Fase inisiasi proyek – apa yang perlu diperhatikan? | #16 Memulai manajemen proyek

Fase inisiasi proyek dimulai dengan sebuah ide untuk sebuah usaha. Namun, fase ini berakhir dengan keputusan yang mengikat untuk memulai proyek. Sebelum saatnya tiba untuk merencanakan anggaran, memilih metode pelaksanaan, dan komposisi tim, Manajer Proyek menyiapkan garis besar visi dan tujuan proyek. Jadi, apa yang perlu mendapat perhatian khusus selama fase inisiasi?

Fase inisiasi proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Dokumen dan pemangku kepentingan
3. Menentukan cara mengelola proyek baru
4. Dari inisiasi ke perencanaan
5. Ringkasan

Pendahuluan

Fase inisiasi proyek hanya terjadi sekali, terlepas dari metode pelaksanaan. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan apa yang menjadi fokus proyek. Ini juga merupakan waktu terbaik untuk menghentikan proyek jika ada keraguan serius tentang kemungkinan penyelesaiannya. Pada tahap awal ini, organisasi tidak akan mengeluarkan biaya besar, sementara relatif mudah bagi Manajer Proyek untuk melepaskan proyek yang masih samar. Namun, jika proyek baru tampak menjanjikan, apa yang perlu diperhatikan selama fase inisiasi?

Dokumen dan pemangku kepentingan

Setelah pengaturan awal, saatnya untuk membuat studi kelayakan dan piagam proyek. Dokumen pertama akan menentukan peluang keberhasilan usaha kita. Sementara di dokumen kedua, Manajer Proyek akan menulis kerangka kasar untuk usaha tersebut. Meskipun masih tanpa rincian, kedua dokumen ini akan berfungsi untuk meyakinkan pemangku kepentingan bahwa proyek baru ini layak untuk dilanjutkan.

Namun, siapa yang perlu diyakinkan? Ini juga ditentukan oleh fase inisiasi proyek, di mana daftar pemangku kepentingan dicatat. Ini adalah daftar orang-orang yang terkait langsung dengan proyek, yaitu perwakilan klien, dewan direksi organisasi, atau kontraktor potensial, antara lain. Namun, pemangku kepentingan dapat mencakup orang-orang yang akan terpengaruh secara tidak langsung oleh pelaksanaan proyek kita. Ini bisa jadi, misalnya, penduduk jalan tempat kita akan melakukan pekerjaan, atau karyawan departemen layanan pelanggan di mana kita akan menerapkan otomatisasi. Mereka tidak akan terlibat dalam proyek, tetapi tindakan kita akan mengubah lingkungan hidup atau kerja mereka.

Menentukan cara mengelola proyek baru

Namun, siapa yang terlibat dalam menyiapkan rencana untuk usaha baru? Manajer Proyek bertanggung jawab utama untuk itu. Dia atau dia menjalin kontak dengan orang-orang yang akan mengawasi pelaksanaan proyek dan menetapkan dengan mereka, antara lain, isu-isu seperti:

• tanggung jawab
• cara komunikasi – formal, seperti pelaporan, dan informal, seperti mengajukan pertanyaan tentang isu yang sedang berlangsung dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek
• rentang toleransi – misalnya, untuk anggaran dan waktu penyelesaian proyek yang direncanakan, atau risiko yang diambil.

Jika lebih banyak orang di dewan akan terlibat dalam proyek, kadang-kadang diadakan pertemuan yang disebut pertemuan inisiasi untuk tujuan ini. Ini biasanya terjadi ketika Manajer Proyek telah menyelesaikan versi pertama dari dokumen yang kami sebutkan di atas:

• studi kelayakan
• piagam proyek
• daftar pemangku kepentingan, dan kadang-kadang versi awal dari
• daftar faktor risiko.

Dari inisiasi ke perencanaan

Cara termudah untuk menunjukkan perbedaan antara inisiasi proyek dan perencanaan adalah dengan mengajukan pertanyaan kunci yang perlu dijawab di kedua tahap. Perbandingan mereka ditunjukkan dalam tabel di bawah ini:

FASE INISIASI	FASE PERENCANAAN
Apa visi proyek?	Kapan tanggal mulai proyek?
Apa tujuan proyek?	Kapan kita akan merealisasikan tonggak pertama?
Apa yang akan diubah oleh pelaksanaan proyek dalam organisasi atau pada pelanggan?	Siapa anggota tim yang akan bertanggung jawab atas manajemen perubahan?
Apakah akan menguntungkan untuk melaksanakan proyek?	Berapa banyak anggaran yang harus dialokasikan untuk pengujian?
Seberapa tinggi risiko kegagalan proyek?	Apakah risiko yang meningkat selama Tugas A membahayakan pelaksanaan Tugas B?

Perencanaan lebih rinci – cenderung menjawab pertanyaan tentang bagaimana melakukan sesuatu, serta fakta tentang waktu pelaksanaan dan anggaran. Inisiasi, di sisi lain, berfokus pada pertanyaan tentang tujuan dan makna keseluruhan, serta kelayakan proyek secara keseluruhan.

Meskipun perencanaan sering berlangsung bersamaan dalam fase inisiasi dan sebelum proyek secara resmi diluncurkan, kedua area proyek ini memiliki ruang lingkup yang berbeda. Tahap perencanaan dapat terjadi berkali-kali selama proyek. Ini karena berkaitan dengan bagaimana dan dalam urutan apa tugas-tugas tertentu terjadi dan tujuan yang mengarah pada pencapaian tujuan proyek dilaksanakan. Tahap inisiasi, di sisi lain, berfokus pada mendefinisikan tujuan proyek dan menilai apakah pelaksanaannya mungkin dan masuk akal. Jika demikian, bagian dari tahap itu juga mencakup meyakinkan pemangku kepentingan kunci.

Ringkasan

Dalam fase inisiasi proyek, tanyakan kembali pertanyaan yang paling mendasar: apakah masuk akal untuk melaksanakan proyek ini? Setelah semua, sekali diberikan, jawaban akhir akan menyelesaikan dan mengunci, bisa dibilang, tahap inisiasi. Ini akan menentukan arah dan ruang lingkup pekerjaan tim proyek selama seluruh durasi kegiatan yang direncanakan.

Untuk membuat pilihan yang tepat, ada baiknya menghabiskan energi untuk menyiapkan dokumen dengan cermat dan menetapkan cara yang jelas untuk mengelola proyek baru. Investasi ini pasti akan terbayar di tahap-tahap berikutnya dari pelaksanaannya.

Apakah Anda tertarik dengan manajemen proyek? Ikuti seri kami agar Anda tidak ketinggalan artikel apa pun.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.