Tips terbaik tentang manajemen waktu

Kekurangan waktu yang konstan dan kerja berlebihan berlaku untuk baik freelancer maupun perusahaan. Ini mempengaruhi tidak hanya produktivitas dan motivasi tetapi juga kesehatan. Untungnya, ada beberapa cara untuk keluar dari situasi ini. Dalam artikel hari ini, Anda akan menemukan apa yang mengurangi produktivitas di bisnis mana pun. Anda juga akan belajar beberapa metode manajemen waktu yang efektif dan mendapatkan informasi tentang alat dan aplikasi alur kerja yang berguna.

Tips utama tentang manajemen waktu – daftar isi:

1. Apa yang mengacaukan pekerjaan?
2. Teknik manajemen waktu
3. Manfaat dari alat manajemen kerja dan tugas

Apa yang mengacaukan pekerjaan?

Saat ini, semakin banyak waktu dihabiskan untuk bekerja. Lembur dan penumpukan pesanan telah menjadi norma baru. Orang Polandia dan Yunani adalah di antara yang paling sibuk di dunia – menurut OECD, mereka menghabiskan hampir 2 ribu jam setahun di tempat kerja, jauh lebih banyak dibandingkan dengan orang Jerman yang bekerja enam ratus jam lebih sedikit per tahun. Sayangnya, bekerja keras tidak selalu berarti produktivitas. Ini dibuktikan dengan fakta bahwa orang Polandia mendapatkan skor 70% lebih rendah dibandingkan orang Jerman dalam pengujian efisiensi kerja.

Apa yang mengacaukan pekerjaan? Pertama, 9 hal kecil yang menyita waktu dan merugikan bisnis mana pun:

1. Mengirim email tanpa henti – jika Anda baru saja mengirim email ketiga sebagai tanggapan, jangan kirim lagi. Lebih baik, telepon orang tersebut atau temui mereka secara langsung,
2. Notifikasi audio untuk email baru – adalah ide yang baik untuk merespons secara teratur, tetapi tidak semuanya layak untuk mengalihkan perhatian dari pekerjaan,
3. Menggunakan opsi “balas semua”,
4. Menulis laporan yang tidak berguna untuk pengambilan keputusan dan perbaikan perusahaan,
5. Membuat laporan yang tidak akan dibaca oleh siapa pun,
6. Memindahkan keputusan kepada atasan,
7. Menetapkan rapat yang tidak ada habisnya,
8. Menunda prioritas,
9. Menjadwalkan rapat lebih dari 45 menit – jumlah waktu itu sudah cukup. Terlalu sering dibulatkan menjadi satu jam penuh tanpa alasan.

Itu adalah kesimpulan dari sebuah studi oleh Matt Krzysiak yang dilakukan di perusahaannya ketika ia mengambil alih sebagai presiden National Motor Club. Ditambah dengan pekerjaan administratif yang tidak perlu, mengurus hal-hal yang bukan bagian dari deskripsi pekerjaan kita, melakukan panggilan pribadi, membaca koran, dan menjalankan tugas.

Mode kantor rumah tidak membuatnya lebih mudah dengan semua kesibukan domestik. Jejaring sosial, makan dan minum kopi, mengunjungi teman, dan menunda tugas “sebentar lagi”. Terdengar akrab? Anda dapat mengatasi masalah yang mengganggu tersebut dengan mengembangkan kebiasaan sederhana dan mengatur jadwal kerja yang ramah.

Teknik manajemen waktu

1. Metode Pomodoro

Salah satu teknik yang paling dikenal yang dapat membantu adalah metode Pomodoro, yang berasal dari timer dapur berbentuk tomat klasik. Metode ini melibatkan menuliskan semua tugas yang harus Anda selesaikan di selembar kertas, memilih satu, mengatur timer selama 25 menit, dan mengerjakan tugas tersebut selama waktu itu. Anda harus sepenuhnya fokus tanpa gangguan dari Facebook atau pesan teks.

Jika setelah 25 menit tugas masih belum selesai, ambil istirahat selama 5 menit dan kemudian kembali ke tugas tersebut, atur jam Anda untuk 25 menit lagi.

