Bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan produktivitas?

Perangkat lunak pelacakan waktu digunakan oleh beberapa perusahaan kontemporer. Statistik yang disajikan oleh Tech Jury menunjukkan bahwa 17% orang secara aktif menggunakan beberapa jenis alat untuk mengelola waktu mereka. Baru-baru ini, produktivitas karyawan telah menurun, sementara hasil tersebut berarti kerugian nyata bagi banyak perusahaan. Contoh terbaik dari kurangnya efisiensi adalah Amerika Serikat, di mana kerugian ekonomi sangat parah dan mencapai 50 juta dolar AS per hari! Baca teks ini untuk mengetahui bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu meningkatkan tingkat produktivitas karyawan Anda.

Bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan produktivitas? – daftar isi:

1. Perangkat lunak pelacakan waktu – manfaat
2. Teknik Pomodoro
3. Mitos yang perlu dibongkar
4. Efek sinergi
5. Ringkasan
6. Lihat perangkat lunak pelacakan waktu kami

Perangkat lunak pelacakan waktu – manfaat

Untuk menunjukkan secara akurat potensi aplikasi yang tersedia untuk pelacakan waktu, ada baiknya memulai dengan masalah utama yang memperlambat kinerja selama pekerjaan sehari-hari. Apakah Anda pernah mendengar tentang hukum Parkinson? Apakah Anda tahu apa arti istilah ini?

Hukum Parkinson adalah sebuah aksioma yang menyatakan bahwa “Pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya”. Ini adalah aturan yang dibuat oleh Cyril Northcote Parkinson, yang pertama kali menggambarkan pengamatannya pada tahun 1955. Parkinson adalah seorang penulis, sejarawan, dan ahli administrasi publik asal Inggris.

Konsepnya yang terkait dengan birokrasi dan organisasi adalah dasar dari teorinya. Hukum Parkinson menunjukkan faktor-faktor kunci yang membuat fase pelaksanaan tugas lebih lama dari yang diperlukan – pelaksanaan meluas hingga panjang maksimum yang mungkin. Gangguan, istirahat, kurangnya fokus, perfeksionisme, dan penundaan adalah faktor-faktor yang dijelaskan oleh hukum Parkinson.

Teknik Pomodoro

Respon terhadap kurangnya produktivitas adalah teknik manajemen waktu yang disebut Pomodoro. Nama metode ini berasal dari timer masak yang berbentuk tomat, yang digunakan oleh pencipta teknik ini.

Efektivitas teknik Pomodoro didasarkan pada kesederhanaan dan intuitivitas aplikasi. Pada langkah pertama, daftar tugas harus disiapkan – ingat untuk mengatur tugas sesuai dengan prioritasnya.

Langkah selanjutnya adalah menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu. Ada banyak aplikasi dan berbagai jenis perangkat lunak yang menggunakan teknik Pomodoro. Teknologi baru memungkinkan penyesuaian parameter yang nyaman sesuai dengan kebutuhan individu karyawan. Selain itu, plugin khusus di browser dapat secara otomatis memblokir semua notifikasi yang mengganggu.

Suara memulai siklus 25 menit, yang diakhiri dengan istirahat 5 menit. Urutan ini diulang 4 kali dan ada waktu untuk istirahat yang lebih lama. Strategi kerja ini meningkatkan efisiensi, memungkinkan menjaga konsentrasi penuh, membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan membantu menjaga perspektif yang segar. Itu belum semuanya – perangkat lunak menunjukkan semua tugas yang telah selesai, yang meningkatkan motivasi orang tersebut.

Mitos yang perlu dibongkar

Banyak perusahaan mengadopsi model kerja yang serba guna. Keterlibatan dalam beberapa proyek sekaligus cenderung ditunjukkan sebagai contoh dan standar tinggi dari keterlibatan karyawan – tetapi tidak ada yang lebih jauh dari kebenaran. Penelitian menunjukkan bahwa hanya 2,5% orang yang memiliki disposisi di atas rata-rata untuk melakukan multitasking selama bekerja.

