Kerja hibrida – bagaimana cara memimpin tim dengan sukses? | #31 Memulai manajemen proyek

Terlepas dari cara kita memandang kerja hibrida, kita sering dihadapkan pada tantangan – bagaimana mengelola tim ketika beberapa orang berada di kantor dan beberapa bekerja secara jarak jauh, dan rasio mereka terus berubah.

Kerja hibrida – daftar isi:

1. Pendahuluan
2. Komunikasi dalam tim hibrida
3. Pertukaran informasi yang efektif
4. Dukungan teknis untuk pekerjaan tim
5. Mempertahankan hubungan
6. Ringkasan

Pendahuluan

Mengelola tim proyek yang bekerja dalam mode hibrida lebih sulit dibandingkan bekerja secara eksklusif jarak jauh atau di lokasi. Setelah semua, bagaimana mengawasi ketika beberapa anggota tim bekerja di kantor dan yang lainnya secara jarak jauh?

Manajer Proyek menghadapi beberapa tantangan kunci. Ini termasuk:

• mendefinisikan aturan komunikasi dalam tim
• memastikan pertukaran informasi yang lancar
• dukungan teknologi untuk orang-orang di luar kantor
• mempertahankan hubungan.

Komunikasi dalam tim hibrida

Untuk bekerja secara efektif dalam model hibrida, Anda perlu mendefinisikan aturan komunikasi. Ketika tidak cukup untuk mendekati orang yang bekerja di meja sebelah untuk meminta pendapatnya tentang pekerjaan Anda, ada baiknya membuat pengaturan untuk menggunakan berbagai alat untuk tujuan tertentu. Misalnya, Anda dapat mengirim pertanyaan singkat melalui obrolan, menggunakan email untuk hal-hal yang lebih rumit, dan mengadakan konferensi video untuk membahas topik kompleks yang memerlukan keterlibatan banyak orang.

Dengan tim baru, juga merupakan ide yang baik untuk memastikan semua orang tahu:

• Apa tanggung jawab masing-masing orang,
• Bagaimana cara menghubungi anggota tim lainnya, dan
• Apa harapan untuk frekuensi komunikasi?

Untuk ini, Anda dapat menggunakan status di ruang obrolan perusahaan atau membuat papan kontak di alat manajemen proyek. Juga, ada baiknya membahas secara singkat topik komunikasi selama salah satu pertemuan proyek.

Pertukaran informasi yang efektif

Setelah aturan komunikasi ditetapkan, saatnya untuk memikirkan isinya. Adalah ide yang baik untuk memastikan bahwa informasi dibagikan dan bahwa setiap orang di tim memiliki akses ke sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Dengan perangkat lunak khusus, seperti Firmbee, Anda dapat dengan mudah menyelesaikan masalah berikut:

• penugasan tugas,
• pertukaran informasi tentang status terkini proyek,
• penetapan tanggal untuk pertemuan proyek, atau
• berbagi hasil pemantauan proyek.

Manajer Proyek harus memastikan bahwa informasi tersedia untuk semua orang, terlepas dari tempat mereka bekerja. Ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja pada file bersama, yang, ketika bekerja di lokasi, mungkin telah disimpan di server yang mencegah penggunaan jarak jauh. Anda mungkin perlu memikirkan solusi cloud, atau sebaliknya menjadwalkan tugas yang Anda lakukan.

Dukungan teknis untuk pekerjaan tim

Aspek kunci dari operasi yang sukses dalam model hibrida adalah menyiapkan kondisi teknis untuk operasi yang tidak terputus. Dasar-dasarnya adalah:

• internet berkecepatan tinggi
• komputer atau laptop dan
• perangkat lunak yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Manajer Proyek harus memastikan bahwa semua karyawan yang bekerja secara jarak jauh memiliki alat, peralatan, dan akses yang tepat ke jaringan perusahaan.

Mempertahankan hubungan

Mempertahankan hubungan dalam tim sering diabaikan, namun sama pentingnya dengan dukungan teknis dan komunikasi yang terkait langsung dengan pelaksanaan proyek. Namun, dalam model hibrida, karyawan yang hadir di kantor tidak memiliki waktu untuk membangun kontak interpersonal.

Ketika sebagian besar pekerjaan dilakukan secara jarak jauh, saat mengunjungi kantor pusat perusahaan, setiap peserta proyek menjadwalkan pertemuan secara individu. Terkadang ternyata sepanjang hari mereka bertemu dengan semua rekan dan ahli eksternal yang terlibat dalam tugas. Akibatnya, tidak ada cukup waktu untuk bertemu dengan tim, yang bekerja bersama di kantor perusahaan hanya dalam teori.

Itulah sebabnya risiko yang terkait dengan kerja hibrida adalah:

• perpecahan tim,
• mengurangi rasa kepemilikan tim terhadap proyek dan
• kurangnya komitmen emosional terhadap perusahaan.

Bukan hanya mereka yang bekerja secara jarak jauh yang dapat merasa terisolasi dari sisa tim. Itulah sebabnya sangat penting untuk menjaga suasana yang baik saat bekerja bersama. Obat untuk masalah “hibrida” mungkin melibatkan pertemuan proyek kelompok secara teratur yang dilengkapi dengan percakapan individu dengan karyawan.

Ringkasan

Memimpin tim proyek yang bekerja dalam mode hibrida mengharuskan Manajer Proyek untuk mendefinisikan aturan komunikasi dan memastikan pertukaran informasi yang lancar. Juga penting untuk mempertahankan ikatan tim, memberikan waktu dan ruang untuk pertemuan baik di lingkungan digital maupun di kantor.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.