Multitasking vs tugas tunggal. Metode mana yang lebih baik untuk produktivitas Anda?

Metode mana yang memastikan efisiensi dan produktivitas yang lebih baik? Kemampuan untuk memprioritaskan, mengatur pekerjaan sendiri, atau merencanakan secara strategis sering kali diinginkan oleh pemberi kerja. Ketika jumlah tanggung jawab meningkat dan atasan mengharapkan hasil yang cepat, ada baiknya mempertimbangkan apakah Anda akan mencapai hasil yang lebih baik dengan melakukan beberapa tugas secara bersamaan atau dengan fokus pada satu hal pada satu waktu. Mari kita cari tahu!

Multitasking vs single tasking – daftar isi:

1. Apa itu multitasking?
2. Single tasking: alternatif untuk multitasking
3. Bagaimana cara single tasking?
4. Multitasking vs single tasking
5. Ringkasan

Apa itu multitasking?

Multitasking dapat dipahami dalam dua cara. Pertama, itu terkait dengan pembagian perhatian, yang memungkinkan seseorang untuk melakukan beberapa tugas sekaligus, seperti merespons email dari klien sambil menghadiri rapat tim dan mengobrol dengan rekan kerja. Multitasking juga dapat disamakan dengan kemampuan untuk dengan cepat beralih antara tugas-tugas individu.

Apakah multitasking efektif? Menurut studi yang hasilnya dipresentasikan dalam publikasi “Supertaskers: Profil dalam kemampuan multitasking yang luar biasa,” hanya 2,5% peserta yang berhasil melakukan beberapa tugas secara bersamaan. Sisanya menunjukkan penurunan kinerja yang signifikan.

Cynthia Kubu, seorang neuropsikolog, mengonfirmasi bahwa otak manusia mampu fokus pada satu tugas pada satu waktu: “Ketika kita berpikir kita sedang multitasking, kebanyakan dari kita sebenarnya tidak melakukan dua hal sekaligus. Sebaliknya, kita melakukan tindakan individu secara cepat, atau beralih tugas.”

Studi lain, kali ini oleh peneliti dari Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) di Paris, menunjukkan bagaimana multitasking mempengaruhi korteks prefrontal. Ketika melakukan satu tugas, kedua sisi korteks prefrontal bekerja sama. Ketika beberapa tugas dilakukan secara bersamaan, sisi-sisi otak mulai bekerja secara independen, yang mengarah pada masalah memori, menghasilkan kinerja yang lebih rendah dan meningkatnya jumlah kesalahan.

Jika melakukan beberapa tugas secara bersamaan tidak efisien, bagaimana mungkin seseorang dapat, misalnya, makan malam, menggulir media sosial, dan mendengarkan radio pada saat yang sama? Jawabannya terletak pada tingkat keterlibatan korteks prefrontal – aktivitas yang kita lakukan secara otomatis (seperti berjalan) memberikan tekanan yang lebih sedikit dibandingkan, misalnya, mengemudikan mobil.

Single tasking: alternatif untuk multitasking

Apa yang harus dilakukan sebagai pengganti multitasking? Nah, single tasking bisa menjadi alternatif untuk multitasking. Ini melibatkan fokus pada satu tugas pada satu waktu. Metode ini memiliki dampak positif tidak hanya pada produktivitas, tetapi juga pada tubuh manusia. Jadi, apa saja manfaat dari single tasking?

• Efisiensi yang lebih tinggi – menginvestasikan energi untuk menyelesaikan satu tugas memastikan bahwa tugas tersebut akan dilakukan dengan teliti, sehingga risiko membuat kesalahan berkurang.
• Konsentrasi yang lebih baik – kemampuan untuk fokus pada tugas tertentu memungkinkan Anda mencapai hasil yang lebih baik. Ini berlaku tidak hanya untuk tugas profesional, tetapi juga untuk hubungan. Misalnya, konsentrasi, atau “berada di sini dan sekarang” saat bertemu dengan teman memungkinkan Anda menikmati momen lebih.
• Lebih sedikit gangguan – fokus pada satu tugas menjadikannya prioritas, dan gangguan eksternal secara otomatis dihilangkan.
• Kontrol yang lebih besar – “beralih” antara tugas membuat seseorang teralihkan dari pekerjaan, sehingga lebih sulit bagi mereka untuk mengukur efek dari usaha mereka, atau waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas.
• Menurunkan tingkat stres – single tasking meningkatkan kemungkinan menyelesaikan tugas tertentu. Ini juga meningkatkan kepuasan dan mengurangi tingkat stres karena karyawan tidak perlu lagi memikirkan kapan dan bagaimana menyelesaikannya.

Bagaimana cara single tasking?

Prioritaskan

Sebelum Anda mulai bekerja, tentukan tugas mana yang ada di puncak daftar prioritas Anda. Gunakan matriks Eisenhower yang akan membantu Anda menentukan masalah mana yang mendesak dan perlu perhatian segera, dan mana yang dapat ditangani nanti. Setelah Anda menetapkan prioritas tugas, buat daftar tugas Anda sendiri. Ini adalah salah satu fitur yang disediakan oleh Firmbee. Sistem ini memungkinkan Anda tidak hanya untuk mencatat tanggung jawab Anda, tetapi juga untuk memprioritaskannya, memberikan status dan tenggat waktu.