Namun, setelah 2 jam bekerja seperti itu (4 Pomodoro), otak akan membutuhkan istirahat, jadi ambil istirahat selama 30 menit, berjalan-jalan, buat secangkir teh atau tonton beberapa serial TV. Ini adalah metode yang sederhana dan efisien untuk meningkatkan manajemen waktu. Ini populer di seluruh dunia.

2. Teknik 5S

Teknik lain yang direkomendasikan adalah 5S, yang membantu mengatur tempat kerja dan meningkatkan produktivitas. Ini juga mengurangi biaya operasional perusahaan dan meningkatkan kualitas barang dan layanan yang diproduksi.

5S telah populer selama beberapa dekade di perusahaan Jepang dan terdiri dari lima prinsip:

• seleksi – hapus semua barang yang tidak perlu dari kotak masuk,
• pemisahan – tetapkan tempat untuk barang-barang yang diperlukan; mereka harus mudah ditemukan dan disimpan setelah digunakan, jadi atur mereka dengan kotak alat, tanda, atau label berwarna (katalog pesan),
• pembersihan – bersihkan ruang kerja Anda setiap hari, menghilangkan sumber kontaminasi (menghapus SPAM dan berhenti berlangganan dari buletin yang tidak perlu),
• standarisasi – tetapkan jam kerja standar (tetapkan waktu tertentu ketika Anda menjawab email),
• disiplin diri – biasakan mengikuti 4 langkah di atas.

3. Scrum

Apakah Anda memiliki papan tulis dan kertas berwarna yang siap? Kenali Scrum, metode manajemen waktu untuk mengatur pekerjaan yang sering digunakan oleh startup dan pengembang. Scrum adalah metode di mana proyek dan tugas ditulis di selembar kertas dan ditempelkan pada kolom di papan tulis. Kolom-kolom tersebut menunjukkan elemen-elemen berturut-turut dari proses (misalnya, “direncanakan”, “dalam proses”, “dijajal”, “penting untuk diselesaikan”, “selesai”).

Di kolom pertama, Anda membuat antrean tugas yang diprioritaskan. Kemudian, di samping setiap tugas, Anda menulis berapa jam yang diharapkan untuk menyelesaikannya (menggunakan warna kartu yang berbeda, Anda dapat membaginya menjadi kategori). Kartu-kartu tersebut kemudian ditempel dari kiri ke kanan seiring dengan kemajuan pekerjaan ke bagian “selesai”.

Scrum memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek, mengenali tantangan baru, memantau tenggat waktu, dan mengamati berapa banyak tugas yang tersisa. Ini sangat praktis baik dalam mengatur waktu maupun dalam berurusan dengan klien.

4. Metode Sistem Persegi

Metode sistem persegi didasarkan pada prioritas tugas yang ditugaskan. Menurut teknik ini, selembar kertas dibagi menjadi empat kotak yang sama. Setiap kotak sesuai dengan empat kategori tugas:

• tugas mendesak – penting (1) dan tidak penting (2) – ditulis di kuadran atas,
• tugas tidak mendesak – penting (3) dan tidak penting (4) – ditempatkan di kuadran bawah.

Tugas mendesak dan tidak mendesak adalah tugas yang harus segera ditangani, tetapi tanpa harus mematuhi tanggal tertentu (misalnya, melakukan panggilan telepon). Tugas mendesak dan penting adalah tenggat waktu yang harus segera dipenuhi (misalnya, membayar biaya langganan).

Dengan sistem ini, kita tahu tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mana yang bisa menunggu. Ini adalah pelengkap yang sempurna untuk daftar aktivitas yang direncanakan untuk dilakukan setiap hari. Kombinasi ini memungkinkan manajemen waktu yang lebih efektif.

5. 80/20

Teknik lain adalah menyelesaikan tugas sesuai dengan Prinsip Pareto (alias 80/20). Hampir satu abad yang lalu, Vilfredo Pareto mengamati bahwa 80% barang berada di tangan hanya 20% populasi. Segera ditemukan bahwa proporsi ini berlaku di berbagai bidang kehidupan. Contoh: 80% pendapatan dihasilkan oleh 20% pelanggan, 20% layanan perusahaan menghasilkan 80% pendapatan, 80% waktu kita mengenakan 20% pakaian yang kita miliki di lemari, dan seterusnya.

