Pra-boarding – definisi, alasan, dan 4 praktik terbaik

Preboarding – apa yang dimaksud dengan itu?

Preboarding adalah proses mempersiapkan seorang karyawan untuk mulai bekerja di sebuah perusahaan. Proses ini biasanya dimulai setelah penandatanganan kontrak, dan tujuannya adalah untuk meminimalkan stres karyawan sebelum datang ke tempat baru dan meningkatkan peluang untuk kerjasama yang sukses dan jangka panjang. Baik staf HR maupun manajer perekrutan, yaitu, atasan masa depan orang baru tersebut, dapat bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Tergantung pada perusahaan tertentu, preboarding dapat mencakup elemen lain, tetapi yang paling sering disebutkan meliputi:

• Mempertahankan kontak untuk memastikan bahwa proses formal berjalan dengan baik.
• Presentasi tanggung jawab spesifik sebelum mulai bekerja (dan diskusi tentang hal tersebut).
• Mengirimkan peraturan kerja dan dokumen lain yang akan memungkinkan Anda untuk mengenal perusahaan dengan baik.
• Diskusikan budaya perusahaan.

Preboarding versus onboarding – apa perbedaannya?

Sepertinya banyak orang beranggapan bahwa preboarding dan onboarding berarti proses yang sama, tetapi perbedaan antara keduanya sangat signifikan, terutama dalam hal apa yang diharapkan karyawan dari kedua periode tersebut. Pertama, preboarding mengacu pada antisipasi untuk memulai pekerjaan, sementara onboarding mencakup segala sesuatu yang terjadi dari hari pertama kerja hingga periode induksi (yang, tergantung pada perusahaan, dapat berlangsung beberapa hari atau minggu). Dengan demikian, proses yang pertama bertujuan untuk merawat karyawan yang baru diperoleh (memastikan dia merasa nyaman), sementara yang terakhir fokus pada memastikan bahwa karyawan baru dengan cepat dan efisien mengumpulkan informasi tentang pekerjaan mereka, tugas, prosedur, dan kebijakan perusahaan.

Kegiatan preboarding – praktik terbaik

Jadi, apa yang harus Anda lakukan untuk merawat karyawan Anda dengan baik sebelum mereka datang ke perusahaan Anda? Di bawah ini kami mencantumkan beberapa praktik yang layak diterapkan di perusahaan mana pun, terlepas dari industri atau ukuran tim.

1. Undang ke kantor untuk penandatanganan kontrak

Jika memungkinkan, sangat disarankan untuk mendorong karyawan datang ke kantor sebelum “hari pertama kerja” yang resmi dan berbicara langsung dengan orang-orang HR atau memiliki kesempatan untuk berkenalan dengan karyawan lain. Alasan untuk kunjungan semacam itu bisa jadi, misalnya, kebutuhan untuk menandatangani kontrak atau mengisi dokumen lain yang diperlukan. Ini adalah kesempatan untuk bertemu dalam suasana yang lebih santai dibandingkan dengan wawancara perekrutan atau kontak telepon.

2. Jaga kontak secara terus-menerus

Sangat umum bagi beberapa minggu atau bahkan bulan (tergantung pada periode pemberitahuan yang berlaku) untuk berlalu antara penerimaan tawaran dan kedatangan orang baru di tempat kerja. Menjaga kontak secara terus-menerus dengan karyawan baru selama waktu ini adalah cara terbaik untuk memberikan pengalaman positif bahkan sebelum hari pertama di perusahaan, dan mempertahankan tingkat antusiasme yang muncul saat tawaran pekerjaan diterima. Anda dapat melakukan kontak baik melalui email maupun telepon dan menanyakan tentang masalah formal (misalnya, dokumentasi) dan, misalnya, kesejahteraan mereka, rencana pengembangan, atau sikap mereka terhadap tahap baru dalam kehidupan profesional mereka.

3. Kirim email sebelum hari pertama kerja

Beberapa hari sebelum hari pertama kerja, sebaiknya kirim email kepada karyawan yang mengonfirmasi waktu dan tempat kehadiran, serta menguraikan masalah lain yang mungkin relevan (misalnya, kode berpakaian yang berlaku, kemungkinan memesan makanan, opsi parkir di kantor, detail tentang cara mencapainya dengan mobil atau transportasi umum, dokumen yang harus dibawa, dll.). Tindakan semacam itu pasti akan disambut baik – ini akan memberikan karyawan kepercayaan bahwa mereka telah dipersiapkan dengan baik untuk hari pertama. Namun, ingatlah untuk tidak mengirim email jenis ini pada menit terakhir (misalnya, sehari sebelumnya), karena itu akan membuat mereka lebih stres dan tidak pasti.

4. Adakan pertemuan pra-kerja

Apakah Anda telah menandatangani kontrak dengan seorang karyawan, dan selama periode menunggu mengorganisir perjalanan membangun tim untuk seluruh perusahaan? Atau tahu bahwa tim masa depan mereka memiliki pertemuan yang direncanakan di perusahaan Anda? Berikan kesempatan kepada pendatang baru untuk berpartisipasi dalam jenis kegiatan ini! Dengan cara ini, Anda akan memastikan bahwa mereka dapat mengenal rekan-rekan masa depan lebih awal, dalam suasana yang kurang formal, yang pasti akan berdampak positif pada rasa memiliki mereka terhadap perusahaan serta membangun ikatan yang baik dengan tim baru.

Preboarding – ringkasan

Sementara tidak diragukan lagi bahwa onboarding adalah proses yang sangat penting dari sudut pandang baik karyawan baru maupun mereka yang berada di departemen HR, pentingnya yang menjadi ciri periode pra-kerja juga tidak boleh diabaikan. Hari atau minggu pertama di tempat baru adalah stres besar bagi banyak orang, yang terutama disebabkan oleh ketakutan tidak terhubung dengan tim atau ketakutan bahwa tugas akan terbukti terlalu sulit. Anda dapat meminimalkan perasaan negatif ini dengan merawat preboarding yang dilakukan dengan baik, seperti dengan praktik yang diuraikan di atas. Pastikan pelaksanaannya di perusahaan Anda, dan Anda akan segera mengamati efek positif – terutama di bidang kesejahteraan mental.

Baca juga:: Membuat paket sambutan untuk karyawan baru. 7 item yang perlu Anda sertakan

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.