Apa visi proyek ini? | #14 Memulai manajemen proyek

Visi sebuah proyek mendefinisikan asumsi-asumsi umum proyek tersebut. Ini adalah jawaban tidak hanya untuk pertanyaan tentang apa yang ingin kita lakukan tetapi, yang lebih penting, mengapa kita ingin melaksanakannya.

Visi proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Visi yang jelas
3. Bagaimana merumuskan visi proyek?
4. Visi organisasi vs. visi proyek
5. Ringkasan

Pendahuluan

Sebuah visi bukan hanya deskripsi yang mempengaruhi imajinasi tentang keadaan masa depan yang akan dicapai sebagai hasil dari sebuah proyek: “Kami akan memasuki pasar AS dengan produk baru kami,” atau “Kami akan memberikan kesenangan besar bagi seratus orang di acara perusahaan.” Visi proyek juga merupakan alat motivasi yang kuat. Ini karena visi memberikan makna bagi seluruh usaha dan merupakan representasi dari apa yang ingin kita capai.

Dengan contoh acara perusahaan – seseorang yang menanyakan syarat, waktu, dan harga sewa sebuah aula di lokasi kelima atau kesepuluh mungkin melakukannya dengan keyakinan tepat karena disertai dengan visi yang konkret. Sebuah gambaran tentang apa yang dilayani oleh semua upaya ini.

Visi perlu singkat, realistis, dan menarik. Cukup jelas untuk mudah dikenali dan diingat dengan baik, karena apakah visi itu menarik tergantung tidak hanya pada komitmen tim proyek terhadapnya tetapi juga pada kemampuan meyakinkan pemangku kepentingan bahwa proyek ini layak untuk dimulai.

Visi yang jelas

Visi dibuat selama fase inisiasi proyek sehingga semua pemangku kepentingan tahu apa yang dimaksud dengan keseluruhan proyek. Oleh karena itu, bahkan sebelum perencanaan dan kegiatan pelaksanaan proyek dimulai, tugas yang sangat penting adalah untuk memperjelas visi. Ini terdiri dari langkah-langkah berikut:

• Diskusikan bentuk visi – untuk mempertimbangkan kebutuhan pemangku kepentingan, serta untuk melihat harapan yang bertentangan atau saling eksklusif, sehingga semua pemangku kepentingan harus berpartisipasi,
• Mendefinisikan visi dengan jelas – membuat keputusan bulat, mungkin kompromi tentang bentuk visi,
• Buat dokumen visi yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan – sehingga Anda dapat kembali ke temuan sebelumnya, dan menggunakan pernyataan visi saat memotivasi tim dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang proyek.

Ini adalah langkah-langkah yang menjadikan proyek sebagai usaha yang nyata dan bermakna dengan kerangka yang terdefinisi. Dengan visi, sudah mungkin pada tingkat konseptual untuk menentukan apakah suatu aktivitas sesuai dengan asumsi dan ruang lingkup proyek secara keseluruhan.

Bagaimana merumuskan visi proyek

Pernyataan visi proyek, atau pernyataan visi proyek, mungkin berbunyi sebagai berikut: “Kami akan meluncurkan aplikasi untuk anak muda yang akan menawarkan diskon untuk budaya sebagai imbalan atas ulasan tempat dan acara.” atau “Kami akan merancang proses orientasi sehingga karyawan baru dapat segera mulai bekerja dan lebih kecil kemungkinannya untuk mengundurkan diri setelah masa percobaan mereka.”

Dengan demikian, ini adalah deskripsi substansial dan umum tentang proyek yang mendefinisikan tujuannya dan memotivasi tim untuk terlibat dalam tugas-tugas. Namun, mereka tidak mengandung cara untuk mencapai tujuan tersebut maupun rincian solusi teknis. Dengan kata lain, visi proyek merujuk pada aktivitas sehari-hari tim proyek, tetapi tidak menentukan tugas apa atau produk atau layanan spesifik apa yang akan dihasilkan. Inilah sebabnya mengapa visi harus tetap:

• ambisius – untuk menetapkan tujuan yang tidak tersedia di tangan
• dapat dicapai – visi proyek adalah formulasi umum, tetapi tidak boleh mengandung kata-kata yang menakutkan atau fantastis
• umum – untuk mencakup semua aktivitas yang termasuk dalam area pelaksanaan proyek.

Secara definisi, visi proyek harus terdiri dari satu kalimat. Rumusannya dapat dalam bentuk yang lebih panjang, yang dapat dimasukkan dalam dokumentasi proyek. Dokumentasi berisi justifikasi untuk setiap area pelaksanaan proyek, tetapi titik awal untuk pembuatannya selalu satu kalimat kunci.

Bagaimana Anda merumuskan justifikasi untuk proyek Anda? Pertama, Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang ingin kami laksanakan? – Apa hasil keseluruhan yang dirumuskan dari proyek? Apa yang akan diubah oleh pelaksanaan proyek dalam realitas yang sesuai?
• Untuk siapa kami melaksanakan proyek kami? – Siapa penerimanya? Siapa pelanggan kami?
• Mengapa kami ingin melaksanakan proyek ini? – apa tujuan dan nilai-nilai kami?

Visi organisasi vs. visi proyek

Visi proyek yang dirumuskan dengan baik adalah jelas dan umum cukup untuk tetap tidak berubah sepanjang kehidupan proyek. Modifikasi yang dilakukan pada proyek biasanya tidak mempengaruhi bentuk dan relevansi visi.

Namun, visi proyek terhubung dengan visi yang lebih luas dari organisasi. Visi organisasi mendefinisikan tujuan saat ini dan masa depannya, misinya, dan nilai-nilainya. Dengan demikian, visi proyek akan merujuk pada nilai-nilai yang sama, audiens target, dan karakteristik yang membedakan kegiatan organisasi dari pesaingnya. Misalnya, visi organisasi yang dirumuskan:

“Mendukung budaya dengan menciptakan aplikasi untuk mendorong partisipasi pemuda dalam acara”.

cocok dengan visi proyek:

“Kami akan meluncurkan aplikasi untuk anak muda yang akan menawarkan tiket konser gratis sebagai imbalan atas ulasan tempat dan acara.”

Ringkasan

Visi sebuah proyek terkait dengan harapan yang kita asosiasikan dengan pelaksanaannya. Ini adalah deskripsi umum tentang tujuan proyek yang menginspirasi dan memotivasi tim proyek untuk melaksanakan. Di atas segalanya, itu harus singkat dan menarik. Berkat visi, kita tidak akan kehilangan makna di balik tugas-tugas – yang seringkali melelahkan – yang mengarah pada proyek.

Apakah Anda tertarik dengan manajemen proyek? Ikuti seri kami agar Anda tidak ketinggalan artikel apa pun.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.