Menurut metode ini, menyelesaikan 20% tugas sudah cukup untuk mencapai 80% hasil. Triknya adalah membedakan tugas mana yang tepat dan “menyaring gandum dari sekam”. Tentu saja, prinsip ini tidak sempurna – rasio dapat bervariasi 90/10, 70/30, 97/3, dll.

Prinsip Pareto adalah metode manajemen waktu yang membantu Anda fokus pada isu-isu kunci dengan tetap berpegang pada agenda Anda dan menghindari bertele-tele.

6. Satu atau dua menit

Teknik terakhir dan paling sederhana adalah aturan 2 menit dari David Allen. Ini sangat baik untuk pekerjaan dan tugas sehari-hari. Menurut prinsip ini, jika suatu tindakan memerlukan waktu tidak lebih dari 2 menit untuk diselesaikan, itu harus dilakukan segera. Jika Anda menundanya, itu bisa menjadi beban besar di masa depan. Metode ini adalah yang paling mudah diterapkan dari semuanya, namun memberikan hasil terbaik dalam waktu singkat.

Selain itu, ini meningkatkan tingkat kepuasan. Menyelesaikan beberapa tugas dalam sehari, bahkan yang kecil, sangat memuaskan dan memperkuat penyelesaian tugas-tugas berikutnya.

Selain itu, berikut adalah dua pedoman praktis yang patut diikuti:

• Jangan tunggu waktu luang yang lebih besar – menunda semuanya biasanya bukan ide terbaik; selama liburan kita ingin beristirahat, dan kadang-kadang situasi yang tidak terduga muncul,
• Rencanakan hanya 60% dari waktu – kita sering melebih-lebihkan kemampuan kita; saat merencanakan daftar tugas, tetapkan prioritas, coba untuk memperkirakan kejadian yang tidak terduga, dan coret penghabis waktu.

Manfaat dari alat manajemen kerja dan tugas

Selain menggunakan teknik manajemen waktu, adalah ide yang baik untuk memanfaatkan semua alat manajemen kerja yang dibuat untuk mengoptimalkan proses sehari-hari kita.

Google Docs

Ini adalah alat gratis dari Google untuk membuat, berbagi, dan mengedit file (file teks, lembar kerja, presentasi, formulir), baik offline maupun online. Ini berfungsi di ponsel, tablet, atau komputer Anda. Selain itu, alat ini kompatibel dengan file Word – jadi Anda tidak perlu membeli perangkat lunak – dan terintegrasi dengan Google Drive (15 GB).

Office Online

Versi gratis dari Microsoft Office adalah lanjutan dari alat manajemen online yang kuat yang memungkinkan Anda membuat, menyimpan, dan berbagi dokumen, spreadsheet, presentasi, dan buku catatan. Office Online mencakup Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), kotak surat Outlook.com, kalender, dan kontak.

Dropbox

Dropbox adalah sistem aman untuk berbagi dan menyimpan file, mencadangkan, dan menyinkronkan file antara komputer. Ini memungkinkan Anda untuk mengunggah, melihat, dan mengunduh data baik melalui browser biasa maupun melalui aplikasi khusus yang diinstal di komputer Anda.

ColorNote

Aplikasi Android sederhana – CollorNote memungkinkan Anda untuk dengan cepat dan mudah mengedit catatan, pengingat, email, pesan, belanja, dan daftar tugas. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengatur catatan Anda berdasarkan warna, mengunci kata sandi, dan membuat cadangan.

Aplikasi manajemen waktu

Dalam kesibukan kehidupan modern, bisa sangat sulit untuk tetap menguasai semua yang perlu Anda selesaikan. Aplikasi pelacakan waktu yang efektif tidak hanya akan membantu Anda mengendalikan hari Anda dengan lebih baik tetapi juga akan membuat tim Anda lebih produktif dan meningkatkan akuntabilitasnya.

Dan apa cara Anda untuk mengelola waktu dengan sukses? Apakah Anda tahu tips, aturan, atau aplikasi menarik lainnya tentang manajemen waktu? Jangan ragu untuk melihat dan membagikan komentar.