Manajemen anggaran proyek – bagaimana melakukannya dengan benar?

Manajemen anggaran proyek berarti mengelola dan mengawasi keuangan yang terkait dengan proyek bisnis. Ini adalah jawaban yang paling langsung, bahkan jelas. Tetapi untuk mendapatkan pandangan yang lebih luas, mari kita mundur sejenak dan bertanya pada diri sendiri, apa itu anggaran proyek?

Ini adalah biaya gabungan dari semua aktivitas, tenaga kerja, tugas, dan material yang akan membawa Anda ke proyek akhir. Itulah sebabnya Anda harus merencanakan proyek Anda dengan hati-hati sebelum terjun ke dalam keuangan. Bagaimana cara melakukannya dengan benar? Alat manajemen proyek yang baik pasti akan membantu.

Manajemen anggaran proyek – bagaimana cara melakukannya dengan benar?

Penting untuk memiliki anggaran proyek karena ini akan memberi Anda pemahaman yang baik tentang bagaimana segala sesuatu (dan pengeluaran!) bergerak maju. Anda akan memiliki kendali atas semua aktivitas dan segera tahu kapan biaya akan meningkat terlalu tinggi. Pengetahuan ini pasti akan mendukung keputusan Anda sepanjang proses dan membuat Anda lebih bijak saat merencanakan proyek-proyek berikutnya.

Untuk melakukan manajemen anggaran proyek, tentukan ruang lingkup proyek

Bagaimana Anda bisa menghitung anggaran proyek Anda tanpa mengetahui rincian proyek Anda? Di sinilah mendefinisikan ruang lingkup proyek sangat membantu. Mendefinisikan ruang lingkup proyek berarti mendokumentasikan daftar tujuan proyek yang spesifik, anggota tim, tonggak, tugas, hasil, fitur, fungsi, dan tenggat waktu. Ini juga akan mencakup tujuan proyek utama, hasil, dan sasaran untuk membantu mengukur keberhasilan. Banyak alat PM akan membantu Anda mengorganisir semua ini. Salah satunya adalah Firmbee.

Teknik estimasi

Oke, Anda sudah memiliki rencana, jadi bagaimana cara mulai menghitung uang? Teknik estimasi dapat membantu. Ringkasan singkat tentang mereka dapat ditemukan di bawah ini. Tentukan mana yang tepat untuk Anda & gali lebih dalam ke topik tersebut.

Estimasi dari bawah ke atas

Ini adalah teknik untuk memperkirakan tugas individu dan kemudian menggabungkannya menjadi estimasi proyek secara keseluruhan. Pada saat ini, Anda seharusnya sudah tahu anggota tim mana yang bertanggung jawab untuk apa (jika tidak – lihat solusi kami), Anda dapat meminta setiap orang yang melakukan tugas untuk memberikan estimasi kepada Anda. Mereka pasti berada dalam posisi yang lebih baik untuk memperkirakan tugas yang akan mereka kerjakan. Setelah Anda memiliki estimasi biaya pekerjaan pada tingkat detail terendah, agregasikan untuk mendapatkan total ringkasan.

Estimasi dari atas ke bawah

Di sini, kelompok manajer berpengalaman atau ahli eksternal mencoba memperkirakan anggaran proyek. Anda juga dapat menggunakan informasi dari proyek sebelumnya yang serupa. Teknik ini sering digunakan pada fase awal proyek ketika tidak banyak informasi yang tersedia. Berbeda dengan estimasi dari bawah ke atas, kali ini Anda akan memperkirakan durasi hasil dan/atau hasil utama.

Estimasi analog

Frasa estimasi analog berasal dari fakta bahwa Anda menggunakan proyek masa lalu yang serupa untuk memperkirakan durasi atau biaya proyek Anda saat ini. Ini harus menjadi campuran informasi historis dan penilaian ahli. Itulah sebabnya sangat penting untuk melacak anggaran proyek Anda setiap kali Anda menyerahkan sesuatu.

Estimasi parametrik

Estimasi parametrik adalah teknik berbasis statistik yang membantu Anda menghitung jumlah sumber daya keuangan atau waktu yang diharapkan diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Dengan estimasi parametrik, akan ada beberapa perhitungan lebih lanjut yang diperlukan, tetapi hanya beberapa keterampilan dasar, jadi jangan takut! Lihat contoh ini:

Misalkan proyek Anda mencakup wawancara dengan 300 orang. Setiap wawancara berisi 10 pertanyaan pilihan ganda, dan pengalaman sebelumnya menunjukkan bahwa mereka memerlukan waktu 20 menit untuk dilaksanakan. Total usaha untuk tugas ini adalah:

Jumlah wawancara × 20 menit = 6000 menit = 50 jam

Sekarang, dari pengalaman Anda sebelumnya, periksa berapa biaya satu jam tenaga kerja. Selesai!

Automatisasi proses

Ingat, Anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri menggunakan catatan atau kalkulator. Sistem manajemen proyek dapat menghitung anggaran untuk Anda berdasarkan ruang lingkup proyek dan membantu Anda menyimpan dan mengorganisir informasi. Modul keuangan Firmbee memungkinkan Anda menetapkan anggaran proyek, menghitung biaya karyawan, melacak pendapatan dan pengeluaran Anda selama seluruh proses. Setelah proyek selesai, informasi secara otomatis dipindahkan ke dalam faktur. Selain itu, informasi tentang apa yang Anda hutangi orang lain ditampilkan.

Periksa Firmbee dan lacak profitabilitas proyek Anda:

Apakah Anda menyukai konten kami? Bergabunglah dengan komunitas Facebook untuk tetap terhubung!