Perencanaan acara korporat dalam 6 langkah

Salah satu cabang pemasaran yang paling populer dan berkembang secara dinamis adalah pemasaran acara. Ini berkaitan dengan organisasi berbagai acara yang tujuannya adalah untuk memenuhi tujuan perusahaan. Ada beberapa jenis acara, dan salah satunya adalah acara korporat. Apa itu? Bagaimana cara mengorganisirnya dengan baik? Baca artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan acara korporat.

Perencanaan acara korporat – daftar isi:

1. Apa itu acara korporat?
2. Tentukan tujuan
3. Pikirkan tentang kelompok sasaran
4. Pilih waktu dan tempat
5. Tetapkan anggaran
6. Buat garis waktu
7. Promosikan acara Anda

Apa itu acara korporat?

Acara korporat adalah acara yang diorganisir oleh sebuah perusahaan untuk karyawan, klien, atau mitra bisnisnya. Tergantung pada siapa acara tersebut ditujukan, mungkin memiliki berbagai tujuan. Misalnya, tujuan dari pesta kantor mungkin untuk mengurangi stres terkait pekerjaan, memperkuat kolaborasi, meningkatkan hubungan antar karyawan, dan membangun tim yang baik. Di sisi lain, tujuan utama dari acara yang diorganisir untuk mitra bisnis sering kali adalah presentasi produk baru.Mengorganisir acara korporat adalah proyek yang kompleks. Untuk merencanakannya dengan baik, Anda perlu mengingat beberapa hal.

Tentukan tujuan

Seluruh jalannya acara tergantung pada tujuannya. Hal pertama yang perlu dipikirkan saat mengorganisirnya adalah menentukan untuk siapa acara ini dan apa tujuannya. Ini bisa berupa promosi merek, membuat kontak bisnis baru, meningkatkan komunikasi, dan meningkatkan motivasi karyawan. Saat menentukan tujuan Anda, berguna untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan berikut: Mengapa saya mengorganisir acara ini? Apa yang harus diambil peserta dari acara ini dan apa yang harus mereka ingat? Bagaimana saya akan mengukur keberhasilannya?

Pikirkan tentang kelompok sasaran

Saat mengorganisir acara korporat, kita harus selalu ingat untuk siapa kita merencanakannya. Kepuasan para peserta adalah kunci keberhasilan Anda.Pikirkan tentang kebutuhan dan harapan mereka. Pertimbangkan hal ini saat memilih tanggal, tempat, dan atraksi yang tepat.

Pilih waktu dan tempat

Memilih waktu dan tempat yang tepat juga merupakan hal penting dalam perencanaan acara korporat. Penting untuk mempertimbangkan elemen seperti akses mudah ke lokasi acara dan ruang yang cukup besar untuk menampung jumlah tamu Anda. Jika acara diadakan di luar ruangan, ingatlah tentang cuaca dan rencanakan apa yang harus dilakukan jika tiba-tiba berubah. Tanggal acara Anda harus disesuaikan dengan orang-orang yang diundang. Periksa apakah tidak bertabrakan dengan perayaan lain yang mungkin menjadi gangguan bagi tamu Anda.

Tetapkan anggaran

Langkah selanjutnya adalah memeriksa anggaran yang Anda miliki. Rencanakan pengeluaran Anda dengan hati-hati dan buat estimasi biaya. Pikirkan apakah berharga untuk bekerja sama dengan sponsor. Solusi semacam ini akan mengurangi biaya Anda, memberikan nilai tambah yang signifikan untuk acara Anda, dan membuatnya semakin menarik.

Buat garis waktu

Perencanaan yang akurat untuk acara korporat adalah kunci keberhasilannya. Siapkan daftar periksa yang rinci yang akan memungkinkan Anda untuk menjaga semuanya tetap terkontrol. Ingatlah baik garis waktu acara dan hal-hal yang harus diorganisir sebelumnya, misalnya kunjungan ke lokasi, pembayaran faktur, dan pengiriman undangan. Ide yang baik adalah menggunakan pembuat garis waktu untuk membantu Anda tetap terorganisir.

Promosikan acara Anda

Peserta adalah elemen terpenting dari acara Anda. Lagipula, acara ini diorganisir untuk mereka. Itulah sebabnya Anda harus meluangkan waktu untuk mempromosikannya. Ada banyak cara untuk memberi tahu tamu Anda tentang acara tersebut. Anda dapat mengirim undangan baik melalui pos tradisional atau email. Untuk mendorong karyawan berpartisipasi dalam acara tersebut, ambil pendekatan yang lebih kreatif. Praktik umum adalah mengirimkan hadiah kecil, yaitu kotak hadiah, bersama dengan undangan. Jika proyek Anda memiliki formula terbuka, buatlah acara di Facebook. Dengan cara ini, pesan akan menjangkau kelompok penerima yang besar. Anda juga harus ingat untuk membagikan informasi tentang acara di situs jejaring sosial lainnya.

Perencanaan acara korporat – ringkasan

Perencanaan acara korporat bisa menjadi kompleks. Ini adalah tugas yang menantang yang memerlukan banyak kerja dan dedikasi. Namun, ada alat perangkat lunak yang dapat memperlancar proses ini. Salah satunya adalah Firmbee.

Dengan Firmbee, Anda dapat dengan mudah merencanakan setiap detail acara Anda. Papan kanban akan membantu Anda merencanakan tugas dan membagikannya di antara rekan-rekan Anda. Berkat pengaturan status tugas dan pertukaran komentar, Anda dapat tetap up to date dan memeriksa apakah pekerjaan pada acara tersebut berjalan dengan baik.

Fitur berguna lainnya yang akan Anda temukan di Firmbee adalah basis data kontak. Menggunakannya, Anda memiliki akses ke semua data relevan tentang peserta acara. Anda dapat menyimpannya di satu tempat, sehingga tidak ada yang penting terlewat dari perhatian Anda.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas sibuk kami di Facebook, Linkedin, dan Twitter.