Mengapa mendengarkan aktif itu penting di tempat kerja?

Komunikasi yang baik dalam sebuah tim adalah dasar untuk penggunaan sumber daya yang efektif dan membangun suasana yang ramah di tempat kerja. Menurut statistik, sebanyak 86% karyawan menunjukkan bahwa kurangnya komunikasi dan kerjasama adalah penyebab utama kegagalan. Langkah apa yang harus diambil untuk menghindari hal ini? Bagaimana mendengarkan secara aktif di tempat kerja dapat meningkatkan produktivitas tim? Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Mengapa mendengarkan secara aktif penting di tempat kerja? – daftar isi:

1. Apa itu mendengarkan secara aktif?
2. Tanda-tanda mendengarkan secara aktif
3. Mendengarkan secara aktif di tempat kerja
4. Mendengarkan secara aktif dalam lingkungan jarak jauh
5. Ringkasan

Apa itu mendengarkan secara aktif?

Mendengarkan secara aktif terjadi ketika kita secara sadar fokus pada apa yang dikatakan orang lain. Berlawanan dengan mendengarkan secara pasif, kita memperhatikan kata-kata orang lain, alih-alih berkonsentrasi pada lingkungan kita atau pikiran kita sendiri.

Definisi istilah ini dapat ditemukan dalam publikasi tahun 1987 berjudul “Mendengarkan secara aktif.” Penulis Carl R. Rogers dan Richard E. Farson memberikan penjelasan berikut tentang konsep ini:

“Mendengarkan secara aktif adalah cara penting untuk membawa perubahan pada orang. Meskipun ada anggapan populer bahwa mendengarkan adalah pendekatan pasif, bukti klinis dan penelitian jelas menunjukkan bahwa mendengarkan yang sensitif adalah agen yang paling efektif untuk perubahan kepribadian individu dan pengembangan kelompok. Mendengarkan membawa perubahan dalam sikap orang terhadap diri mereka sendiri dan orang lain; itu juga membawa perubahan dalam nilai-nilai dasar dan filosofi pribadi mereka. Orang-orang yang telah didengarkan dengan cara baru dan khusus ini menjadi lebih matang secara emosional, lebih terbuka terhadap pengalaman mereka, kurang defensif, lebih demokratis, dan kurang otoriter.”

Menurut definisi ini, mendengarkan secara aktif meningkatkan komunikasi. Orang lain merasa didengarkan, yang membangun hubungan yang lebih baik dan menciptakan rasa percaya dan penghargaan. Lebih dari itu, mendengarkan secara aktif memungkinkan kita untuk memaksimalkan percakapan. Dengan fokus pada kata-kata orang lain, kita dapat mengingat lebih banyak informasi dan menghindari gangguan.

Tanda-tanda mendengarkan secara aktif

Bagaimana orang lain tahu bahwa Anda sedang mendengarkan secara aktif apa yang mereka katakan? Mereka akan membaca isyarat verbal dan nonverbal Anda. Tanda verbal dari mendengarkan secara aktif meliputi:

• Menanyakan pertanyaan yang tepat – dengan mengajukan pertanyaan terbuka, kita mendorong orang lain untuk melanjutkan percakapan, dan menunjukkan bahwa kita benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan. Namun, penting untuk tidak mengangkat isu yang tidak relevan dengan topik yang diberikan atau yang sudah memiliki jawaban – jika tidak, kita hanya akan menyangkal bahwa kita adalah pendengar aktif.
• Parafrase dan merangkum – orang lain akan memperhatikan keterlibatan Anda jika Anda memparafrasekan kata-kata mereka, yaitu mengungkapkan kembali apa yang dikatakan oleh pihak lain, atau jika Anda memutuskan untuk merangkum topik dalam beberapa poin kunci.

Tanda verbal lainnya dari mendengarkan secara aktif termasuk menyisipkan frasa pendek, seperti “ya”, “Anda benar”. Namun, tidak disarankan untuk menggunakannya terlalu sering, karena reaksi kita harus alami, bukan dipaksakan.

Saat mendengarkan secara aktif, jangan menginterupsi pembicara, mengubah topik, atau menilai dan mempertanyakan pernyataan mereka – ini akan membuat mereka enggan untuk berdiskusi lebih lanjut dan merasa tidak dihargai.

Tentu saja, pandangan kedua belah pihak mungkin berbeda, jadi menjaga pikiran terbuka dan mencoba memahami perspektif orang lain adalah hal yang penting. Juga disarankan untuk membisukan ponsel Anda sebelum percakapan dan mengingat nama orang yang akan Anda ajak bicara.

