Kapan Anda harus mengeluarkan faktur?

Menerbitkan faktur adalah salah satu bagian yang lebih menyenangkan dari menjadi seorang pengusaha. Mengapa? Karena ini adalah langkah terakhir untuk mendapatkan pembayaran. Namun, muncul pertanyaan – kapan harus menerbitkan faktur agar sah? Ternyata, tidak ada jawaban tunggal untuk pertanyaan ini. Semuanya tergantung pada keadaan. Paling sering, faktur diterbitkan setelah pengiriman barang atau jasa. Namun, ada beberapa pengecualian. Artikel ini akan menjelaskan kapan Anda harus menerbitkan faktur. Ini terutama tergantung pada jenis faktur, jadi kami akan membahas di sini yang paling sering terjadi.

Kapan Anda harus menerbitkan faktur? – daftar isi:

1. Faktur penjualan
2. Faktur akhir
3. Faktur progres
4. Faktur di muka
5. Faktur proforma
6. Faktur berulang
7. Lihat cara menerbitkan faktur dengan Firmbee

Faktur penjualan

Ini adalah cara yang cukup umum untuk menerbitkan faktur. Ini terutama ditemui di toko-toko. Ketika Anda, sebagai penjual, menyerahkan barang yang dibeli kepada pelanggan secara langsung, Anda juga dapat menerbitkan faktur segera. Dalam hal ini, biasanya terkait dengan penerimaan pembayaran, baik dalam bentuk tunai atau pembayaran dengan kartu kredit. Namun, mungkin terjadi di luar perusahaan Anda bahwa Anda mengirimkan barang langsung kepada pelanggan.

Sepertinya ketika Anda berada di luar kantor Anda, Anda tidak akan dapat mengirimkan faktur kepada pelanggan Anda segera. Untungnya, Anda dapat menggunakan aplikasi faktur seluler. Ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan faktur menggunakan smartphone Anda. Dan bagaimana dengan mencetak? Anda tidak perlu, karena Anda dapat mengirimkan faktur melalui email. Faktur elektronik memiliki nilai hukum yang sama dengan faktur kertas.

Faktur akhir

Untuk layanan, umum untuk melihat faktur diterbitkan setelah pekerjaan selesai. Apa bedanya dengan faktur yang diterbitkan pada hari penjualan? Secara teoritis, pada saat Anda menyelesaikan layanan Anda, Anda dapat menerbitkan faktur. Ini adalah cara yang baik untuk melakukannya jika Anda memiliki kontak pribadi dengan klien. Dalam hal ini, pelanggan segera melihat hasil kerja Anda dan dapat menerima dan menyetujui faktur.

Namun, jika pelanggan belum melihat pekerjaan yang telah Anda lakukan untuknya, lebih baik untuk memeriksa apakah dia puas dengan hasil akhir. Jika mereka memiliki komentar, Anda dapat melakukan perbaikan sebelum menerbitkan faktur. Jika tidak, bisa jadi pelanggan tidak menerima faktur karena dia telah memberikan komentar tentang proyek tersebut. Ini akan memperpanjang proses pembayaran. Anda dapat menghindari ini dengan mengirimkan pesan kepada pelanggan menanyakan apakah mereka menerima pekerjaan yang dilakukan, dan jika tidak, perbaikan apa yang masih diperlukan.

Faktur progres

Faktur parsial dapat ditemui terutama untuk proyek yang lebih besar. Dalam hal ini, pekerjaan dapat dibagi menjadi tahap-tahap. Setelah penyelesaian mereka, faktur diterbitkan yang mencakup pekerjaan yang telah diselesaikan. Di mana Anda dapat menemui jenis penagihan ini? Setiap kali seluruh pekerjaan berlangsung dalam waktu yang lama.

Ini terjadi, misalnya, selama pembangunan rumah. Perusahaan yang melakukan pekerjaan dapat menerbitkan faktur setelah penyelesaian tahap-tahap individu. Cara penagihan ini memastikan arus kas dan menghindari kemacetan pembayaran, serta tagihan tinggi setelah semuanya selesai. Untuk proyek jangka panjang, adalah ide yang baik untuk menetapkan jadwal pembayaran di awal. Ini dapat menunjukkan tonggak tertentu setelah mana faktur parsial akan diterbitkan.

Faktur di muka

Jika layanan yang Anda berikan mengharuskan Anda untuk mengeluarkan dana yang signifikan untuk pembelian komponen yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang disepakati, maka Anda dapat menawarkan untuk membayar di muka. Dalam hal ini, Anda menerbitkan faktur sebelum pekerjaan selesai.

Solusi ini terbukti berguna ketika layanan Anda cukup mahal dan pembatalan layanan Anda yang tidak terduga oleh klien akan memiliki efek finansial negatif bagi Anda. Kapan situasi seperti itu dapat terjadi? Misalnya, ketika Anda adalah seorang fotografer pernikahan dan tugasnya melibatkan pengambilan gambar upacara pernikahan di lokasi yang ditentukan oleh klien. Jika seorang klien membatalkan layanan sehari sebelum acara, Anda kemungkinan besar tidak akan menemukan orang lain yang bersedia untuk mengambil gambar di sana pada hari itu. Pembayaran di muka akan melindungi kepentingan Anda sehingga dalam hal ini Anda tidak akan mengalami kerugian.

Faktur proforma

Faktur awal juga dikenal sebagai faktur proforma. Sekilas, faktur proforma dan faktur di muka mungkin tampak mirip. Namun, keduanya tidak sama. Faktur di muka mengharuskan Anda untuk membayar, sedangkan faktur proforma tidak menciptakan kewajiban seperti itu. Ini lebih merupakan undangan untuk memasuki kontrak.

Anda menerbitkan faktur semacam itu sebagai proposal harga untuk penjualan barang atau penyediaan layanan bahkan sebelum pelanggan setuju untuk pengiriman. Pelanggan meminta faktur semacam itu misalnya untuk membandingkan penawaran dari beberapa perusahaan atau untuk memeriksa apakah pengeluaran tertentu akan sesuai dengan anggaran mereka. Jika pelanggan setuju dengan syarat dan ketentuan Anda, Anda dapat memproses pesanan dan kemudian menerbitkan faktur reguler, yang, tidak seperti faktur awal, akan menimbulkan kewajiban untuk membayar barang atau jasa yang disampaikan.

Faktur berulang

Dalam beberapa jenis bisnis, faktur berulang adalah hal yang umum. Ini populer untuk mengambil bentuk faktur tarif tetap, yaitu, yang memiliki tarif yang ditetapkan di muka terlepas dari jumlah pekerjaan yang dilakukan. Di mana Anda dapat menemukan faktur semacam itu? Misalnya, jika Anda menjalankan perusahaan pembersihan dan Anda telah sepakat dengan klien Anda tentang tarif tetap untuk pembersihan kantor mingguan, Anda akan membebankan jumlah yang sama kepada klien Anda setiap minggu, tidak peduli berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Dalam hal ini, program penagihan dapat sangat membantu dalam menerbitkan faktur berulang. Yang perlu Anda lakukan adalah memasukkan data klien Anda, menunjukkan hari di mana faktur harus diterbitkan, dan memasukkan jumlahnya, dan program akan menerbitkan faktur siklik dan mengirimkannya kepada klien Anda.

Lihat 5 solusi perangkat lunak faktur gratis terbaik!

Lihat cara menerbitkan faktur dengan Firmbee:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.