Bagi sisa karyawan, multitasking berarti pengurangan efektivitas tugas yang dilakukan. Alasan untuk hasil tersebut adalah meningkatnya risiko kesalahan dan kehilangan konsentrasi, serta melupakan beberapa elemen yang harus dilakukan selama penugasan. Budaya multitasking mengurangi kreativitas dan meningkatkan tingkat stres.

Mechanisme yang menggerakkan otak manusia memungkinkan fokus pada satu aktivitas pada satu waktu, sehingga teknik multitasking tidak terintegrasi dengan organ utama dalam tubuh manusia. Pengalaman telah menunjukkan bahwa multitasking dapat berkontribusi pada penurunan rasio IQ dan merusak otak.

Pengusaha harus ingat bahwa mereka harus menawarkan manfaat baik untuk individu yang merupakan orang tua maupun untuk individu yang lajang dan tinggal sendiri. Perusahaan harus memenuhi berbagai kebutuhan dan tidak boleh mengabaikan siapa pun.

Perangkat lunak pelacakan waktu profesional tidak hanya harus meningkatkan hasil produktivitas di antara karyawan Anda tetapi juga harus menjamin perlindungan dari efek negatif manajemen yang tidak efisien. Pelacakan waktu memaksa pengguna perangkat lunak untuk berkonsentrasi sepenuhnya pada satu penugasan.

Efek sinergi

Semakin banyak orang yang peduli tentang kesehatan mereka baik fisik maupun mental. Meningkatnya kesadaran sosial membuat perusahaan mencari solusi yang lebih baik, yang melampaui paket medis dan olahraga. Beberapa perusahaan (terutama kantor) telah memutuskan untuk menawarkan layanan gratis kepada terapis pijat atau menyediakan kursi pijat di gedung mereka.

Perangkat lunak pelacakan waktu terus dikembangkan yang berarti bahwa ada semakin banyak alat universal dan fungsional di pasar. Mencatat semua aktivitas memungkinkan pemantauan dan kontrol momen yang didedikasikan untuk tugas tertentu. Pengetahuan penuh tentang manajemen waktu diperlukan untuk mengoptimalkan seluruh jadwal hari.

Kontrol atas hasil dapat mengidentifikasi elemen-elemen dari skenario sehari-hari yang memiliki pengaruh tertinggi terhadap efisiensi. Sesuai dengan aturan Pareto, 20% dari semua tugas dapat menghasilkan 80% dari total produktivitas. Untuk mengetahui tugas mana yang paling penting, seseorang harus mengelola waktunya dengan sadar.

Manajemen waktu dalam kelompok dan tim sama pentingnya dengan manajemen waktu individu. Semakin banyak perusahaan yang memutuskan untuk memperkenalkan aplikasi khusus untuk memfasilitasi pengelolaan jadwal dan menciptakan jaringan koneksi yang efisien antara karyawan.

Keputusan semacam itu tidak mengejutkan saya – statistik menunjukkan peningkatan 25% dalam produktivitas di organisasi di mana tingkat komunikasi tinggi. Aplikasi modern mengintegrasikan semua peserta dalam usaha tersebut, dan yang paling penting menetapkan tenggat waktu untuk semua aktivitas.

Ringkasan

Teknologi pengendalian waktu memungkinkan otomatisasi semua aktivitas yang tidak perlu. Semua anggota tim dapat diinformasikan tentang tugas tanpa perlu intervensi langsung dalam jadwal kerja mereka. Selain itu, kontrol kolektif atas tugas meningkatkan motivasi untuk menyelesaikan proyek dan menghilangkan potensi kesalahan, sementara efektivitas kerja tetap pada tingkat tinggi.

Baca juga: Tren kepemimpinan global dalam bisnis untuk 2022 dan 2023

Lihat perangkat lunak pelacakan waktu kami:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.