumnya. Ini harus ditulis dalam bahasa yang sederhana sehingga dapat dipahami oleh seseorang yang berurusan dengan proyek untuk pertama kalinya. Biasanya, satu atau dua paragraf penjelasan sudah cukup:

• Apa latar belakang bisnis dari proyek ini?
• Masalah apa yang diselesaikan proyek ini atau peluang apa yang dapat dimanfaatkan? dan
• Apa hasil yang diharapkan dari proyek ini?

Tujuan proyek

Tidak perlu mencantumkan semua tujuan dalam piagam proyek. Lebih baik fokus pada tujuan utama dan tujuan yang berada di hierarki langsung di bawahnya. Bagaimanapun, deskripsi tujuan proyek dalam studi kelayakan bisnis harus memberikan jawaban atas pertanyaan “Apa yang akan kita lakukan?” yang harus tetap berlaku sepanjang proyek. Tujuan dan sasaran utama menetapkan arah menuju kegiatan yang membentuk proyek. Mereka harus jelas dan terukur serta sejalan dengan target keseluruhan organisasi.

Ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek yang termasuk dalam piagam mendefinisikan batasan proyek, termasuk apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh proyek. Ini perlu mencakup deskripsi yang jelas tentang hasil proyek dan batasan atau asumsi yang akan mempengaruhinya. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan “Tugas apa yang akan dilaksanakan?” dan “Tugas apa yang tidak akan dilaksanakan?”. Ini sangat penting dalam proyek yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, yang harapan tak terucap tentang hasil proyek dapat terungkap dengan cara ini.

Hasil yang diharapkan

Piagam proyek harus mencakup daftar semua hasil proyek, termasuk deskripsi singkat dari masing-masing dan tujuan spesifik yang mereka tuju. Ini juga harus memiliki garis waktu untuk setiap item, sebaiknya dengan referensi ke tonggak sejarah, serta orang atau tim yang bertanggung jawab untuk menyampaikannya.

Kerangka waktu proyek

Piagam proyek juga harus mencakup jadwal keseluruhan proyek, yang sebaiknya divisualisasikan dengan garis waktu. Di dalamnya, Manajer Proyek harus menandai tanggal mulai dan selesai proyek, tonggak sejarah, atau tanggal yang direncanakan untuk menyampaikan hasil.

Anggaran proyek dan alokasi sumber daya

Piagam proyek juga harus mencakup anggaran keseluruhan proyek, yang paling sering disajikan dalam bentuk tabel. Ini akan memudahkan untuk menunjukkan:

• Kategori biaya utama – perkiraan tenaga kerja, bahan, dan peralatan,
• Rentang perubahan yang diproyeksikan – untuk mempertimbangkan fluktuasi harga atau biaya tak terduga,
• Cadangan dan batasan anggaran.

Bagian ini dari dokumen juga harus merinci alokasi sumber daya, termasuk personel, peralatan, dan fasilitas.

Risiko proyek

Bagian risiko dari piagam proyek harus menguraikan risiko potensial dan bagaimana cara meresponsnya. Ini termasuk mengidentifikasi risiko potensial, seperti:

• penundaan,
• overrun biaya atau
• perubahan ruang lingkup.

Daftar ini membantu pemangku kepentingan memastikan bahwa Manajer Proyek, tim proyek, dan organisasi siap menghadapi masalah potensial dan memiliki rencana untuk mengurangi atau menghindarinya.

Studi kelayakan bisnis vs piagam proyek

Perbedaan antara piagam proyek dan studi kelayakan bisnis terletak terutama pada tujuan untuk mana mereka disiapkan. Piagam proyek adalah dokumen yang memulai proyek, sementara studi kelayakan bisnis menjelaskan mengapa proyek harus dimulai. Piagam mendefinisikan apa yang akan dilakukan dalam proyek, sementara studi kelayakan bisnis menjawab pertanyaan “Untuk tujuan apa?”. Kedua dokumen ini sangat penting untuk pengelolaan proyek yang tepat dan membantu menjadikannya sukses.

Ringkasan

Piagam proyek adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai dasar untuk pelaksanaan proyek dan mengesahkan inisiasinya. Ini menguraikan tujuan proyek, sasaran, ruang lingkup, anggaran, alokasi sumber daya, dan jadwal. Ini juga mengidentifikasi risiko dan asumsi potensial, meningkatkan kemungkinan bahwa proyek akan berjalan sesuai rencana.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.