Jenis proyek | #5 Memulai manajemen proyek

Besarnya dan kecilnya, internal dan eksternal, produksi dan penelitian… Kami dapat mengkategorikan proyek bisnis berdasarkan ukuran, durasi, biaya, prinsip, tujuan, dan bahkan industri yang terkait. Tetapi mengapa perbedaan antara jenis proyek penting untuk bisnis?

Jenis proyek – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Ruang lingkup proyek
3. Durasi proyek
4. Kompleksitas proyek
5. Sumber pendanaan
6. Tema proyek
7. Ringkasan

Pendahuluan

Apakah penting bagi manajer proyek untuk menjawab pertanyaan tentang jenis proyek yang mereka laksanakan? Ini mungkin tampak tidak signifikan dibandingkan dengan mengelola dan melaksanakan proyek secara efektif.

Namun, pengetahuan tentang klasifikasi proyek menjadi sangat penting ketika memilih metode pelaksanaannya serta prioritas proyek dalam organisasi atau tugas dalam proyek itu sendiri. Selain itu, ini berdampak signifikan pada komposisi tim proyek. Oleh karena itu, berdasarkan pengetahuan yang tersedia dan praktik baik, kita akan melihat jenis proyek yang paling umum untuk mempersiapkan dengan baik untuk inisiasi dan pelaksanaannya.

Ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek mungkin awalnya tampak sangat berbeda bagi orang yang memesan proyek dan pengembang proyek. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menentukan secara rinci tugas dan anggaran yang harus dimasukkan dalam daftar. Terutama, jika pemangku kepentingan eksternal menjalankan proyek, terutama klien baru, ruang lingkup proyek adalah, oleh karena itu, konsep kunci yang sering muncul dalam perjanjian dan kontrak. Ini tergantung terutama pada tujuan di balik proyek.

Menentukan ruang lingkup proyek sangat penting dari perspektif bisnis terutama karena ini memungkinkan kontrol atas tugas dalam proyek. Tugas utama pekerjaan Manajer Proyek melibatkan mencegah penyebaran proyek yang tidak terkendali (scope creep) atau kehilangan pandangan tentang tujuan di balik tugas-tugas tersebut.

Durasi proyek

Berdasarkan durasi proyek, proyek dapat dibagi menjadi:

• jangka pendek
• jangka menengah
• jangka panjang

Menentukan durasi proyek sangat penting ketika secara kontraktual menetapkan tenggat waktu untuk pengiriman produk jadi kepada pelanggan, atau mengorganisir acara pada tanggal yang direncanakan jauh sebelumnya. Menentukan sejak awal kerangka waktu yang mencakup proyek memungkinkan Anda untuk mengelola waktu secara efektif, memantau anggaran, dan mengelola risiko dalam proyek.

Sementara proyek itu sendiri adalah usaha yang unik, kita juga dapat berbicara tentang proyek satu kali dan siklis. Contoh dari yang pertama adalah modernisasi kantor dan melengkapinya dengan pencahayaan hemat energi, sementara yang terakhir adalah kampanye penanaman pohon tahunan di lahan milik perusahaan. Dalam kasus proyek siklis, sangat penting untuk memiliki dokumentasi proyek yang rinci, termasuk, misalnya, rincian kontak dari subkontraktor atau perbandingan biaya pengiriman. Ini karena mereka kemungkinan besar akan berguna untuk siklus pelaksanaan berikutnya.

Kompleksitas proyek

Kompleksitas proyek adalah salah satu faktor kunci yang menentukan metode pelaksanaannya. Ini karena proyek yang tidak rumit, yang hasilnya mirip dengan layanan yang sebelumnya dilakukan atau produk yang dipasarkan, tidak memerlukan manajemen yang luas. Jika tim terdiri dari para profesional, metode seperti Kanban atau Scrumban bekerja paling baik untuk mereka.

Sumber: papan kanban dari alat manajemen proyek gratis: www.firmbee.com

Proyek dengan tingkat kompleksitas tinggi, di sisi lain, memerlukan pemikiran yang lebih lama tentang pilihan metode manajemen. Manajer Proyek harus, pertama-tama, menentukan jawaban atas pertanyaan: apakah mungkin untuk berkomunikasi dengan klien dengan cukup baik untuk menjalankan proyek dalam metodologi yang gesit? Apakah pemangku kepentingan bersedia berpartisipasi dalam fase-fase proyek yang berurutan, atau apakah mereka lebih suka bergantung pada model klasik yang terstruktur dan jadwal proyek yang telah ditentukan?

Sumber pendanaan

Kriteria pendanaan adalah cara lain untuk membedakan berbagai jenis proyek. Dengan demikian, akan ada proyek yang dibiayai oleh dana:

• internal
• eksternal (diperoleh)
• campuran

Di antara sumber daya eksternal, perlu disebutkan sumber pendanaan publik dan swasta. Secara umum, proyek yang dibiayai secara internal biasanya memerlukan dokumentasi yang jauh lebih sedikit, karena anggaran proyek tidak perlu disiapkan dan diperhitungkan sesuai dengan kriteria formal dari pemangku kepentingan eksternal.

Tema proyek

Tema proyek adalah jenis klasifikasi yang penting terutama karena spesialisasi profesional Manajer Proyek. Untuk menggambarkan betapa beragamnya tema ini, mari kita lihat daftar contoh:

• manajemen proyek administratif – daftar tugas Manajer Proyek mencakup menciptakan arsitektur informasi di kantor dan membentuk tim orang yang mengklasifikasikan dokumen di arsip
• proyek penelitian – Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mendefinisikan tujuan penelitian, memilih peralatan dan metode penelitian yang diperlukan, serta melaksanakan penelitian sehari-hari dalam proyek
• proyek TI – manajer proyek tidak hanya harus memiliki pengetahuan mendalam tentang teknologi yang digunakan tetapi juga mampu mengkomunikasikan status proyek kepada pemangku kepentingan tanpa pengetahuan tersebut dengan meyakinkan

Ringkasan

Mengklasifikasikan jenis proyek dapat membantu Anda memilih metode manajemen terbaik, menulis kontrak terbaik, dan bahkan memutuskan seberapa rinci dokumentasi proyek yang akan dibutuhkan. Menentukan dengan jelas kolaborasi pemangku kepentingan, ruang lingkup proyek, dan sumber pendanaan sejak awal perencanaan dapat memiliki dampak signifikan pada keberhasilan dan efisiensi sehari-hari pelaksanaan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.