Isyarat non-verbal terkadang lebih mudah ditunjukkan, dan mereka meliputi:

• Kontak mata – menghindari kontak mata dengan orang lain dapat membingungkan mereka dan membuat mereka bertanya-tanya apakah Anda benar-benar mendengarkan. Sebaliknya, cobalah untuk melihat mereka dengan cara yang ramah dan berusaha untuk menciptakan ikatan dengan mereka.
• Mengangguk dan tersenyum – hanya membuat kontak mata bisa sedikit canggung dan mengganggu bagi pihak lain. Jadi juga penting untuk tersenyum dan mengangguk – ini adalah reaksi alami yang menunjukkan bahwa kita puas dengan percakapan. Dengan cara ini, kita menunjukkan bahwa kita ingin orang lain melanjutkan berbicara.
• Postur – cara Anda berperilaku selama percakapan banyak berbicara tentang keterlibatan Anda. Berdiri diam atau gelisah secara berlebihan dapat menunjukkan bahwa Anda merasa bosan. Di sisi lain, sedikit condong ke arah orang tersebut menunjukkan bahwa Anda fokus pada apa yang mereka katakan.

Mendengarkan secara aktif di tempat kerja

Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan produktivitas tim hingga 25%. Mendengarkan secara aktif di tempat kerja juga dapat membawa manfaat lain, seperti:

• Membangun kepercayaan – karyawan lebih cenderung untuk berbagi ide, pengamatan, atau masalah dengan seseorang yang akan mendengarkan mereka dan tidak menilai atau menginterupsi apa yang mereka katakan. Kepercayaan juga diterjemahkan menjadi saling menghormati dan hubungan yang lebih baik. Bekerja di lingkungan seperti itu membuat karyawan merasa lebih termotivasi dan sadar akan tujuan mereka.
• Memahami kebutuhan bisnis – mendengarkan karyawan dan memahami kebutuhan mereka akan membantu manajemen melakukan perubahan yang diperlukan dan mengidentifikasi area untuk perbaikan, yang akan menghasilkan produktivitas tim yang lebih besar dan pertumbuhan bisnis. Terkadang itu akan menjadi kebutuhan organisasi, dan terkadang itu akan berkaitan dengan karyawan tertentu (misalnya, pelatihan lebih lanjut mereka di bidang yang dipilih).
• Menghindari kesalahpahaman – mendengarkan secara aktif memerlukan keterbukaan terhadap orang lain, bahkan jika mereka memiliki pendapat atau sudut pandang yang berbeda. Ini akan membantu kita menghindari salah paham tentang niat orang lain, atau mengatakan sesuatu yang sebenarnya tidak kita maksud. Gambar lengkap dari situasi akan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang cerdas.

Mendengarkan secara aktif dalam lingkungan jarak jauh

Menjadi bagian dari tim virtual tidak lagi mengejutkan. Pekerjaan jarak jauh dan hibrida mendominasi di lingkungan bisnis, yang harus dihadapi tidak hanya departemen SDM dan manajer proyek, tetapi juga karyawan itu sendiri. Kenyamanan besar adalah platform khusus, seperti Firmbee, yang memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek, menetapkan tugas kepada anggota tim individu, mengontrol penerimaan dan pengeluaran, serta menyimpan dokumentasi yang diperlukan di satu tempat.

Namun, hanya mendelegasikan tugas tidak cukup untuk membuat karyawan merasa menjadi bagian dari perusahaan. Penting untuk memastikan komunikasi yang baik, yang sering kali hilang di lingkungan virtual. Oleh karena itu, Anda harus memanfaatkan setiap kesempatan untuk menggunakan manfaat mendengarkan secara aktif. Bagaimana cara melakukannya?

• Rencanakan pertemuan video – minta semua orang untuk menghidupkan webcam mereka selama pertemuan agar peserta dapat melihat isyarat nonverbal rekan kerja.
• Kurangi gangguan – minta peserta untuk membisukan perangkat yang dapat mengganggu percakapan dan tidak merespons pesan (email, SMS, dll.) selama pertemuan.
• Minta untuk tidak diinterupsi saat berbicara – menginterupsi seseorang tidak hanya dapat menunjukkan kurangnya rasa hormat terhadap orang lain, tetapi juga, terutama dalam pertemuan online, dapat menyebabkan kebingungan. Untuk menghindari ini, minta rekan-rekan untuk menahan diri dari memberikan komentar sampai peserta selesai berbicara.
• Lakukan ringkasan cepat – rangkum semua yang Anda pelajari dari rekan-rekan Anda. Dengan cara ini, Anda akan membuktikan bahwa Anda mendengarkan mereka secara aktif, dan bahwa Anda terbuka terhadap ide-ide mereka, saran, dan siap membantu mereka dengan masalah apa pun.

Ringkasan

Mendengarkan secara aktif di tempat kerja sangat penting karena mendorong saling menghormati dan membangun kepercayaan. Suasana seperti itu mendorong karyawan untuk lebih berkomitmen pada tugas mereka dan lebih produktif. Mendengarkan secara aktif memiliki dampak langsung pada membangun komunikasi yang lebih baik, yang memudahkan untuk mengidentifikasi risiko, masalah, dan membuat keputusan yang lebih baik.

Baca juga: Apa itu komunikasi asinkron?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.