Pelajari cara mengelola waktu Anda

Ada berbagai teknik yang membantu Anda mengelola waktu dengan lebih baik dengan membagi tugas besar menjadi tugas-tugas kecil yang dapat diselesaikan dengan fokus penuh dalam waktu singkat. Contohnya adalah teknik Pomodoro, yang didasarkan pada bekerja dalam blok waktu siklis. Pembagian yang paling umum adalah melakukan tugas selama 25 menit, dan kemudian istirahat selama 5 menit. Setelah empat blok, disarankan untuk memiliki istirahat yang lebih lama.

Memblokir gangguan juga membantu Anda fokus lebih baik. Untuk tujuan ini, ada baiknya mematikan semua notifikasi dan meninggalkan situs web yang mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan. Tentu saja, beberapa rekan kerja mungkin mengharapkan tanggapan segera terhadap pesan mereka. Anda harus memberi tahu orang lain sebelumnya bahwa Anda perlu fokus pada tugas yang ada dan meminta mereka untuk tidak mengganggu Anda saat Anda melakukannya. Situasi semacam itu juga mengajarkan Anda bagaimana menetapkan batasan yang sehat. Para pemimpin juga mungkin mempertimbangkan untuk memperkenalkan atau setidaknya lebih mendidik karyawan tentang komunikasi asinkron.

Gunakan sistem manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen proyek memiliki banyak fitur yang dapat digunakan untuk mengatur pekerjaan Anda. Pertama-tama, dengan bantuan papan Kanban, tim dapat bekerja sama untuk mendefinisikan tugas, menetapkan prioritas dan statusnya, menugaskan karyawan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya, atau menetapkan tenggat waktu. Seseorang dengan tugas yang ditugaskan dapat menuliskannya di daftar tugas mereka sendiri, kemudian menyelesaikannya secara individu dan berturut-turut, dan menandainya sebagai selesai.

Latih mendengarkan aktif

Mendengarkan aktif membantu Anda fokus pada orang lain dan mengingat sebanyak mungkin dari pertemuan. Berkat praktik ini, Anda tidak hanya menunjukkan rasa hormat kepada orang lain, tetapi Anda juga dapat lebih memahami isu-isu yang dibahas, serta menghindari kesalahan dan kesalahpahaman. Jadi, ada baiknya untuk menyimpan perangkat yang mengalihkan perhatian (telepon, laptop, dll.) saat menghadiri pertemuan, dan sebaiknya meninggalkannya di ruangan lain. Selama diskusi online, ada baiknya juga untuk menutup semua tab yang tidak perlu di browser web Anda.

Multitasking vs single tasking

Tidak sulit untuk melihat bahwa multitasking dan single tasking adalah metode yang sama sekali berbeda dalam melakukan tugas. Dalam tabel di bawah ini, kami menyajikan perbedaan dasar.

Multitasking	Single tasking
Bekerja pada beberapa tugas secara bersamaan, atau kemampuan untuk dengan cepat “beralih” di antara mereka	Bekerja pada satu tugas pada satu waktu
Ruang lingkup pekerjaan yang luas	Ruang lingkup pekerjaan yang sempit, fokus pada satu tugas saja
Kemungkinan membuat lebih banyak kesalahan karena konsentrasi yang lebih rendah	Risiko lebih rendah untuk membuat kesalahan
Jumlah kesalahan yang besar berarti hasil yang lebih buruk dan efisiensi serta produktivitas yang lebih rendah	Jumlah kesalahan yang kecil berarti hasil yang lebih baik dan efisiensi serta produktivitas yang lebih tinggi
Lebih sulit untuk melacak kemajuan	Lebih mudah untuk melacak kemajuan tugas yang sedang dikerjakan
Lebih sulit untuk memprioritaskan tugas	Kemampuan untuk memprioritaskan tugas sangat penting, tugas yang paling penting dikerjakan terlebih dahulu
Progres yang lebih cepat di berbagai proyek	Progres yang lebih lambat di berbagai proyek karena fokus pada tugas tunggal
Pelaksanaan tugas tertentu yang lebih lambat karena sering “beralih” di antara mereka	Penyelesaian tugas tertentu yang lebih cepat – semua perhatian dan energi dicurahkan untuk itu

Ringkasan

Saat ini, multitasking adalah kemampuan yang diinginkan oleh pemberi kerja, sebagian besar karena terkait dengan produktivitas dan efisiensi yang lebih besar. Seperti yang ditunjukkan oleh studi, hubungan tersebut justru sebaliknya. Dengan terus-menerus beralih antara tugas, tidak mampu memprioritaskan dan mengatur pekerjaan Anda, serta sering teralihkan, efisiensi seorang karyawan dapat berkurang secara signifikan, dan ada risiko yang lebih besar untuk membuat kesalahan, yang sekali lagi memerlukan waktu dan energi untuk memperbaikinya.

Tentu saja, dalam beberapa situasi dan bagi beberapa orang, multitasking bisa menjadi solusi ideal. Namun, perlu diingat bahwa hanya persentase kecil dari populasi yang memiliki bakat yang tepat untuk itu.

Juga sangat penting untuk mengubah sikap terhadap single-tasking dan menolak pendapat bahwa itu adalah metode yang lebih rendah. Dalam banyak publikasi, artikel, dan blog, Anda dapat membaca tentang efek positifnya pada pekerjaan, serta pada kesehatan. Jadi, ini bisa menjadi alternatif ideal bagi orang-orang yang tidak ingin merasa terlalu banyak tekanan dan stres, dan sebaliknya ingin merasa puas dengan penyelesaian tugas tertentu.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.